基于GTD原理的秘书时间管理探索

陈丹瑜

秘书作为领导的参谋和助手，工作较为纷繁复杂，为了尽可能提高工作效率，应当做好相应的时间管理。本文就秘书在时间管理上存在的问题，基于GTD原理对秘书时间管理进行探索，归纳出按照收集、整理、执行、回顾四个步骤进行时间管理的方法。

秘书作为领导的参谋和助手，每天大大小小的事务也很多。秘书常常觉得自己很忙，总有干不完是事情，到头来却不知道都做了些什么。因此，能否合理安排时间，直接影响着秘书工作效率的高低，秘书应该有一套有效的时间管理方法，切实提高工作效率和工作质量。

一、秘书时间管理存在的问题

（一）工作目标不明确

秘书的主要职责是协助领导人处理日常事务、联系接待、会议活动安排、文书处理、调查研究、协调工作及领导交办的事项等。除了一些日常工作，秘书还有很多临时性的事务要处理，较为繁杂。没有明确的工作目标，就会出现先射击后画靶子的情况，打到哪儿就算哪儿。有些重要的工作在某个时间点前应该要完成的却没有完成，影响了后续工作的开展。

（二）工作计划不具体

凡事预则立，不预则废。秘书工作繁琐，更是如此。没有制定具体的工作计划，或者计划性不强，整天忙于应付，工作起来就会手忙脚乱，往往被日常工作搞得晕头转向，就像无头苍蝇一样。工作效率大大降低，自己觉得很忙很累，但却不知道自己都做了些什么。

（三）工作完成不及时

置身于今天这个信息爆炸、科技飞速发展的知识经济时代，秘书工作任务繁重，有些秘书做事总是拖拖拉拉。或觉得事情不着急，先放一边;或觉得太多事情了，明天做也无所谓等等，把本应该立即完成的事情不断的往后拖。但是新的一天又可能有新的任务，有时还要处理一些突发情况，事情越积越多，总是难以及时完成工作任务。

二、GTD原理

GTD英文全拼是“Get Things Done”，中文翻译就是“把事情做完”。GTD时间管理是由美国作家戴维.艾伦提出的一种高效的时间管理方法，用一句话来说就是把要做的事情记录下来，整理好、安排时间执行就可以了。戴维.艾伦认为人一生所感觉到的不安往往不是因为事情多做不过来，而是许多事情应当及时去做的却没有做到。GTD就是要确保你该做的事情都做到。对于不确定性的工作，也有一个可控范围操作，直至成为可以具体执行的事务，进而达到有效的时间管理。

GTD原理的提出已得到广泛应用。例如熊传毅等人针对个人在时间管理中存在的问题，构建了个人GTD时间管理系统，让个人成为了时间的主人;金剑锋在高校辅导员时间管理研究中发现GTD对辅导员的职业发展能提供强有力的推动作用;杨克俭则基于 GTD原理，提出了一种办公室工作有效管理的基本框架，在实践中进行了尝试，并证明是有效的。

三、基于GTD原理的秘书时间管理探索

秘书工作应当围绕着领导工作进行，本质就是为领导工作提供全方位的服务，这种服务性也体现了秘书工作的被动性，而且秘书事务众多繁杂，常常难以用一种特定的方法策略统一处理。怎样变被动为主动，提高工作效率？结合GTD的基本原理，我们把秘书的事务管理归入GTD 的管理体系中去，将各项工作记录下来，整理好、安排时间执行，定期回顾调整，就能实现对时间的有效管理。具体可分为收集、整理、执行、回顾四个步骤。

（一）收集

对于秘书来说，收集就是把秘书要做的任务、想法、项目等全都记录下来。可以打开笔记本、文件夹、电脑、邮箱等，把待办事项以及日常性的事务（不分大小）全都记录下来。另外，由于秘书工作的繁复性，秘书还要定期进行预估。例如年初就要对今年的主要工作有所计划，当月要对下个月的工作有预先计划，当周要对下周的工作有预安排，当日对次日工作的预估。这些事务无论大小、轻重缓急，全部都记录下来。记录的方式可以多种多样，如纸本记录，电子文本记录、电子表格记录、手机记录app等。从中选择一种最适合秘书自己的记录方式，将其固化，而后统一用这种记录方式，以便查询。

（二）整理

事项记录下来后，秘书需要定期或不定期对这些事务进行有效分类、整理。首先将这些事务按是否可以付诸行动分成两大类，一类是参考资料及垃圾类，一类是可付诸行动的事务。对参考资料的整理主要就是构建一个文档管理系统，并按时间顺序、事项类型、项目性质等分类编制索引目录;对于垃圾类，即无关紧要的一些事务及资料如上网、闲聊、广告单等，可直接丢弃、删除。对于需要采取行动的，可以按照以下類别采取行动。

1.如果该事项属于项目性质，包含一系列具体行动，秘书要将行动具体细化。比如“秘书开展一次调研工作”就是一个项目，需要分解为确定调研课题、选定调研对象、收集相关资料、确定调研方法时间、深入调查、评估调查结果等多个行动。

2.如果该事项属于秘书日程安排的事项，事务的完成有时间限制的，秘书应当及时将该事项编排到日程表中，同时备注提醒时间、标注相关细节处理等。

3.如果该事项属于下一环节的行动事项，秘书可以根据工作事务的轻重缓急，进行以下安排：第一，立刻完成。GTD中有一个2分钟法则，倘若事情是2分钟内能够完成的，毫不犹豫，立刻去做，当然2分钟也不是绝对，5至10分钟都可以。比如补充打印复印用纸、 用完的资料放回原位、将文件呈送给领导等。第二，委托他人。假如秘书不适合或没有必要亲自完成的事务，也可以委托他人办理。但对于委托他人办理的事项，秘书要做好登记，每件事情都要注明具体日期并及时跟进完成情况。第三，延缓行动。倘若完成事务的时间超过2分钟，并且秘书又是最适合完成该事项的人选，则可以把事务填入清单系统，等将来闲余的时间再完成。例如秘书参与某项技能培训提升自己，可以先列入未来清单，等时机成熟再去采取行动。

（三）执行

执行这个步骤是针对属于下一环节行动事项，是指难以在2分钟内完成，又必须按时完成的任务。秘书由此实施具体的行动事项可以参考以下几个方面：1.明确情境。尽量在同一情境完成相关事务。例如，秘书需要与多个客户进行电话沟通，同时也要归纳相应合同文本的情况下，可以先逐一完成与客户的电话沟通工作，后续再统一归纳合同文本，通过情境汇总同类的事项可以有效提升做事效率，避免因任务切换而耗费时间。2.分析投入时间。在执行某一项具体行动之前，应当充分预估完成任务所需的时间，留出空余。比如安排一天事务，不能太过紧凑，连中间休息时间都没有，而且秘书是为领导服务的，也有很多临时性、突发性的事务，因此至少应预留50%的机动时间。3.评估精力。在精力旺盛时做要事，精力低迷时做小事。秘书在精力旺盛时，可以安排一些比较重要紧急的事务，比如急件的处理、领导交办的一些重要事务;精力较差时可以处理一些如浏览网页信息、整理文件夹、备份资料等小事情。4.评估任务的重要性。秘书的事务繁杂且琐碎，执行任务要明确事项的重要程度，对那些意义不大又浪费时间的事尽量不做。对于一些琐事杂事，通常可以根据GTD的“两分钟原则”，只要是短时间内可以解决的问题，就即刻解决。依据行动清单的准则，秘书通过对年度、季度、月份、周的任务目标进一步分解细化，明确每日所要采取行动的事务，关注目前需要处理的重要而紧急的事务。秘书在执行具体行动时还要做好统筹安排，兼顾那些相对重要但不紧急的事务。

（四）回顾

秘书做好时间管理，对各项事务的计划、执行进行回顾与检查也是关键的一步。秘书可以通过对比目标评估结果，发现总结规律。秘书回顾的重点为项目事项、日程安排事项、下一步行动事项和委托事项。回顾检查项目清单，应当注意项目中每个具体行动的进展情况，跟进调整项目的进度;回顾检查日程安排事项，要将日程安排中规定时间的事项逐步完成，避免遗漏;回顾检查行动清单，需要恰当安排好时间并明确情境，尽量在短时间内完成更多的事务;回顾检查委托事项，要留意委托人对事务的完成情况，针对性对自身的行动计划进行调整。秘书要做好回顾工作，很重要的一点是要留出专注的时间进行反思回顧。不管多忙碌也要坚持。每天抽出时间回顾那些完成的重要事项，看一下下一步行动清单，确定在日程之外，还可以完成哪些任务。每周再回顾这一周的事务，更新、完善秘书的任务清单。

四、 结语

综上所述，秘书身为领导的助手，必须时刻认识到时间管理的重要性。基于GTD原理，秘书在工作的过程中运用收集、整理、执行、回顾四个步骤构成的体系进行时间管理，能有效提高工作效率，更好地为领导、为组织服务。（作者单位：广州市财经职业学校）