高速公路营运企业档案工作一体化规范管理的探索与实践

李 潆

(广东省交通集团有限公司，广州 510623)

0 引言

改革开放四十年来，广东省高速公路建设从无到有，实现了跨越式发展，至2018年底，全省高速公路通车里程达9 002km，居全国各省(自治区、直辖市)首位。广东省交通集团有限公司是广东省高速公路投资建设的主力军和全国运营高速公路里程规模最大的省属交通企业集团。至2018年底，广东省交通集团有限公司营运管理的高速公路里程达6 719km，约占全省高速公路里程的75%。

1 问题的提出

广东省高速公路的建设通常采用一路一公司(管理处)的模式，高速公路建成通车后转入营运管理，其中收费管理一般实行高速公路营运公司本部—收费站的管理架构(图1)。

图1 营运公司本部—收费站的管理架构

与此同时，广东省高速公路营运企业在广东省档案局的指导和帮助下，通过开展企业档案工作规范化的活动，取得了显著的成绩，很多营运公司都通过了广东省档案局组织的企业档案工作目标管理认定或企业档案工作规范测评，但开展企业档案工作规范化的范围，均为营运公司本部的档案管理。

近年来，为了降低高速公路营运管理成本，提高高速公路营运效率和服务质量，我省逐步改变高速公路项目法人建管一体化的管理模式，采取委托经营、联合经营、资产重组等模式，推进高速公路营运管理专业化、规模化工作，探索解决广东省高速公路经营管理主体过多、规模偏小、管理成本过高等问题，实现高速公路的规模化管理。

随着广东高速公路营运规模化管理模式的普遍推行(一般一个营运公司管理的高速公路里程为150～200km左右)，收费管理基本形成了高速公路营运公司本部—中心收费站—收费站的管理架构(图2)。

图2 营运公司本部—中心站—收费站的管理架构

中心收费站一般负责管理数个收费站，主要工作除了收费以外，还具有一定的对收费站及收费人员的管理职能，在日常工作中形成大量涉及员工管理及收费票卡管理、巡查、治超、安全生产等方面具有一定保管期限的文件材料，因此，研究高速公路营运企业建立公司本部—中心收费站档案工作一体化规范管理的模式，制定完善企业档案管理规章、工作制度和业务规范，探讨高速公路营运企业档案工作一体化规范管理后公司本部—中心收费站之间档案异地查询、利用、资源共享的方式，实现高速公路营运企业档案管理的全覆盖，对于进一步提高高速公路营运企业的档案管理水平，具有较大的现实意义。

2 立足问题，深入探讨与研究

针对以上问题，广东省交通集团有限公司直属企业广东省路桥建设发展有限公司组织各相关专业技术职称的科技人员和我省交通系统长期从事档案工作、具有丰富实践经验的专家，共同组成课题研究组，以广东省路桥建设发展有限公司广韶分公司(以下简称“广韶分公司”)为课题研究依托实施单位，研究符合高速公路营运公司本部及中心收费站实际情况的档案工作管理机制，同时全面疏理、掌握高速公路营运公司中心收费站形成的文件材料种类、名称和形式，在分析其实际利用的价值和频次的基础上，制订档案工作制度和档案业务规范，实现营运公司本部与中心收费站的信息资源共享。

3 明确管理模式，建章立制

广东省路桥建设发展有限公司广韶分公司的主要职能是负责广韶高速公路的营运管理工作。广韶高速公路是国家“7918”高速公路网的重要干线，编号为“G4”。北起韶关甘塘，接京港澳高速公路粤境北段，经曲江、翁源、英德、佛冈、从化、花都，南止于广州白云区太和镇，与广州北二环高速公路和华南快速干线北延线相连，全长约199km，2003年11月全线建成通车。

2015年7月，广韶分公司组建成立了钟落潭中心收费站、佛冈中心收费站、鱼湾中心收费站和韶关中心收费站4个中心收费站及鳌头收费站、翁城收费站和沙溪收费站三个分站式收费站。广韶分公司本部建立了较完善的档案管理制度，但中心收费站的档案管理工作尚未开展。

为了实现广韶分公司本部-中心收费站档案工作一体化规范管理，课题组研究了高速公路营运企业(公司本部)—中心收费站的档案管理机制，实行统一领导、统一管理；将文件形成、积累和归档要求纳入岗位职责，并对履职情况进行考核；制定具有实操性的档案管理规章、工作制度和业务规范，实行统一制度、统一标准。

课题组以广韶分公司为依托研究制定了《广韶分公司档案综合管理办法》、《中心收费站档案管理规定》，并根据《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)的要求，制订了较完整、系统的档案工作制度和业务规范，把对中心收费站的档案管理纳入《广韶分公司档案综合管理办法》。中心收费站形成的档案从收集、鉴定、整理、组卷到归档均由各中心收费站负责，每年以报表形式向广韶分公司档案室提供中心收费站档案数量(卷/件)等信息，广韶分公司按制度每年进行考评，做到有布置、有落实、有检查，促使中心收费站不断提高档案工作规范化管理。

4 结合实际，细化档案业务规范

归档制度是保证企业各种文件材料能够完整、准确、及时归档的一项重要制度，也是文件材料和档案鉴定的重要依据。从现场调研的情况来看，每个中心收费站所形成的的文件材料总体上是一致的，但也有个别文件材料的种类、名称、形式不一样。课题组在全面疏理、掌握高速公路营运公司中心收费站形成的文件材料种类、名称和形式,分析其实际利用的价值和频次的基础上,结合实际，研究制订了《中心收费站档案分类及编号方法》、《中心收费站文件材料归档范围和保管期限》等档案业务规范。

根据中心收费站日常工作中所形成的文件材料的种类和数量，将中心收费站的档案分为4个类别：

(1)文书类。主要包括往来文件、会议纪要(记录)、收费人员绩效考核文件、稽查报表、工作总结及计划、站长日志、营运信息报表、安全生产文件、工会文件、员工花名册等。

(2)通行及票管类。通行及票管类是中心收费站的主要业务档案，主要包括通行卡(卷)的领用使用盘点材料、绿色通道车辆登记表、收费现场班长交接班记录表、车辆公路超限和超载行驶告知书、打击逃费车辆现场处理登记表、电脑(定额)路票领用(调拨、结算)单和盘点表、拒超现场稽查记录等。

(3)综合类。主要包括7S管理材料、计生档案、综治维稳材料、共青团档案、物品申领(出库)单、固定资产清查盘点表、仓库盘点表、物品入库单等。

(4)特殊载体类。主要包括中心收费站形成的奖牌、奖杯、锦旗、照片、影像、光盘等各种实物档案。

以上4类档案根据各类文件材料的重要性及利用价值，分别赋予定期30年、10年的保管期限。

5 实现营运公司本部与中心收费站的档案信息资源共享

中心收费站配备档案管理软件，按照档案管理要求进行权限设置、流程配置等，对中心收费站电子文件进行整理与组卷；调整营运公司的办公系统流程，增加中心收费站管理人员处理和传阅相关文件的功能；开发办公系统与中心收费站档案管理系统接口，通过数据对接，将需归档的文件材料转入中心收费站档案管理系统，实现高速公路营运公司本部与中心收费站的档案信息资源共享，提供异地查档服务。

6 结语

高速公路营运企业档案工作一体化规范管理是一项系统性、持续性的工作，课题组依托广韶分公司开展“高速公路营运企业档案工作一体化规范管理研究”，对于现阶段广东省高速公路营运规模化管理(一般200km左右)档案工作的实际需求,具有现实意义和创新性。

课题研究已取得了阶段性的成果，在依托单位具体应用和实践完善后，将进一步推广应用。高速公路营运企业档案工作实现一体化规范管理，对于推动提高广东省高速公路营运企业档案管理水平、确保档案的完整性、提高档案利用的有效性和工作效率等方面，具有积极的意义。