基于信息化环境的文书档案管理创新研究

2019-07-14

探索科学(学术版) 2019年10期

洮南市社区管理服务中心吉林洮南 137100

文书档案管理是单位管理工作基本任务之一,文书档案管理工作对于提高单位运行效率具有重要的意义。在信息化环境下,一些单位文书档案管理工作还存在相对的滞后性,没有针对信息化环境,做出积极的应对,从而制约了文书档案管理效率和单位的可持续发展,需要针对问题不断创新。

一、信息化环境下文书档案管理存在的问题

现代信息技术的快速发展,引发多个领域的深刻变革,然而文书档案管理还存在管理理念淡薄、信息化程度低、系统不畅通、管理队伍素质滞后等问题。

(一)信息化管理理念淡薄。部分单位的文书档案管理人员,对文书档案信息化管理还存在认识不到位现象,思想上不注重导致行动不力,在文书档案管理中存在较为严重的经验主义思想,不能充分利用信息化技术优势,导致文书档案没有发挥应有的价值。

(二)信息化管理层次不高。文书档案管理是一项系统工程,因此文书档案信息化建设不是某一个环节的变革。然而,部分单位文书档案管理信息化建设工程中,还存在信息化管理层次不高的问题,主要表现为数字化保持,管理和应用方面还处于较低层次。

(三)管理系统关联性不畅。文书档案管理涉及到单位的方方面面,形成的文书档案较多。然而,一些单位信息化管理系统不够完善,各个平台之间缺乏畅通机制,各个系统之间关联性不强,从而制约了文书档案管理平台效应的实现,也制约了文书档案管理有效性。

(四)管理人员素质滞后化。文书档案信息化管理最终还要依靠人得以实现,在信息化时代环境下,单位文书档案管理的环境和技术发生了变化,但是一些文书档案管理人员的素质没有及时更新,文书档案管理中信息化意识不强,技术水平有限,导致文书档案信息化管理处于较低水平徘徊。

二、基于信息化环境的文书档案管理创新

针对当前文书档案管理存在的突出问题,需要推动文书档案管理创新,从而使文书档案管理适应信息化环境,并充分利用信息技术优势,将文书档案管理推向一个新的高度。

(一)思维创新,强化信息化管理意识。文书档案管理必须要摆脱当前传统的管理思维,能够保持思想上的与时俱进。这就需要文书档案管理确立信息化思维。首先,提高信息化管理认识。信息化时代,信息技术的影响是深远的,只有顺应信息化时代,才能使文书档案管理做到与时俱进,保持文书档案管理的鲜活性；其次,注重信息化管理环境建设。文书档案信息化管理以信息技术为支持,需要对管理环境进行优化,确保信息化管理设施、技术得以运用,使文化档案管理真正做到信息化。

(二)模式创新,提高信息化管理覆盖率。目前,文书档案管理信息化建设层次较低,这就需要各单位能够根据文书档案信息化管理的需要,积极推动模式创新,建立起全覆盖的文书档案管理模式。除了当前在文书档案内容、信息采集、传统文书档案数字化转变过程中,运用信息技术优势,还要推动信息技术在文书档案管理、文书档案应用等方面的运用,提高文书档案管理的有效性,并利用信息技术手段,加强对文书档案服务需求分析,从而根据用户的实际需求,为用户提供量身定制的文书档案服务,不断提高文书档案的资源价值。

(三)平台创新,构建畅通的管理平台。新时期,文书档案管理的目的是为了发挥文书档案的资源价值,而文书档案资源价值的实现又建立在文书档案信息全面采集、分类管理等基础上。目前,各个平台之间存在的壁垒制约了文书档案资源整合,这就需要推动文书档案信息化管理平台创新,利用云平台和大数据技术等,打通各个平台之间的通道,构建立体化的文书档案管理立体,有机涵盖在线阅读、信息整合、信息库建设、档案存档和销毁、库房管理等,加速各个平台之间信息标准的统一,确保文书档案共享,并加强文书档案安全管理系统建设。

(四)队伍创新,建设高素质管理队伍。管理人员是文书档案管理的主体,这就需要我们基于文书档案管理人员管理主体地位,推动管理队伍创新。首先,要转变管理人员的思想。信息化时代环境下,要进一步强化管理人员学习意识,主动对接时代优化自身素质结构；其次,通过内培外引等方式,提高管理人员的素质。对于现有的管理人员,要加大培训力度,通过专项培训和常规学习,不断提高管理人员的信息化素养；此外,可以根据文书档案管理信息化建设的需要,引进高素质的人才,并以他们为骨干,发挥优质人才的辐射效应,带动文书档案管理人员整体素质的升级。