浅析高校档案管理中信息资源共享模式的构建

王莹姝

摘 要：新时期，高校档案的管理工作面临着巨大的挑战，依托于网络平台进行档案管理的信息化改革，既是提升档案管理实效性与科学性的有效途径，同时，也是深入开发高校数据资源、扩大信息资源共享范围的首要任务。在此基础上，本文从网络时代档案管理资源开发、共享面临的实践问题出发，对建设、完善高校信息平台的具体路径进行探析。

关键词：共享服务；顶层设计；专业队伍

现阶段，档案信息系统控制与管理的根本目的在于建设覆盖全面、运行高效、服务健全、管理规范的资源开发、共享系统。在高校建立档案资源的共享服务平台应该立足于高校档案信息基础，以信息化平台建设的顶层设计为导向，健全档案系统的服务功能，为高校现代教育转型提供信息资源保障。

一、当前阶段在高校档案系统中推进信息共享建设面临的实践问题

（一）档案队伍的专业素质参差不齐

网络时代，在高校内部推行信息共享的档案管理机制成为优化档案管理流程、提升信息处理效率的关键所在。然而，高校在建设信息共享平台的过程中，缺乏专业人才基础，档案管理不同环节的工作质量存在差异。部分管理人员并没有经过专业的培养，在实际工作过程中，依照经验原则，对信息技术的接受程度不高。与此同时，由于专业培训渠道受限，对信息中心的服务功能了解不全面，技术操作水平达不到标准，降低了共享中心的管理质量。

（二）对信息平台的建设工作重视度不足

当前阶段，部分高校对档案系统的作用认识不全面，在信息共享建设方面的支持力度有所不足，将校内建设工作的重点放在教学方面，教育产业信息化的水平相对滞后。由于建设经济投入达不到标准，档案管理的硬件条件与软件程序无法为实际工作提供有力的支持，高校档案的信息价值被忽略。

（三）高校间教育信息共享的协调难度大

高校在档案管理过程中，是以学校为单位的，校与校之间的连通性不强，信息交流渠道相对狭窄，形成自我保护机制，信息共享不同单位之间的壁垒很难被打破，降低了教育资源利用的实效性与系统性。现阶段，部分管理人员逐步意识到高校档案资源对教育资源利用、学生管理、就业规划等工作的重要意义，但在实际建设过程中，缺乏标准、有效的协调机制，使得高校间的信息共享建设仍旧形式大于实践，得不到有效的发展。

二、在高校档案系统中加快信息共享建设进程的科学对策

（一）转变信息资源开发理念，为信息共享中心的建设提供思想基础

在高校推行信息共享建设工作的工程中，领导、管理阶层信息资源的开发理念是决定信息服务水平的重要前提。为此，档案管理部门应该注重信息建设的宣传工作，转变管理人员对资源共享平台的认识，加大平台建设的投入，在改善档案工作环境的同时，适当引进新的信息技术，及时更新软件程序。与此同时，信息化资源平台还需要进行持续性的后期维护工作，注重信息平台建设规划的执行管理，通过合理的宣传指导，转变基层员工的信息管理与服务理念，确保平台建设的有序推进，深入开发档案资源的潜在价值。

（二）规范档案共享服务信息化建设流程

高校在积极开展档案信息共享模式构建工作的过程中，需要制定相应的故障制度和运行细则，针对档案信息的形成、收集、记录、整理和利用等环节进行综合控制，切实提升每个环节的总体档案管理水平。高校档案信息管理工作需要能够为教师和学生提供较为丰富的知识利用机会，增强开放性和利用性，同时还需要向社会公众开放，切实提升总体服务效果。档案信息的保管、查询和整理工作，都是信息资源共享体系的重要组成部分，需要有更为流畅合理的工作流程作为支撑，才能推进高校档案管理工作顺利开展。

（三）优化信息共享服务系统的顶层设计

信息技术更新迭代的速率较快，因此，在高校进行档案管理技术改革的过程中，应该建立起资源服务的总体框架，然后不断填充技术管理细节，实现资源共享平台的顶层设计目标。如，引进信息化基础设备、安装管理程序、加强校际联系等。同一区域的院校通常在信息管理方面具备一定的独立性，存在系统归属问题，需要实现进行协调，制定高校共同认可的统筹管理机制，不断完善信息共享平台的顶层设计，为档案资源深度开发的整体性和高效性奠定基础。首先，从国家层面来说，政府和教育部门需要意识到高校信息资源共享模式的重要性，意识到其拥有资源调控和节约作用，因此可以为高校信息资源共享模式构建工作制订较为科学的方案，便于高校更好地协调各项工作内容，及时解决构建工作过程中的难题。其次，高校需要主动开展信息资源共享模式的构建工作，全面建立信息档案的分级保管制度，从档案信息的实际情况出发，按照档案保管和利用的情况，设置科学合理的分级权限，为不同的人群提供不同程度的开放权限。

（四）提升资源共享服务平台的便捷性与高效性

高校档案系统涵盖的工作范围较为广泛，管理内容不仅包括学生的在校情况、学习经历、基本信息等，还涉及教职工的工作信息、岗位变动、福利待遇以及高校的科研项目、教育规划等方面，信息管理的实际工作量大，数据处理难度高。因此，建设以信息技术为支持的档案资源共享平台时，应合理对平台服务功能进行规划，划分不同的用户群体，进行访问权限设置，为用户提供更具针对性的专业信息服务。学生、教师与教研、教务人员的信息服务需求存在差异，资源共享平台结合用户需求，进行权限划分，可以在缓解服务平台压力的同时，缩短信息检索、数据修改、信息编辑与存储的工作时间，提高共享中心信息服务的安全性与便捷性。

（五）打造信息管理综合素质强的档案队伍

档案管理系统需要专业人才的支撑，只有具备一定的信息专业管理能力的档案队伍，才能更好地推进高校资源共享信息平台的建设进程，满足专业人才的培养需求。现阶段，部分档案管理岗位由教师兼任，缺乏管理经验，在档案的存储、归档、调用过程中，管理流程不规范，经常会出现档案丢失、损毁等情况，不仅影响了高校档案利用的整体效率，对信息平台的建设也有着一定的影响。目前，高校在进行档案信息化管理的过程中，会选择外聘人才来提升管理质量。在实际的聘用过程中，高校应立足于本校档案资源的开发需求，设置合理的选拔标准，在保证职员专业水平的同时，还需要对聘用人员的道德素质进行考察。

与此同时，高校应该构建系统的档案专业培训机制，邀请信息化档案管理经验丰富的专家组织开展专题讲座活动，对信息共享平台的建设问题与有效推广路径进行探讨，针对档案人员的管理难点进行交流，增强管理队伍的实践水平。此外，高校还应设置奖惩合理的绩效制度，对尽职尽责、管理高效的档案队伍进行奖励，为管理队伍的自主学习、自我发展提供便利，全面推行信息资源服务平台的建设进程。

三、结语

档案管理作为信息平台资源共享的重要基础，是提升高校信息开发效率、推进档案系统现代化转型的关键内容。为更好的发挥信息平台在资源管理、共享、开发方面的优势，提升信息技术在高校的综合应用水平，高校应及时转变管理团队的技术应用理念，为信息平台的建设提供经济支持，提升共享服务的便捷性与安全性，逐步完善信息共享系统的顶层设计，打造专业的档案管理队伍，为教育产业与现代技术的融合发展提供保障。

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