浅谈如何做好《出生医学证明》档案管理

张达

【摘要】现阶段，人们在充分关注《出生医学证明》的同时，对其档案管理提出了更高的要求，如何做好《出生医学证明》档案管理，充分发挥《出生医学证明》的积极作用，是本文探讨的重点。

【关键词】出生医学证明;档案管理

在社会不断进步的今天，作为人出生至死亡资格资料的《出生医学证明》发挥着越来越显著的作用，尤其是经济作用、社会作用。但当前的《出生医学证明》在档案管理方面还存在一定的不足，影响了其作用发挥，因此强化《出生医学证明》档案管理至关重要。

一、《出生医学证明》管理现状

《出生医学证明》档案缺乏明确的保管年限。与其他文书档案相比，《出生医学证明》具有一定的特殊性，档案保管年限需要满足不低于30年的要求;《出生医学证明》档案监督管理制度欠缺，《出生医学证明》签发于多个部门，如医院、妇幼保健院等，一般地级、市级居民的出生医学证明存储于妇产科，妇幼保健院的出生医学证明存储于病案室，缺乏统一性，无论是存储保管条件还是查阅使用都有待进一步优化与规范。受多方面因素的影响，20世纪90年代之前的我国各地区都以自身特征与需要为依据进行《出生医学证明》运用，地区与地区之间缺乏交流沟通，档案管理均由签发单位自由存储与保管，事实上这种档案管理存在一定的不足，即不同签发单位存储与保管的内容存在差异，有时还会发生丢失等问题。

二、《出生医学证明》档案管理策略

（一）明确档案管理人员工作职责。《出生医学证明》档案具有永久性特征，档案管理人员理应在高度重视《出生医学证明》档案管理的基础上明确自身职责，立足于历史与现实，以年份为依据进行档案归纳、分类，以日期或编号为依据进行档案存储与保管，保证档案存储与保管的完整性与有效性，真正做到责任落实到人，无论是领导还是员工都需要明确自身工作职责，以高度的责任心做好《出生医学证明》档案管理工作。

（二）做好相应的硬件设施配置工作。配置相关硬件设备是提高《出生医学证明》档案管理信息化、规范化的重要保障。随着社会的不断改革与进步，《出生医学证明》档案管理在取得快速发展的同时应不断调整发展方向，进一步顺应信息化发展需求与趋势，即朝着系统化、标准化等方向发展。《出生医学证明》无论是办理软件还是管理软件亦或是发放软件都具有广泛的应用前景，这些软件功能齐全，如安全设置、记录、统计等，且便于操作，目前绝大多数签发单位在积极应用创新性《出生医学证明》的同时安装了上述软件，切实提高了《出生医学证明》签发的规范性与《出生医学证明》档案管理合理性与系统化。为了便于查阅与应用，在进行软件管理的同时，还需通过网络管理促数据传播与共享，进一步提高工作平台的信息化。观察发现部分南方城市均构建了合理化的查询体系，为居民了解与查询提供了极大的便利，随着社会的不断进步，居民对《出生医学证明》的需要越来越广泛，无论是户口登记还是产权过户都需要查阅《出生医学证明》，所以信息化管理的推行在很大程度上为地区居民提供了便利，即他们仅需输入个人信息即可快速查询所需资料，其中包括《出生医学证明》。

（三）确保档案信息安全。《出生医学证明》档案具有一定的保密要求，这就需要档案管理人员做好《出生医学证明》档案信息保密工作，避免档案信息泄露、出售，最大限度地提高档案信息规范性与安全性。定期进行档案信息核查，一旦发现信息泄露或面临着泄露风险，则需要结合实际情况制定相应的补救措施。

（四）建立高素质的档案管理人员队伍。档案管理人员是影响《出生医学证明》档案管理工作提升的主要因素，当前的档案管理人员还存在一定的不足，相关管理机构应引起重视，定期安排现有档案管理人员参与培訓，一来丰富他们的专业知识，二来提高他们的专业素养，真正实现专人管理。构建完善的档案管理规章制度，以档案管理特征与需求为依据进行归纳、分类、归档。

（五）做好监督管理工作。监督管理程度对《出生医学证明》档案管理规范性起着直接影响，因此卫生行政相关部门应主动加强监督管理力度，在了解相关条例的前提下定期进行《出生医学证明》档案管理工作督导，这里所提及的条例主要包括《中华人民共和国母婴保健法》等。《卫生医学证明》涉及多项工作，如首次签发、信息管理、责任状、档案管理等，要想有效提高《出生医学证明》档案管理规范性，则需要定期检查这些工作。

三、结论

综上所述，社会的不断进步促进了人们对《出生医学证明》的认知与了解，即在具有显著的“人生第一证”价值的同时发挥着重要的经济作用与社会作用。但当前《出生医学证明》管理存在的问题也不容忽视，需要在了解现实情况的基础上进行针对性调整与优化，进一步提高《出生医学证明》档案管理。

【参考文献】

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[2]陆世芬.加强《出生医学证明》办理和管理的重要性[J].办公室业务，2017（24）.