我国政务社交媒体文件归档主体界定研究

文/国家海洋信息中心（中国海洋档案馆） 于钊 门翔

《2018年上半年人民日报·政务指数微博影响力报告》指出，截至2018年6月，经过微博平台认证的政务微博已突破17.58万，2018年上半年政务微博的总粉丝已经达到29亿，总阅读量达到1523亿次，政务微博的规模继续稳定增长，并朝矩阵化、专业化、垂直化的方向发展。根据微信数据，目前中国政务微信公众号已逾10万。由此可见，随着政务社交媒体体系与政府行政职能体系的全面对接，微博、微信等社交媒体平台已经逐渐成为发布信息的窗口，逐步形成全面覆盖、各级联动的新局面。政务社交媒体实现了突飞猛进的发展，“两微一端”（微博、微信和移动客户端）在很多政务民生领域已成为常态，社交媒体文件归档问题逐渐被重视起来。然而社交媒体文件的所有权一直存在争议，到底由谁来负责归档管理工作也一直未有统一定论。将社交媒体文件进行安全、高效的归档保存和管理具有迫切性，因此，应尽快确定社交媒体文件归档策略，界定社交媒体文件归档主体和归档工作模式，为后续归档工作的开展提供借鉴和参考。

一、国外政务社交媒体文件归档主体概述

英国国家档案馆承担制定归档管理政策与归档文件保存的双重职责，即英国国家档案馆直接参与社交媒体文件的捕获，是具体归档工作的执行者。这种归档模式与其归档范围有关，英国国家档案馆的政务社交媒体文件归档范围只包括Twitter和Youtube两个平台。其中Twitter归档内容主要包括英国中央政府及直属机构发布的信息，政府机构的视频库，2012年伦敦奥运会及残奥会官方平台发布的推文及视频库；Youtube上归档与政府职能相关的视频信息。

美国国家文件与档案局（署）（NARA）制定纲领性政策，美国政府机构结合本部门业务职能划定社交媒体文件归档范围并实施捕获，把其中具有永久保存价值的文件向NARA移交。由此可见NARA并不是归档工作的执行者，政府部门以NARA政策为指导，承担捕获社交媒体文件的具体工作，NARA接收政府部门移交的具有永久保存价值的社交媒体文件。

澳大利亚的归档模式与美国相似，澳大利亚国家档案馆在政策制定和业务指导方面为政府机构提供帮助，不具体负责社交媒体文件的捕获，政府机构根据相关政策完成文件捕获后并不是定期向国家档案馆移交，而是由国家图书馆负责保存并提供利用，国家图书馆在全国性的网络信息资源组织中起主导作用。

由上可见，英国、美国、澳大利亚三国的社交媒体文件归档主体不尽相同，但都已经对归档主体作出了明确的界定，并已在国家层面出台相应政策支持归档工作。我国应该根据自身情况，界定归档主体和归档工作模式，尽快出台规范、政策，指导和监督归档工作的开展。

二、我国政务社交媒体文件归档主体界定

（一）归档参与者。传统电子文件形成于办公系统、办公网站，文件归属明晰，文件形成者即文件所有者，政务社交媒体文件形成者一般为政府机构，也是社交媒体账号的实际管理者，拥有文件的管理权。谁形成，谁归档，文件形成者自然承担归档工作，是归档主体。而在社交网络环境下，社交媒体文件区别于传统电子文件，文件发布、存储于社交媒体平台，文件实际所有权并不在文件形成方，文件的直接管理者是社交媒体平台，他们拥有这些社交媒体文件和元数据信息。而档案管理机构是保存和利用档案信息资源的中心，是我国档案事业的主体，档案管理机构应对社交媒体文件进行保存和管理。由此可见，社交媒体文件归档参与者主要有三方：文件形成者、社交媒体平台和档案管理机构。

（二）归档主体界定和角色定位。文件形成者熟知自身业务工作和发展发向，对文件内容及背景信息更为了解，对文件有处置权和管理权，能够根据自身情况确定哪些文件应列入归档范围，哪些文件不纳入归档范围，能够根据文件的价值划分相应的保管期限，制定具体的归档时间，便于对社交媒体文件整个生命周期的管理与控制，是社交媒体文件归档的责任主体，因此，文件形成者应该直接负责文件归档工作。

社交媒体平台是实际拥有文件信息和背景元数据的一方，现常用于发布信息的社交媒体平台包括微信、微博、客户端以及直播平台。发布在社交媒体平台上的信息被存储于服务器上，但迄今为止，还未有任何一家社交媒体平台承诺过永久保存这些信息。社交媒体平台直接保管着这些文件，对发布于平台上的信息实施全过程跟踪，记录保存着转发、评论、留言、点赞等相关信息，这些属性也是社交媒体文件显著区别于其他传统电子文件的关键特点，是要全程记录并留存的。因此社交媒体平台是文件归档工作的重要参与者，能够为归档工作提供必要的技术支撑。

档案管理机构包括国家档案局和各级各类档案管理机构，国家档案局做好顶层设计，各级各类档案管理机构对文件形成者和社交媒体平台进行指导和监督。社交媒体文件归档的目的是将这些有利用价值的信息进行有效保存和管理，为后续各项工作提供利用。而档案机构正是集中管理档案的文化事业机构，指导、监督社交媒体文件归档工作的开展，档案管理机构也是社交媒体文件归档工作不可或缺的重要一方，在社交媒体文件归档制度建设、标准建设上起主导作用。

三、归档合作模式

文件形成者、社交媒体平台和档案管理机构应该明确各自在归档工作中所承担的责任，互相合作，形成有效的归档工作模式，推进社交媒体文件有效保存和管理，三方归档合作模式见“图1”。

图1 文件形成者、社交媒体平台和档案管理机构归档合作模式

国家档案局应出台相应的规范、标准、管理办法，构建完善的体系框架，明确三方权责，协调各方关系，使社交媒体文件归档工作在政策支撑下有效开展；各级各类档案管理机构依据相关政策对文件形成机构进行指导、监督，档案机构也要对社交媒体平台所保存和管理的社交媒体文件进行监督；文件形成者应按自身职责确定归档范围、归档时间、保管期限等关键问题，与社交媒体平台签订合作协议，建立长期合作机制，确保社交媒体文件能够被长期获取和利用，此外，文件形成机构还应定期向各级各类档案机构移交社交媒体文件；社交媒体平台根据协议提供服务，提供社交媒体文件和元数据信息，对各级各类档案管理机构提供技术支持。

国外关于社交媒体捕获归档已出台相关政策，并已有成熟的实践，而我国虽然在相关规定中明确了应将社交媒体文件纳入归档范围，但至今还未在国家层面上制定归档策略，未明确归档责任主体。近几年，社交媒体文件归档问题逐渐受到国家层面和研究学者的关注和重视。应尽快确定归档责任主体和归档工作模式，建立合作关系，减少社交媒体文件流失的隐患。