人事档案管理中存在的问题及对策思考

姬力文

摘要：人事档案是单位重要的信息资源，为单位全面了解、调整、使用人才提供了依据，如何管理好人事档案，切实提高单位人事档案工作制度化、信息化、规范化、标准化水平，发挥档案的最佳用途，作者结合自身档案管理工作经验，针对当前存在的问题，提出解决办法，希望能在以后的工作中对人事档案的规范管理起到积极有效的作用。

关键词：人事档案;管理规范化;信息化

中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2019）016-070-02

人事檔案是单位重要的信息资源，为单位全面了解、调整、使用人才提供了依据，人事档案管理工作的好坏与否，可以直接影响到单位的工作效率，涉及到每一个人的切身利益。如何管理好人事档案，发挥档案的最佳用途，是每一名档案管理工作人员应该思考的问题。加强档案的管理工作，要立足现实，必须维护人事档案的历史原貌，为单位负责、为员工负责，为历史负责积极开展工作，工作中遇到问题及时研究解决，深入思考创造性开展档案管理工作，为人事档案科学管理奠定基础。

一、人事档案管理工作的重要意义

1.人事档案为管理者提供信息保障。员工如何在单位最大限度地发挥自身潜力，单位管理者有效提高员工在岗位上工作效率和创造力，首先要了解掌握各位员工政治面貌、学历、经历、职称、职务、特长、社会关系等最基本、最详实的个人信息资料。通过对员工人事档案的调阅查询，清楚准确地了解每位员工各方面的信息，这些真实的信息可以帮助管理者选人用人最大程度地提供第一手资料。再次人事档案是员工信息的主要来源，起着决定性的作用。在单位未来人才库选拔的建设，日常各层级干部考核和选用、对单位员工的绩效考核等方面，都离不开人事档案这一重要的参考依据，通过对人事档案的信息进行全面系统的综合分析评价，能够使得档案管理工作更加科学，为单位人尽其才，人才其用和单位未来的发展提供人才保障。

2.人事档案对队伍建设起优化作用。在人力资源的管理过程中，科学配置人力资源可以使单位各层级最大限度地提高管理工作的执行力和落实力，有效地提高工作质量效率。但是在单位的发展进程中，由于人力资源管理是紧紧围绕安全生产实际，在不断整合动态调整，人员、岗位会不断的变动、这个时候对人力资源进行优化合理配置就显得尤为重要，而人事档案信息化、规范化管理为单位有效分析员工的综合素质，公正客观评价员工的绩效和晋升提高了可靠依据，对队伍建设具有一定的现实意义。

二、人事档案管理中存在的问题

1.对档案管理重视不够。人事档案是一份默默无闻的幕后工作，每年将单位每个人的考核增资，职称评审，入党等资料要整理、入档，工作量较大，简单枯燥繁琐，很容易让档案管理人员产生厌烦的情绪。认为人事档案工作只是抄抄写写、保管的事务性工作，与单位主业工作相差甚远，不能体现工作的重要性，容易忽视人事档案管理工作，形成“说起来重要，干起来次要，忙起来不要，用起来需要”的状况。这种思想使工作人员不能严格履行岗位职责，工作主动性较差，做一天和尚撞一天钟，不利于人事档案管理人员队伍的建设。

2.信息化管理程度不高。随着互联网信息时代的飞速发展，为档案信息化管理工作提供了重要的契机。目前人事档案信息化管理水平不高，能力不强。有些先进的信息技术手段还未运用到人事档案管理中，未最大程度发挥效应，很多地方对于人事档案的管理都是靠传统的人力，严重影响了工作的效率。如果加强信息化建设，通过计算机的检索，将档案的信息输入计算机中，就可以实时的显示人事档案的状况，做到信息化和智能化，实现无纸化阅档，这对于传统的手工翻阅和查找将是一个重大的突破。

3.档案功效未发挥作用。一是入档材料把关不严。在提供入档材料时，对有些材料在内容和形式不能严格审核把关，如一些鉴定、考核和评价材料描述简单不具体，存在大多是套话，雷同现象等，给人以“千篇一律”不能准确反映个人的真实情况，不具备人事档案的参考价值。二是入档材料缺失严重。档案管理人员未严格落实相关制度，未明确入档材料的范围、入档材料标准格式，哪些材料应该入档，未能为员工提供晋升、调动、退休的有力依据，未能发挥人事档案的作用。三是信息化程度不高。人事档案管理过分将重点放在保存、存档、保密的功能上，未将人事档案实现资源共享，忽略了对它的开发利用，使档案信息资源在社会发展中的作用没有很好地凸显出来，通过“互联网+”，局域网等资源提高人事档案信息化水平。

三、提升人事档案管理效能的有效方法

1.强化业务培训。一是提高政策理论水平。档案管理人员要认真学习党的方针政策，熟练档案各项工作制度，管理制度和规定，自觉强化党性教育和纪律约束，不断增强事业心和责任感，坚持原则、公道正派、敢于担当，勇于抵制各种不正之风，确保档案管理工作不出现任何问题。二是提高业务综合素质。加强对档案管理人员档案理论知识和业务技能的培训，对于档案管理制度、工作流程、工作标准等规定熟练掌握，不断规范档案日常管理工作。主动地向优秀的单位学习先进的经验和方法，提高对档案工作的服务质量和水平，形成示范效应，做好档案管理基础工作。三是加强职业道德教育。档案管理人员要爱岗敬业和主动担当精神，面对材料多，收集的难的特点，要主动出击，将风险降到最低，积极想办法解决问题，做到“眼勤、手勤”，尽可能使档案材料齐全、完整。

2.完善管理制度。一是建立健全人事档案管理制度。要实行规范化管理，目标化管理，完善法律法规体系及制度建设，制定规范化标准，并严格执行，以保证人事档案收集完整，鉴别准确，整理有序，保管安全，利用方便。二是运用特殊技术手段恢复档案原貌。对已损坏的人事档案进行恢复和抢救，利用电脑刻录机等高科技手段建立电子档案，这样不但能够减少纸质档案，将相关的资料存入到电脑中去，还能够给人们的查阅以及整理提供方便。三是运用互联网发挥人事档案效能。运用互联网技术开发人事档案管理应用系统，将传统人事档案管理工作方式向信息化数字化管理方式转变，建立档案数据库，全面加强运用互联网在人事档案管理中的应用，人事档案管理人员可以随时了解人事档案的收集与整理的情况，也可以浏览个案卷的整理和收集情况，切实提高管理工作的实际效率。

3.严格落实责任。一是增强责任心。严格贯彻落实中央全面从严治党、从严管理监督干部要求的重大举措，是切实解决干部人事档案造假等问题的重要抓手，也是规范人事档案管理工作的重要保证。定期开展人事档案专项检查，规范人事档案管理，提高人事档案质量，真正把人事档案管理这项工作抓实抓紧抓好。二是管理规范化。要加强人事档案日常管理基础建设，确保库房和硬件设施达标。要进一步提高从严管理人事档案工作重要性的认识，准确掌握本单位档案管理现状和重点工作完成情况，及时解决档案管理工作中出现的问题，不断提高档案管理工作质量和水平。三是严肃追追究责任。对档案管理工作不负责任，弄虚作假，篡改档案，对存在问题隐情不报、把关不严等失职渎职行为的，严格执行《档案管理违法违纪行为处分规定》，查处当事人，追究相关责任人的责任。四是定期开展人事档案专项审核工作“回头望”。做到“六查”，查范围：明确的审核范围，查全员审核做到一人不漏。查认定：按照《人事档案》有关规定，全面认真甄别排查，重点看“三龄两历一身份”认定。特别是出生日期认定存在没有按照最早最先原则、有重复得利、缺少调查取证等问题的，要坚决予以纠正、重新进行认定。查规范：看是否做到手续完备。对于档案中存在涂改或材料涉嫌造假的，是否进行审核认定，初审人、复审人是否在审核意见签字及注明时间等。查维护：看信息维护工作是否及时更新、准确，是否存在先归档没有及时维护情况，是否存在信息维护后资料没有及时归档等情况，确保信息维护与档案资料一致。查标准：对照人事档案材料收集、整理规范要求，及时进行归档装订。看材料收集补充是否存在不及时、不齐全、材料分类编码不准确及档案目录更新不及时等问题。查基础：对照人事档案管理有关规定要求，看是否建立健全查借阅、转出转入、移交和接收归档资料等登记表。

随着科学技术的发展，人事档案工作要与时俱进，转变传统的管理模式，融入开拓性的思维，引进先进的科学技术，通过培养综合素质较高的管理人员，不断提升单位人事档案规范化管理的质量，进而为单位的稳定发展奠定坚实的基础。