大数据时代背景下的档案管理工作探讨

摘要：随着社会的不断发展，大数据时代来临，档案工作者每天面临着纷繁复杂的数据，数据管理变成了一项艰巨的任务。档案管理行业以保存社会原始数据为己任，为社会各界及时提供有用的数据。但是由于大数据时代下，社会每天产生庞大的信息数据，数据的种类也越来越多。那么，如何在大数据背景下将档案管理工作做好，是我们今天需要讨论的问题。

关键词：大数据 信息技术 档案管理 信息安全监管

传统的档案管理办法是由档案管理员将得到的数据进行整理、分类、做好标记，再将同一类数据放在一起保存。但是当前时代下，我们所得的数据不一定是单一的，而依靠传统的档案管理办法，有一些重叠性数据就无法进行分类。所以，我们必须想出新办法来进行档案管理工作。传统的档案管理办法一般都是纸质的，利用档案袋分门别类地区分开来。而现如今，我们获得的数据大多数是图片、音乐、视频等电子内容，要想对这些数据进行保存和管理，纸质版的管理办法不可取，只能利用新的档案管理手段。

一、大数据技术及其引入档案管理的必要性

城市建设离不开档案管理，企事业单位的发展离不开档案管理。档案馆作为档案的保存地，它储存着大量的信息资源，而这些信息资源可以助力社会发展和企业壮大。但是，由于管理模式比较落后，人才的欠缺等问题，档案馆里很多优质的资源没有被开发。就拿企业来说，档案管理至关重要。比如某企业的厂房需要进行维修，这时候只要将该厂房建造时，把之前几次维修时候的数据拿出来，就能迅速查漏补缺。但是，很多时候，因为传统的档案管理手段比较粗糙，又多是利用纸质版的图纸等内容进行储存，很可能需要数据的时候难以找到，这时就需要引入电子设备。大数据背景下，需要查找的内容很多，如果靠以前人工翻阅查找，效率非常低，但是如果利用办公软件，想要查找数据，是非常方便的。所以，大数据时代下，利用电子技术来帮助档案管理是非常有必要的。

二、大数据时代背景下的档案管理工作策略

（一）利用網络打造平台，提升档案管理信息安全

大数据时代背景下的档案管理，必须依靠网络平台。打造一个管理者能共同使用和管理的共享中心是非常有必要的。首先，将需要进行档案管理工作的单位进行数据化改造，搭建数据平台，将该单位的工作内容电子化，并上传到公共平台上。其次，将平台开放给档案管理工作者，使他们能够快速地查阅平台上的数据内容，也方便将新的数据进行分类再归入到平台上。同时，平台的安全必须得到保证，非管理人员需要获得权限才能进入信息中心，这样能有效保证信息不外泄。

（二）严格大数据背景下档案管理的准入制度及管理机制

档案管理是对数据的保存和利用，是劳动者的劳动结晶。所以，针对大数据背景下的档案管理，其准入条件应该提高。档案管理的数据平台并不是所有人都可以进入的，应该提高准入标准。在进行档案管理的同时，应该为平台安装防火墙，警惕黑客的网络入侵，不能让数据泄露出去。将平台上的数据进行法律责任的划分，如果出了问题需要找到责任人来解决，这种问责机制可以让管理人员更加用心地去保存和保护数据。

（三）建立有效的大数据背景下档案管理监管体系

针对大数据背景下的档案管理工作，政府部门应该加大对档案管理工作的投入，包括硬件和软件内容的投资，同时，也应该加强培养档案管理人才，加强档案管理人才的储备力量，不断扩充管理人才队伍，对管理人员进行定期的培训和教育。档案管理人员更应该加强互联网和电子技术的学习能力，利用先进的科学技术来为档案管理做出贡献。建立有效的监管体系，可以帮助挖掘档案中数据所蕴藏的巨大宝藏和潜力。

三、结语

我们要明白，在大数据时代进行档案管理，是想从大数据中得到什么，否则，为什么要花这么多人力物力来进行数据管理。档案资源丰富，如果没有明确的目标，很容易变得迷茫。同时，档案信息的资源开发很可能会导致数据的泄露和丢失，所以我们在进行档案管理的时候一定要注重对数据的保护，更要严格大数据背景下档案管理的准入制度，明确法律责任的划分，使得档案数据为我们所用，利用数据来挖掘更多有用的知识和内容。

参考文献：

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[4]范英.浅谈运用计算机在数字化档案管理中的利与弊及其对策[J].科技与企业，2014（15）.

（作者简介：张丽杰，女，本科，内蒙古兴安盟科尔沁右翼前旗委员会巡察领导小组办公室，中级馆员，研究方向：档案管理）（责任编辑 刘冬杨）