借助OA办公平台促进医院照片档案的规范化管理

廖琴

摘 要：随着信息技术的不断发展和管理水平的不断提高，照片档案信息化管理必然要顺应信息时代的发展。近几年，医疗行业信息化方面正在逐步走向成熟，并形成了一定的规模，其主要的OA 办公平台将现代化办公和计算机网络功能有机结合起来。本文借助OA办公平台实现照片档案的收集、查阅、利用，来促进医院照片档案的规范化管理。

关键词：OA办公平台；医院；照片档案；规范化管理

照片档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。其主要来源于医院医疗、科研、教学、管理过程中形成的真实活动记录，是医院档案重要的组成部分。随着信息技术的不断发展，医院照片档案传统的管理模式和方法已不适合当前管理需要，应有效利用信息化管理，才能充分体现其价值，才能为医院的医、护、教、研和管理服务。本文主要在借助OA办公平台实现医院照片档案的收集、归档、查阅、利用，来有效促进其规范化管理。

一、医院照片档案管理的现状及存在问题

（一）领导重视不够，归档意识淡薄

本院是一所集医疗、教学、科研、健康管理为一体的三级甲等综合医院，医院领导特别重视医疗质量、医疗技术、医疗安全的发展，重视医院人才的培养和学科建设的发展，而对医院档案管理工作相对重视不够。医院设有中心档案室，归医院办公室负责管理，其中文书档案、会计档案及人事档案设有专职人员，其余各专业档案均由各相关业务科室工作人员兼任。由于档案兼职人员未有系统的档案理论知识及业务知识的学习，导致其对档案管理工作的重要性认识不够，未有主动收集照片档案的意识，在收集过程中易出现遗漏，不能及时进行分类，编写文字说明，降低了照片档案的有效管理。

（二）医院照片档案收集、归档制度不健全

医院照片档案管理水平的提升，在很大程度上依赖于健全的管理制度的支持。[1]医院并没有对照片档案管理进行相关制度的约束，比如：医院有大型活动时，会有专门人员负责拍摄工作，而各科室的活动则是由科室自行拍摄，这就存在由于摄影人员技术水平的不同，照相设备规格的不同，导致有些照片可以保存归档，有些却无法存档使用。另一方面，各科室自行拍摄的涉及医疗、教学、科研等珍贵的数码照片没有及时交中心档案室，导致归档散落、遗漏，且随着时间的推移，连拍摄者本人也无法准确想起照片拍摄的说明，使照片失去其使用价值，极不利于医院照片档案管理水平的提升。

（三）医院照片档案移交不及时，归档效果差

照片档案管理没有形成产生—收集—归档—保存—利用的系统管理模式。[2] 本院有行政科室和临床医技科室共计60余个，各科室开展科研活动、教学活动次数逐年增加，拍摄者经常将形成的数码照片存于自己的计算机磁盘或光盘上，进一步影响了开发利用和归档保存，致使档案室的照片档案收集不齐全，归档不及时，在提供利用时查找困难，失去了其应有的保存价值和利用价值。

（四）照片质量差，利用效果低

照片质量参差不齐，由于拍摄者大多不是专业摄影人员，拍摄时的随意性很大，大多数摄影者拍摄结束只是将照片卸载转存到计算机，在档案部门催交时，一般都会不加整理地全部交给档案部门，往往存在内容重复、画面不完整、清晰度不够等问题，从而导致照片档案利用效果低。

二、借助 OA办公平台促进照片档案的规范化管理

（一）OA办公平台应用现状

在当今全球信息化时代，OA 办公平台作为信息化建设的重要组成部分，已经越来越受到决策管理层的高度重视而得以推广应用。[3]为顺应信息时代的发展，德阳市人民医院在充分调研的基础上，于2014年正式啟用OA办公平台。OA办公平台通过利用网络和计算机实现信息化，功能从最初的行政办公信息服务逐步扩大延伸到医院各个内部管理环节，方便快捷地实现了院内信息资源整合，规范工作流程，提高办公效率，提升医院管理水平。在近几年使用的过程中不断完善，医院制定了规范的《OA办公平台使用管理制度》，OA办公平台已涉及医院方方面面，做到了人人使用。

（二）明确照片档案管理制度，建立合理化流程

根据医院实际情况明确制定《医院照片档案管理办法》，规定其责任科室及范围，要求各科室主动拍摄与医院有关的各类会议、活动等的现场照片，并设专人负责管理及上报中心档案室汇总、整理、归档。同时借助OA办公系统功能，建立合理化的归档流程，由科室负责照片管理者按照流程填写《照片档案移交表》，经相关负责人审核后由照片档案管理人员归档存档，以便查找利用。

（三）借助OA办公平台提升医院照片档案的利用效果

医院制定《照片档案查阅制度》，并在OA办公平台设置固定的照片档案查阅流程。利用人只需在OA办公平台填写《照片档案资料查阅登记表》，经档案管理负责人审核同意后由照片档案管理人员提供给查阅者，这种模式与传统查找利用照片档案相比较，大大缩短了时间，提高了利用效率。

三、实施OA办公平台对照片档案规范化管理的成效

（一）医院照片档案的收集、归档效果明显。

未借助OA办公系统实现照片档案信息化管理时，因医院行业的特殊性，科室对照片档案的移交意识淡薄，且因工作性质及时间原因，拍摄后往往忽略了移交，从而遗漏了照片档案的归档。利用OA协同办公系统后，照片档案收集的完整性、及时性、有效性得到了保证，照片拍摄人只需在OA办公平台中提交所拍摄照片后，则会自动到照片档案负责人处，大大节约了照片拍摄人的移交时间。照片资料的移交次数、移交量及归档效果明显提高。

表1 借助OA办公系统实现照片档案信息化管理的前后对比

年份 移交次数 移交量（张） 有效归档数（张） 归档率

2012 12 240 156 65%

2013 15 326 225 69%

2014 52 384 310 81%

2015 88 504 460 91%

2016 102 528 500 95%

2017 118 608 590 97%

2018 132 670 660 98.5%

由上表可以看出，2014年前移交次数明显较少，这是因为拍摄者统一在年底或者次年初一并移交当年拍摄的照片；因拍摄者拍摄时间久了，且未有有效的保存并备注齐全的要素，导致了有效归档照片较少，归档率明显较低。2014年医院开始启用OA办公平台，经过两年的磨合期，到2016年后，照片拍摄者基本做到了随拍随移交，移交次数、有效归档率大幅度提高。

（二）医院照片档案的利用率大大提高

借助OA办公系统后，大大提高了医院照片档案的利用频率，利用效果也大辐度提升。在以往，需要查阅照片档案的人员需本人到档案室办理登记手续，在档案管理人员专人监督下阅档，借阅档案需经分管领导审批同意才能办理。借助OA办公系统实现查阅信息化管理，不仅简化查阅者手续办理程序，整个借阅流程实现实时追踪，加快查阅过程的流转速度，科学准确统计查阅实际使用效果，提高了照片档案资料利用效率。

四、结束语

照片档案与文字档案相比，有其特殊的利用价值。尤其是它的开发利用价值是其他档案无法比拟的[4]。它既是医院形象宣传的一部分，也是医院文化的内涵之一。我们借助OA办公系统的一系列标准化、规范化的操作流程，能极大提升照片档案的规范化管理，更能为医院管理、科学研究、教学等工作提供更直观、具体、可信的依据，从而真正提升医院照片档案管理的工作效率。

参考文献：

[1]张晨燕. 新形势下医院数码照片档案的管理策略[J].兰台世界，2016·14.

[2]张敏.医院照片档案管理的现状与对策[J].科技情报开发与经，2010，20（24）.

[3]杨丽华.浅谈OA 系统应用与档案管理[J]，兰台世界，2013·3.

[4]吴小英.数码照片档案管理现状分析与思考[J].中国档案，2006（7）.