基于科学构建规范化政府采购档案管理工作分析

王蓓蓓

摘要：城市化进程的加快带来了大量的项目工程，政府采购作为有效提高财政资金管理新的招标形式被市场所热捧。政府档案管理工作作为采购工作的全程记录者，是保障采购合法合规的重要基础，因此基于科学构建规范化政府采购档案管理工作显得十分必要。本文从政府采购档案管理工作的定义出发，研究当前我国政府采购档案管理工作的现状，探讨更加实际可行的政府采购档案管理工作改革的措施，从而加快和优化政府采购规范化进程，打造更加现代化宜居的城市环境。

关键词：政府采购   科学   档案管理   规范化

政府采购工作是一项复杂的系统工程涉及到制度、管理与规范的优化与创新，是财政支出管理的重要内容。近年来为了提高财政资金使用效益，政府颁布了一系列的政策法规，以期从源头上遏制贪污腐败现象，打造更加透明、公正的环境。但是在实际的调研中，制度与现实脱离的情况普遍存在，一些地区和部门在政府采购工作中依然存在体制不健全，采购管理人员不规范和采购程序不够科学严谨的情况。政府采购档案管理工作作为我国政府强化管理、提高采购管理规范化的重要工作内容，通过详细的记录、整理归档，可以为下一步统计分析向监管部门提供数据内容提供保障，同时进一步强化政府采购档案管理工作还能够推进阳光政府工程，树立良好的政府形象。

一、政府采购档案管理工作的内涵及意义

政府采购档案，是指我国政府采购的采购人、采购监管部门、采购代理机构及相关工作人员在政府采购活动之中的记录，可以说是体现采购程序、采购流程、维护采购权益的记录材料，这份记录材料包含了文字、图片、图表以及多媒体等不同载体的重要数据材料。同时在《中华人民共和国政府采购法》中也对采购档案的管理工作提出了要求：“采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年[1]。”由此可见政策采购档案管理工作是一项在特殊时间区间内收集、整理保管检索和统计的活动。政府采购是一个庞大系统的工程需要调动各方面的力量，全方位多角度的完整的記载整个流程的活动有利于经验的提取，为后续采购工作开展提供科学有效的参考依据，同时规范科学的政府采购档案记录工作还能够为下一步分析和制定相关法律条例，进一步深入优化政府采购工作带来重要意义。

二、我国政府采购档案管理现状

我国政府采购档案管理工作虽然已经开展有一段时间，但由于人员、环境以及管理方法等方面的问题，从现阶段的发展来看还存在人员素质不高、整体管理工作与现实脱节，采购制度不健全等现象，这些问题都给政府采购的规范性带来了一定影响。

（一）领导对采购档案管理工作重视程度不够

在现实的调研中我们看到，政府采购档案管理工作在一些单位并未得到应有的重视，特别是领导层只注重结果，轻管理，认为档案管理工作可有可无，导致档案管理工作人员的主动意识不强，缺乏创新性又没有系统的学习规划[1]。此外一些档案管理人员工作不够到位，有时会出现质疑材料和光盘等不在一起归档的问题，阻碍了下一步采购档案监督和评价工作正常进行。

（二）政府采购档案管理工作制度不完善

任何工作都需要一定的行为准则和制度规范，政府采购档案管理工作制度的制定多数存在走形式的现象，照搬照抄的现象随处可见，并且在采购档案的记录过程中，未建立应有的监督机制，经常存在不按标准记录，为后续工作的开展带来了混乱的情况缺乏指导实践的现实意义。

（三）档案管理工作的保密性差

政府采购档案管理工作可以说具有一定的保密性，例如评标结束归档中的文件资料具有向监督管理部门提供依据的重要作用，一但泄密都会出现无法控制的后果。现实中从事档案管理的工作人员大多数并未参加保密培训，对应有的保密内容和规范行为不了解，造成了一些项目在开标、评标阶段的事故和问题。

（四）档案管理工作未能与时俱进缺乏信息化支撑

目前档案管理工作中人工查询以及收集占用了大量的时间，不但存在资料整理混乱，查询效率低的现象，这都是信息化水平低的原因造成的。随着互联网时代的带来，政府采购档案也需采用电子化的档案保存方式，可以引入数字信息系统及其他现代化电子设备，通过电子档案的录入让系统发挥作用，建立档案数据库便于查询和索引，共享资源降低人员成本，提高档案管理工作效率[3]。

（五）经费不足硬件设施落后

虽然国家对政府采购档案管理工作资源建设提出了明确要求，但是具体到地方由于领导重视程度和经费未能独立划分等问题，导致采购档案管理的硬件设施落后，存在大面积库存空间严重不足，甚至没有专门设置的档案管理存放室，档案保存存在很大隐患，影响了今后档案管理工作的正常进行。

三、基于科学构建规范化政府采购档案管理工作措施

基于以上的问题，为了让政府采购档案工作能够完整记录采购所需的过程，构建更加合理规范的政策体系，需要对现状进行改革和优化，充分发挥科学性的积极作用，对制度、储存方式以及人员管理方面等诸多不完善、不规范的地方进行整改，创新组织形式有效推进政府采购档案管理工作的规范化。

（一）从顶层增强档案管理工作的重视程度

在实际的工作中，要加强对档案管理工作的宣传作用，提高政府采购档案管理工作的意识和观念，按照理论和实际相结合的原则，从上到下加强重视程度让档案管理工作深入人心，并对相关的法律法规做好宣讲和指导，让大家不再浮于表面，有更加深层次的认识和理解，从而更好的与实际相结合指导实践。

（二）建立健全相关制度，构建更加科学的管理体系

在全面学习《档案法》、《政府采购法》等相关法律法规的基础上，相关部门要尽快针对现实中的档案管理工作的资料收集、分类、归档、保存等方面，根据《政府采购法》中的要求，制定包括归档范围、收集管理等方面建立更加完善的管理制度，方便将工作细化后的工作内容纳入到档案工作的工作流程中，实行明确的岗位责任制，针对各个环节制定标准和所要求的工作内容，引入网格化管理内容，分格到人，运用信息化手段形成覆盖全流程的网格化管理体系。

（三）加强专业人才队伍，提升个人素质

加强构建更加规范化的政府采购档案管理工作，还需要做好档案管理人员的素质提升工作。如定期召开档案管理人员的知识培训，可以从内部培训开始，中间穿插行业学者的现场或网络授课，通过调研走访、业务交流会的举办让知识内化于心，提升档案管理人员拓展眼界，从而加强档案管理人员的综合素质水平，为政府采购档案管理人员提供专业化的人才保障，進一步提升档案管理人员的工作积极性，确保采购档案管理人员能够熟知自己的工作内容，熟练操作发挥主观能动性掌握更加高效快捷的技能[4]。

（四）增加资产投入，提高信息化水平

针对普遍政府采购档案管理硬件设备落后的情况，按照要求配备相应的设备，并做好前期规划将经费保障独立出来。同时，面对突飞猛进的网络时代，传统的管理模式都需要优化升级逐步向数字化方向发展建立信息化管理平台，对每笔支出规划做好预算，并利用大数据、云计算等高新技术实现数据共享、调用和协作。

（五）强化监督实现绩效考评体系

在保障政府采购档案管理工作正常运行规范化的基础上，还要根据档案管理工作制定合理的考评体系，对工作内容以及工作量进行考核打分，定期开展内部评审加强档案管理工作的监督体系，对暴露出来的违规问题要做到公示和处罚，让更多的人引以为戒，促进档案管理工作的严肃性。

四、结语

综上所述，政府采购档案管理工作是政府采购中不可或缺的一部分，应该高度重视此项工作。面对目前杂乱的采购市场环境，如何加强监管力度切实履行部门职责，强化政府采购全过程的监督管理工作，对一些违法违规行为说不是政府部门不断研究的方向。只有加强档案管理工作通过科学化的构建，完善政府采购档案管理工作的相关制度，加强配备专业的人员，提升相关工作人员的个人素质和保密性，才能不断提高档案管理工作的安全性合理性，在创新工作思路和方法上提升档案管理工作水平，打造公开透明的现代化工作体系。

参考文献：

[1]曲刚.关于政府采购档案管理若干问题的思考[J].办公室业务，2014，（21）.

[2]顾惠岳.加强政府采购文件档案的管理[J].中国政府采购，2003，（05）：75-76.

[3]张维敏.如何建设规范化的政府采购档案管理工作[J].工程技术，2016，（12）.

[4]尹艳，浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策[J].科技信息，2014，（14）.

（作者单位：辽宁广播电视大学）