高校贵重仪器的信息化管理实践

罗伟莉 陆紫生

[摘           要]  高校实验室贵重仪器既要服务于科研，也要立足于服务社会。贵重仪器的档案基础资料，使用运行和维护过程中的信息建设为贵重仪器的高效运行、开放共享社会服务提供了详细和准确的数据支持，提高了使用效率，产生了社会效益。从贵重仪器档案管理、使用和维护信息化管理入手进行探索，通过授权管理来实现信息化，做到贵重仪器在全生命周期内的数据支持。

[关    键   词]  贵重仪器;信息化管理;授权管理

[中图分类号]  G482           [文献标志码]  A            [文章编号]  2096-0603（2019）13-0234-03

高校贵重仪器设备管理工作是一项涉及申购、论证、采购、合同签订、验收入库、使用、维护、报废等多个环节的系统性工程。在贵重仪器全过程管理中，应从设备购买到实验室开放以及服务地方企事业单位等各方面入手，有效地提高大型贵重仪器设备的利用率。注重精密仪器设备在服务于科研和培养人才方面的运行管理实践。在贵重仪器开放式共享中，应进行主动、有序管理。在贵重仪器开放管理后，同时也需要在经济效益方面进行合理的管理和激励。然而在贵重仪器资料档案管理方面，由于缺乏贵重仪器的资料收集保管意识，没有明确仪器设备的建档要求，贵重仪器往往在采购前缺论证资料，在采购后缺少合同、验收资料等信息。使用过程中仪器设备的测试内容、使用机时数、培训人员数、测试样品数、服务收入等经常出现漏登记和维护信息不全等现象，这对贵重仪器不管是运行管理还是开放管理都提出了挑战。本文从贵重仪器档案管理、使用和维护信息化管理入手进行探索，实践贵重仪器档案和使用维护资料的信息化或电子化，提高贵重仪器的科研效果和社会经济效益。

一、贵重仪器的档案信息化

（一）贵重仪器档案的不健全

贵重仪器从申购到报废是一个周期很长的过程。在整个周期内，贵重仪器的档案资料出现档案建立不完整，部分丢失，甚至整个丢失的情况。而高校贵重仪器档案的管理涉及学校多个部门，资料分散不集中既破坏了档案的整体性和完整性，也不利于贵重仪器档案资料的使用。贵重仪器档案资料的不完整，导致使用过程中如果出现故障将不能提供完备的仪器档案资料，致使无法准确判断故障发生的原因，导致仪器设备开机率偏低和使用寿命的缩短。

（二）贵重仪器档案信息化方案

由专职教师对贵重仪器的资料进行统一接收、保管、利用和归纳管理，建立贵重仪器档案目录。贵重仪器的档案目录时间顺序可以按照“可行性论证报告—技术协议—报价单—订购合同—验收报告—开箱记录—履历表—其他技术资料—培训名单—使用记录—信息卡—其他”来建立。履历表中可以包含技术规格、操作规程、保养和故障维修记录，可参照下表。根据档案目录从申购开始就收集贵重仪器档案资料，使贵重仪器档案信息化管理工作系统化、规范化。

在贵重仪器档案信息中，大部分的档案资料是一次形成或有限次数形成，资料内容不变，具有可复制性。而培训名单、使用记录、保养和故障维修记录不同于其他的档案信息，具有实时性、不确定性和持续时间长、非一次或几次形成等特点。由于其特殊性和复杂性，需要建立信息化管理系统，进行使用记录、保养和故障维修记录管理，以提高大型仪器设备的使用效率。

信息化管理授权系统应该包含四个方面的功能：第一个模块，实验室管理人员的授权管理系统：支持实验室管理人员添加用户及用户基础信息，包括被授权使用的贵重仪器、电话、邮件、导师等;支持管理员新增仪器设备的添加和仪器信息录入。第二个模块，用户的注册和登录系统：用户注册系统由用户发出仪器设备使用申请，管理员认证后授权。用户登录系统则是用户取得使用授权以后，对贵重仪器使用的基本信息进行录入，包括测试材料性质、测试参数和社会服务收益等。第三个模块，数据记录模块：数据记录模块可以记录仪器的原始数据并进行分析。第四个模块，数据汇总和导出模块：多筛选条件的数据查询，管理员可以根据用户名、仪器名称、使用时间等筛选条件来进行数据汇总和分析，形成数据报表等。

二、贵重仪器的运行信息化系统管理

（一）培训名单信息化

大型贵重仪器使用前均需要进行培训，培训合格后方可上岗操作。由实验室管理人员完成对用户的培训。由于专职实验人员少，需要培训的用户多，仪器多，出现用户没有经过培训就上岗操作的现象，这给仪器的使用带来了极大的隐患，轻则数据不准确、不精确，重则仪器出现故障，造成严重损失。因此，在贵重仪器管理系统信息化过程中，对培训名单也进行了信息化。所有经过培训的人员，在信息化管理系统上申请使用，实验室管理人员根据用户的培训仪器情况进行审核，保证了谁经过培训谁被授权使用或者直接由实验室管理人员添加培训名单，杜绝了不会使用的学生误操作的可能。这由信息化管理授权系统中的第一个模块来实现。

（二）贵重仪器运行信息化

鉴于实验室中贵重仪器的使用者范圍宽，使用时间的不确定性，且严格要求贵重仪器进行使用登记记录，采用贵重仪器授权使用管理系统进行管理。在授权使用前先需要进行贵重仪器的培训，获得培训合格证后，在注册界面进行注册登记。注册界面包括的信息有用户名、密码、导师、邮箱、手机号码等。这在信息化管理授权系统中的第二个模块中体现。在第二个模块中需要用户输入仪器设备使用的委托单位、用途、检测项目、材料性质、样品来源、服务收入等信息。这些信息的收集主要包括两个方面：（1）检测材料的特性;（2）产生的科研和社会效益。检测材料的特性参数为仪器的维护和保养提供了基础数据，为解决仪器设备故障提供了参照。同时也用真实的数据反映了仪器设备为科研服务和社会经济效益带来的成果。

现大型仪器设备采用《大型精密贵重仪器设备使用记录》来登记，故在大型仪器设备信息化过程中，结合《大型精密贵重仪器设备使用记录》来设计信息化需要的资料，将纸质版的使用记录登记变成电子化的信息登记，能有效地提高登记效率，后台自动更新数据信息，记录完整的实验情况，而且全面地记录设备运行全过程状态数据，对贵重仪器的使用情况分析和故障排除都提供了宝贵的、有意义的数据信息。有利于提高仪器的使用效率和提高仪器的服务使用时间，为实验教学、科学研究、社会服务提供了基础保障。并且此数据为系统自动记录，不存在主观因素的影响，确保了数据的准确性，也减少了由人工记录统计带来的漏记、偏差和不实的情况。第三个模块可以实现这个功能。

前面三个模块都是信息和数据的收集过程，而数据汇总和导出模块通过信息化管理系统对数据进行导出，既可以对全数据进行分析，也可以有针对性地对仪器、对用户、对社会效益各方面局部分析。其信息化管理系统的功能逻辑图见下图。

总之，针对高校贵重仪器设备采用信息化管理系统来实现档案资料管理，特别是培训名单、运行和维护保养数据的信息化管理系统的建立为有效实现大型仪器设备的信息化管理、获得准确详实的基础数据提供了保障。这有利于充分发挥仪器设备的使用效益，提高设备利用率，从而进一步完善高校贵重仪器为实验教学、科学研究、社会效益的服务。

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编辑 马燕萍

The Information Management and Practice on Expensive Equipment

LUO Wei-li，LU Zi-sheng

Abstract：Expensive equipment in universities and colleges should not only serve scientific research， but also serve the society. The file basic data of the expensive equipment and the information construction of operation and maintenance was used for the efficient operation， social services and maintenance， and it could improve the utilization efficiency and generate social benefits. The paper is focus on file management of expensive equipment and the usage and maintenance of information management. Through the authorization management to obtain the information， so that the information of the expensive equipment can be found in the whole life cycle.

Keywords：expensive equipment;information management;authorization management