对高校声像档案管理的探析

刘慰

摘 要：高校声像档案管理工作直接关系学校管理、教学以及科研等相关资料的完整性与安全性，对高校教育管理具有重要意义。但目前高校声像档案管理存在诸多问题，管理人员管理意识薄弱，管理方式较为落后且缺乏完善的管理制度，对相应档案资料的采集和保存缺乏有效控制。为了保护高校声像档案以及原件的机密性和完整性，提升档案资料利用率，有必要采取有效措施创新管理模式，改进高校声像档案的管理。

关键词：高校声像档案制度载体 云技术 保密性

一、高校声像档案的内涵及存在意义

高校声像档案属于声像资料的一种结合，属于高等学校内部的一种，其涵盖高等学校教育、科研以及行政活动方面中所做的一切努力，具体内容如下：声像资料里有對学校概况的反映；有对学校领导发声回顾展望蓝图的反映；有校友、荣誉、会议情况、学术报告、课程、科研成果等领域声像资料的反映。

这些年来，随着高校对精品课程建设目标的展望，使得课堂的情境记录也在声像资料的记录范围之内，使其兼顾学术价值和保存价值，为学习使用者提供了诸多方便，促进了其重复使用的效率。目前，声像资料涵盖多领域内容，在校园文化建设中扮演着重要的角色。[1]

二、高校声像档案收集及利用的现状

学校档案要想保持完整性，则高校声像档案是里面不可分割的一部分。声像档案的许多工作都和传统档案管理工作不谋而合，在学校整体工作中作用性显著。然而，分析声像档案目前现状可知，其也遇到了管理工作上的难题，具体情况如下：

第一、对高校声像档案而言，其具体产生情况是不可控的。由于摄影技术的发展和革新，使得影像不再是专业人士的专利，在这个时代，人人都是影像形成的记录者和主演，因此声像资料数量不断增多。高校声像档案有不同的来源，声像档案的产生者也多种多样，不同院系、不同部门、不同人群都可能是声像档案的直接产生者。而拍摄者、拍摄技术、手段、习惯也千差万别，形态各异。

但是声像档案的形成离不开具体活动的开展，所谓具体活动，主要是指重要会议或者重大活动等内容。[2]

具体活动信息是高校档案部门之前不可控的，所以其档案记录信息被动性显著。除此之外，由于拍摄声像档案的人群不同，所以其具体拍摄质量也千差万别，所以形成的不可控性也十分显著。[3]

第二、高校声像档案的具体归档范围明确性不强。对学校而言，不同部门，不同领域都有产生声像档案的可能性，怎么归纳档案，如何确定档案归纳范围，很多高校档案部门都没有一个明确的结果。

怎么鉴别海量声像资料，怎么促进不同资料的归档存放，怎么确定谁是声像资料的具体归档者，不同高校选择不同，随意性较强。而由于归档范围缺少明确性，所以会对最终的声像档案具体归档质量和效率产生影响。

三、对高校声像档案管理的几点建议

1.努力保存旧载体的声像档案

由于档案馆保存环境千差万别，再加上声像自身寿命的不同，导致声像档案资料受损现象时有发生。要想减少数据丢失的可能性，要对声像档案和存储设备进行统一完善的管理，通过促进独立空间的设置，让不同格式的录像资料都能延长自身寿命。

由于在录像带具体读取过程中，离不开对专门读取设备的应用，所以要促进录像带的数字化管理，使得不同声像资料都能转变成同一种数字格式进行统一存储，通过这种方式，不仅有利于声像资料的完整保存，而且有助于声像档案资料的共享性作用得到实际运用。

2.引入云技术

基于互联网的新一代信息技术，云技术为高校档案管理中的一些瓶颈提供了

可能性。相比于传统技术，云技术在信息集约化、规模化和专业化方面优势显著，而且云技术能够运用网络服务模式，促进对信息的运用和服务。

在高校声像档案管理过程中，引入云技术手段，不仅有助于声像档案管理的潜在风险得到控制，而且有助于不同声像资料的集中保存。除此之外，引入云技术手段，能促进声像档案归档率的提升，从而促使利用者在对信息资源的具体使用中获得高效、优质的声像档案信息资源。

3.做好高校声像电子档案保密类与非保密类的区分

为了确保高校声像电子档案不泄密在数量众多的拍照、摄影、录音原始实物声像档案中，首先需确定有没有不宜（暂不宜）公开的声像档案。如某个内容（如某张照片）或学校，或照片主人认为不宜公开，应视为保密的档案。这设计两个方面：一是肖像权，照片中的人有维护自身肖像的权利，未经本人同意，有可能造成维权纠纷；二是年代原因，对于当年来说可公开宣传，但在如今就不宜公开了。所以在声像档案制作成为声像电子档案之前，应先区分档案的保密的与非保密性。在声像档案（原始实物资料）中，有的内容（某张照片）还适不适合公开。例如某位领导的特写镜头，以前作为宣传需要公开了（用在校内宣传窗栏，或校外新闻媒体报道），现在还宜不宜公开？必须经过“三关”，即照片本人、学校、现在是否适合（照片本人及其他因素）。

只有把全部声像档案的每一个具体原始实物进行甄别，可公开（非保密）的就放心制作成为声像电子档案，不宜公开（保密）的这部分仍为档案保管，这样做才能明确划分责任，避免可能会出现的种种纠纷，同时也便于馆藏和查阅资料。高校声像电子档案最基本的内容应包括：学校的大型活动、上级领导来校视察、兄弟学校工作交流；学生老师举行的有意义活动；实习、实验中的突出收获；突出发现发明、公众认可的好人好事的照片、录像、录音等声像资料等。统一归编在一起录入光盘或移动硬盘，便于保存查阅。结语

高校声像档案管理见证了各种历史活动的真实性，也很好的保存了各种声像资料。积极创新高校声像管理的模式是保护高校声像档案完整性和严密性必要手段之一，高校相关管理部门要增强全面提升高校声像档案管理的意识，积极地、有责任感的学习声像档案管理知识，借助各种现代化信息技术实现创新管理，促使高校声像档案更加完整并不断提升利用率。

参考文献

[1]冯惠玲.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2006.

[2]林李霞.高校声像档案保护及备份策略探析[J].陕西档案，2014（2）.

[3]浅谈对涉密声像档案摄制的保密监管[J].科技档案，2013（04）.