熵与耗散结构理论视角下高校二级学院综合办公室管理探析

卢远

摘要：本文以高校二级学院综合办公室作为研究对象，使用熵与耗散结构理论的新视角，结合办公室管理的问题和困境，分析办公室实現良好管理的前提、发展的动力与机制，提出行之有效的对策。

关键词：负熵；耗散结构理论；综合办公室管理

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2019）26-0022-02

一、引言

2017年4月，《关于深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的若干意见》（教政法〔2017〕7号）的实施，教育部等五个部门进一步将多项权利下放到地方政府和高校。天津市高校在人员招录权、人员聘任权、绩效工资分配权、教师职称评聘权、科技成果处置收益权等方面都有了较大的自主权。作为学校基层的管理和服务部门，二级学院综合办公室（以下简称“办公室”）的工作面进一步扩大。毫无疑问，运行管理的良好与否，不仅关乎学院日常工作，还将影响学校整体工作的效率与质量。

办公室工作事无巨细，在管理和发展的过程中也出现了一些问题，如果达不到妥善解决，势必影响高校改革和发展进程。考虑到办公室是一个综合、复杂的大系统，内部又有负责各项工作多个子系统，本文将从耗散结构理论的全新视角，研究办公室运行管理的前提，探讨前进与发展的内部动力与机制，并结合办公室现状，提出解决措施。

二、熵与耗散结构理论

（一）熵的基本概念与跨学科发展

德国物理学界克罗修斯于1854年提出了“熵”的概念。他发现，在孤立的系统中，系统与环境没有能量交换，系统总是自发地向着混乱无序（熵增）的方向发展。因此，熵被用来度量系统的混乱程度。1944年，奥地利物理学家薛定谔将熵变原理引入生物学领域。他认为，熵增展示了生物有机体的无序性，而负熵则表明了有机体的有序性：生物体具有从环境中获取负熵（物质、能量）的能力，用来抵抗熵增加，并在此过程中积累负熵。20世纪末，“管理熵”的概念应运而生。管理熵揭示了组织结构中管理效率递减的规律，是指任何一种管理的组织、制度、政策方法等，在相对封闭的组织运动过程中，总呈现出有效能量逐渐减少，而无效能量不断增加的一个不可逆的过程。

（二）耗散结构理论及特征

在负熵理论的基础上，1969年比利时学者普利高津提出了“耗散结构理论”，并给出了熵平衡方程。耗散结构理论强调开放、非平衡的系统在出现阈值的情况下，通过内外能量的耗散，重新推动系统趋向有序。随着研究的深入，普利高津发现该理论也适用于人类社会这个复杂的系统，人类社会也具有耗散结构的特征：系统具有开放性。开放是有序的前提，它使系统内部成分能够与外部环境不断地交换物质、能量和信息等负熵，从而抵抗系统内产生的熵增，形成有序的结构状态。系统要远离平衡。非平衡是有序的内部动力，在平衡区或近平衡区都不可能从一种有序走向另一种高级有序。系统内各要素之间存在非线性相互作用，它促使子系统或系统内部各要素之间产生协同效应，从而使无序走向有序。对管理工作来说，在耗散结构理论的视角下审视、分析办公室运行管理，势必会有新的视角与启示。

三、二级学院综合办公室的管理问题与困境

（一）一岗多责，工作界限不清晰，影响工作时效性

“一岗多责”是办公室普遍存在的问题。究其原因，主要有三。第一，随着高校管理重心的下移，学院拥有了较大的管理权，所承担的任务量也在增加，而在有限的人员编制下，就会出现一岗多责的情况；第二，高校在内部改革的过程中，根据上级要求或学校发展情况，调整成立新的处室或教学部门，这就需要办公室第一时间有工作人员对接该处室或教学部门的工作，从而导致一岗多责情况的发生；第三，办公室工作人员因临时调动、离退休等出现的岗位空缺，也是一岗多责的一个重要原因。

（二）业绩难以量化，评价考核主体单一，人员晋升难度大

办公室日常工作复杂烦琐，又需要处理突发事务，很难直接转化为研究成果。在评价考核上，办公室人员的评价主体较为单一，多是主管领导进行评价。另外，与教师岗量化的教学时间与固定的教学进度相比，办公室人员很难以定量的方法来判断完成了多少工作；如果完全使用定性的考核办法，则有较强的主观性，又显失公平。办公室管理队伍晋升难，行政类职称、政工师职称竞争激烈，发展空间受阻，导致管理人员工作积极性受挫，影响工作质量和效率。

（三）人员专业性欠缺，专业能力不足，影响办公室综合管理水平

对于办公室工作人员来说，“工作性质专业性较弱”是不少人的看法。随着教育改革的推进，高校对办公室工作人员的工作提出了越来越高的要求。办公室工作人员再也不是仅仅处理一下繁杂琐碎、程序性的事务，而是要结合学校的安排，处理财务预算、宣传工作、人力资源等专业性较强的事务，对综合能力提出了极高的要求。然而，办公室工作人员多是单一专业出身，在其他专业或领域的知识上有所欠缺，能力不足；加之工作时间缺乏弹性，办公室工作人员很难在短时间内接受培训，这影响了办公室管理的综合水平。

四、熵与耗散结构理论对高校二级学院综合办公室管理的启示

（一）保持高度开放，引入负熵流，抵抗熵增

人员专业性欠缺、专业能力不足等问题是办公室管理中出现的正熵，并会随着办公室的继续发展而不断增加，从而引起管理水平的下降、管理效率的递减。封闭系统中的熵增会导致系统陷入无序与混乱，最终导致熵死，陷入终极的平衡。因此，要实现办公室良性的管理，需要高度的开放，可从外部环境中引入负熵，来维持系统的有序性。

构建开放的学习方式。目前，工作要求高与专业能力不足之间的矛盾、专业能力不足与时间缺乏弹性之间的矛盾已经成为办公室管理的一个相互制约的存在，解决这个问题迫在眉睫。与传统的学习方式相比，开放式的学习方式既具有空间上的开放性又兼有时间上的开放性，而且可以将知识获取方式从组织内部转变到同时向外部主题开展学习活动的开放学习方式，拓宽了学习宽度。李同正等学者认为，开放式学习宽度越高，越有利于提高双元创新相对探索性和互动效果，因为它获取的知识和技术与现有资源基础差异较大。

保持管理制度的开放性，是抑制管理熵增加与系统混乱的重要方式。一是针对学校机构调整、临时调动等情况，领导层要及时调整办公室人员岗位职责和工作范围，使各项工作能够落实到岗、细化到人，避免工作界限不清晰导致的相互推诿、耽误工作等情况的发生。二是加强与其他院系、学校的沟通与交流，积极学习先进高效的管理制度。

（二）打破平衡，激发人的活力与积极性

远离平衡，是系统摆脱僵死与静止的内部动力，推动系统从一种有序走向另一种高级的有序的重要力量，是与外部环境进行信息、物质、能量交换的条件。

打破整体性评价模式，引入动态过程评价机制。由于工作的性质，量化办公室人员的工作并进行考核，存在着很大的困难。很多办公室在年度考核时，重视整体完成程度，却忽略了工作过程。引入动态过程评价机制，将办公室人员的工作分为可以量化的既定工作、不可量化的突发性工作，并对两类工作进行分别评价，前者可以从工作量进行考核，后者可以从时效性来考核。持续性的动态过程评价有助于工作人员总结经验，反思不足，指导下一阶段的工作。

打破评价主体的单一化，促使评价主体多元化发展。常规的办公室人员评价考核主要是主管领导的评价，其他主体很少参与办公室人员的评价。因此，评价主体应该朝着多元化方向发展，使教师、学生、工作对口处室共同参与其中，从不同角度进行客观评价，最大程度实现科学性与公正性，让办公室工作人员被认可、被关注，实现提升自我效能感。

五、总结

熵和耗散结构理论为高校二级学院综合办公室管理提供了一个新的视角。办公室的高度开放是保持有序的前提，负熵流是抵抗工作效率下降的关键因素。打破平衡，使办公室管理摆脱僵化和平静，激发内部活力。总结发现，创造有利的条件，使办公室成为一个耗散结构，抵抗逐渐出现的管理问题，才能提高管理效率。

参考文献：

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