大数据时代背景下的档案管创新思考

2019-07-14

探索科学(学术版) 2019年10期

延边朝鲜族自治州住房公积金管理中心吉林延吉 133001

引言

在大数据日新月异发展的时代背景下,优化档案管理工作,提高信息共享能力,创建信息化档案管理成为社会发展的必然需求。信息化档案管理,是利用先进信息技术,高效开展信息的采集、分类、编码排序、整合与利用等相关工作,实现档案信息管理走向流程简明化、信息高效化。

一、档案管理存在的问题

第一,管理人员专业技能不达标。大数据信息化技术迅速发展的背景下,信息化逐步发展到社会各个领域中。其中档案管理工作引进信息化技术、大数据处理技术,但是负责档案管理的相关单位,缺少对工作人员开展相关技术培训,导致管理人员不具备信息化应用能力,欠缺大数据处理技能,造成档案管理工作效率低下的问题。

第二,管理制度不完善。由于档案管理工作缺少明确的管理制度,导致在档案管理工作中出现权责不明确、工作内容分配混乱的问题。档案管理制度的内容系统性、管理科学性、制度合理性,是影响档案工作质量的关键。如果档案管理制度不明确、管理不到位,容易引起相关不利因素,甚至威胁保密文档的保存。

第三,计算机技术不成熟。部分档案管理单位引进计算机技术,但是没有定期对技术进行维护与更新,导致档案管理技术落后,无法与时俱进,造成档案信息的时效性不能充分发挥的问题。对于不法行为缺少有效的信息保护措施,造成档案资源遭受病毒入侵,导致档案信息丢失,甚至造成经济损失。

二、大数据时代下优化档案管理的创新措施

(一)提升档案管理人员的专业技能。档案管理相关单位认为：档案管理工作是整理文件类简单工作,导致忽视对档案管理人员的知识培训,是档案管理工作弱化的主要原因。加强对档案管理人员的专业知识培训、计算机技能知识学习,来提高档案管理人员的专业技能。通过增强档案管理人员的专业技能与计算机使用能力,来提高档案管理工作的效率与质量,为人们搭建一个高效、准确的档案信息平台,促进社会稳定发展[1]。

(二)完善档案管理制度。制定完善的档案管理制度,来提高档案管理工作效率；落实档案管理工作权责分配,促进档案管理工作有效完成。比如,对于档案信息工作,建立相关部门：档案信息采集部、信息资源分类部、档案编码排序部、信息整合技术部、信息化共享部。将档案工作细分到具体部门,实现有效的档案管理权责制度,落实档案管理责任制。依据不同部门工作需求制定管理内容,规范档案管理工作操作流程,认真对待档案信息的细节工作,来促进档案信息化管理发展。如果出现权责混乱问题,管理部门人员召开会议,重新制定内容明确、职责清晰的管理细则,充分落实档案管理工作的有序运行。

(三)引进先进信息化技术。充分重视档案管理设备的更新与维护,有效防止不法分子对档案信息的入侵行为,保障档案信息安全,推动信息化档案管理发展。将信息管理技术检测、档案信息技术维护与更新工作分配到信息化共享部。招收专业的编程人员与技术维护人员,保障档案信息的有效交互与共享功能；与业内成绩较好、发展较为稳定的软件公司保持长久的合作关系,促进档案管理工作的稳定运行；利用软件公司提供的先进技术,充分发挥信息资源的共享功能；通过软件公司提供的安全技术,有效防止黑客入侵档案资源系统,减少病毒入侵,保障信息资源安全；让内部技术人员日常检测与维护档案信息相关系统,来维护档案信息系统的稳定运行[2]。

(四)构建信息共享平台。在大数据时代背景下,档案信息资源具有种类多、数量大的特点。为了促进人们有效利用信息资源,实现高效的信息资源共享目标,构建大数据信息资源共享平台。优化检索功能,提高人们搜索档案资源的效率；对敏感词汇的优化处理,实现检索功能价值。比如,搜索“篮球”词汇,呈现相关的档案资源。档案信息资源按关注度、点击量、以此由高到低进行排序；对于相关资源进行有效分类,“篮球赛事类(32篇)”,“篮球教育类(50篇)”等,便于人们迅速获取想要的信息资源；对于档案信息资源的具体分类,依据关注度、点击量、发表时间,依次由高到低排序。从信息检索功能为切入点,构建具有高效实时性的档案资源检索系统。加强信息资源共享平台的建设与维护,推动档案管理工作高效发展。

(五)智能化档案服务。档案信息资源共享平台中利用的检索功能,让档案管理工作面向人群、社会,提供信息化的智能服务。此外,除了检索功能,还有相关信息化智能服务体现,例如,图书馆自助借还书系统,自助查书系统,互联网信息资源推送,银行、社保局等自助打印详单系统等。依据人们对档案信息的不同需求,逐步将信息化智能服务推广,实现高效的档案管理服务工作,提升档案信息资源的利用率,满足人们对档案信息的不同需求,有效推动社会发展。