浅谈做好农场档案管理工作的措施和方法

王博

档案管理工作十分重要，是农场创新工作思路、提高企业管理水平的基础性工作，因此应该得到农场各级领导的重视和支持。档案是一种宝贵的信息资源，涉及到企业的人事、科技、生产、经营、发展历程及荣誉等内容，可以说是一种无形资产，在当今信息化条件下的单位生产经营管理和单位文化建设中发挥着积极作用。

1、提高对档案管理工作重要性的认识

在长期的生产经营活动及社会实践活动中，单位档案逐渐形成并日益完善。档案真实记录了企业的工作业绩和发展历史，可以辅助单位的经营管理工作，为领导的正确决策提供参考。无论是在单位的行政工作、生产经营、企业文化、法律事务及人才引进培训等方面，都离不开档案的作用。通过对档案资料的查寻分析，可以帮助单位总结和吸取过去的经验教训，依据当前的单位发展实际做出符合单位发展规律的决策，可以有力地促进单位的发展。而且，档案管理的水平往往是单位的管理水平及工作业绩的体现。因此，在单位发展建设过程中，不但不能缺少档案管理工作，还要努力将档案管理纳入单位的生产经营管理的体系之中，加以重视并促进其更好发展。

2、加強档案管理的措施和方法

①建立健全档案管理制度

在档案管理工作中，应根据实际，不断加强档案管理制度性建设。制度是档案管理规范化的基本要求，也是档案管理的基础条件。新时期随着经济社会不断发展，档案管理方式的也在发生变化，因此，调整档案管理制度是形势变化的需要。做好档案管理工作，加强制度建设是首要工作。通过建立并完善档案管理制度，对相关工作细则做出明确规定，才能推动档案管理工作持续健康发展。

在制定的管理制度中，要明确规定工作人员的管理责任，资料的保存时限，保存的方式方法，借阅查寻的必要程序等。使工作人员在档案管理工作中有章可循，进一步规范档案管理工作。也有利于责任追究和档案材料的索回。在进行档案管理制度建设时，一定要结合工作实际，适应单位的发展要求，应及时对不适应单位发展的制度进行修订，对缺少的内容进行必要的补充。

②完善档案管理机制

应该确立档案管理工作由农场及党委领导、办公室归口负责、其他各部门共同参与的档案管理体制。创新工作方法或工作方式，保证机制灵活，以实现档案管理更上新台阶。同时，在信息化技术迅猛发展的过程中，档案工作管理工作也应迅速纳入信息技术管理中。但是，当前在档案信息管理的体制上，还存在着管理力度需要加强的问题，而且在档案的使用上也不够方便。因此，农场的档案管理应该在机制上进行完善，使单位各部门能统一的管理信息自动化系统，进一步规范对软硬件的选择和技术操作。

③努力实现档案信息资源共享

在档案管理信息化建设的实践中，出现软件使用混乱、硬件功能未有效发挥的问题，阻碍了档案信息的共享，各口的档案信息不能在一个平台上实现共同查阅、共同管理和使用。因此，档案管理工作应梳理好信息资源，为共享平台提供优质资源，同时要统筹规划，加强基础设施建设，积极寻求各部门进行合作。进一步明确档案管理工作的范围及具体内容，推动档案管理系统化工程的建立，为档案信息资源能够充分共享创造畅通的渠道。

④推动建设档案信息数据库

建立档案数据库是档案管理和应用的需要，数据库的内容主要有档案资料、管理和应用等，是相关资料数据集合。建立高效率的、系统性的档案数据库，可以有效提高档案管理工作的手段和效率。数据库不仅应该成为档案管理的核心内容，还应成为前提条件。数据库的建立不可能一蹴而就，需要一个比较长的建设过程，可以从初级到高级，一级一级建立，确保基础扎实，层次清晰，争取一次建设成功。努力促成档案管理的具体工作与信息化技术的有机结合，优势互补，通过数据库建设，进一步促进档案管理工作效率的提高。

⑤建设一支高素质档案管理人员队伍

拥有一支高素质的档案管理人员队伍，是档案管理工作发展的迫切需要。在信息化技术时代，档案管理人员的素质往往会体现在档案管理的水平上，如果工作人员的素质不能适应信息化档案管理工作的需要，势必会对档案管理工作造成影响。所以，必须将对档案管理人员的培训和教育纳入工作日程，制定培训计划，采取办班培训，自学和去外地实习进修及参观等手段，为提高档案管理人员素质创造条件。档案管理人员应具备如下素质，一是对档案管理业务知识能熟练掌握，尤其是要掌握并应用信息化技术手段进行档案管理，提高档案管理规范化、标准化水平。二是档案管理人员的思想政治素质必须过硬，具有强烈的事业心和责任感，在档案管理工作中能够尽职尽责，兢兢业业。三是档案管理人员要对所在农场的整体工作有大致的了解，知道农场发展的方向和目标，使档案管理工作适应农场的发展要求。四是档案管理人员必须遵守法律法规和职业道德，严格执行相关的保密要求，决不允许私借和不按程序查寻借阅档案资料的问题发生。

综上所述，档案管理是单位的一项重要工作，档案资源是单位的无资产，也是单位的宝贵财富，加强档案管理工作，是单位更好更快发展的需要，也是面向未来的需要，可以体现出单位领导者的远见卓识和魄力，因此，一定要做好档案管理工作。

（作者单位：161621黑龙江省克山农场办公室）