新时代加强房地产档案信息化管理路径研究

2019-07-14

探索科学(学术版) 2019年10期

吉林省通化市房地产市场管理处吉林通化 134001

近年来,房企纷纷减少自己的开盘数量。更有一些中小企业为了保证自己的利润,而减小自己的成本忽略了建房的安全性。这些都引起了房地产行业的恐慌。市场上确实催在供需不平衡的现象,如何正确引导房地产的健康蓬勃地发展将对普通老百姓的生活产生极为重要的影响。而推行房地产档案信息化管理则是一项非常重要的制度,有利于房地产行业的健康发展。

一、为什么要推行房地产档案信息化管理制度

(一)房通的房地产档案管理知识十分陈旧落后,而信息化制度将有利于实现资源的整合和防止资源重复,可以极大的减少资源性的浪费,可以适当进行引领性的发展。在纸质档案管理的时代,各地的房地产行业可以说是信息各自为政,双方之间的供求关系之间并未有明显的分享。[1]而且查询起来十分麻烦,不同部门之间也缺乏相互沟通性。而这种信息化管理制度则可以有效的在各部门之间及进行数据的共享及沟通。

(二)该制度的建立也有利于房地产的数字信息化和数据化。随着社会进入大数据时代,无可辩驳的是,数据已经成为了我们生活中不可缺少的一部分。数据能最大程度上保证房地产信息资源的完整性,有利于我们及时进行政策性调整,也有利于我们在各部门之间进行数据交换和资源整合。

(三)该制度的建立也将有利于实现房地产档案的安全性。众所周知,以往的房地产档案都是以纸质档案进行存档和管理的。虽然说信息化管理也存在一定的泄露风险,但是相对于传统的纸质档案存档来说已经非常安全了。传统的纸质档案保存非常容易受到火灾或其他多种因素的影响而导致数据的消失,一旦数据丢弃之后想要寻回非常麻烦。而建立信息库之后,即使丢失数据也可以通过互联网迅速找回。可以极大地减小可能造成的经济损失。

二、房地产档案落后的管理状况

(一)房地产档案的存档方法还是十分简单的,仍旧是纸质文档为主。而在正经这个时代的现实只是文档已经不能满足时代的需要。而且许多文档都以文字形式保存为主,影片视频都无法清晰第地保存下来,完全不能满足需求。这也造成了许多房地产信息都缺乏说服力和完整性。

(二)由于房地产档案上以纸质为主,这就先天性地存在了信息收纳不足完整的情况。尤其是房地产行业,又是一个活跃十分频繁的行业,每天都存在着房地产产权变更和注销等诸多情况。[2]而纸质档案本身的存档能力就十分地有限,难以大规模地记录数据,而且还可能人为地存在记录错误而且无法还原的情况,这都大大限制了传统档案管理制度的发展。

(三)人为性的管理档案,由于受到人为因素的影响,本身就很难保证档案存档的快速性、准确性和合理性。其实在继续调用时候很可能无法及时需用,即使调用可能存在查找困难和调用错误等诸多情况,而且随着房地产行业的不断扩大,这种落后的管理制度很难满足房地产行业极其庞大的需求,同时档案的存档和调用也浪费大量的时间。

(四)档案管理部分在招聘的时候,就应该有选择性地挑选一些专业水平高熟悉信息化管理的高素质人才,这项才能保证房地产档案管理制度快速推行,更像工作顺利展开。[3]这样就可以顺利的避免政府推行新政策吗,而实际操作人却无法顺利实施的尴尬局面。无法熟练掌握最新的数字化技术手段,在操作档案数据库时显得力不从心。

(五)当前即使一些部门已经实行了信息化管理,但是工具都是由人操作的。操作人员,但专业水平直接决定了操作速度和水平。而实际上这些房地产档案管理员的水平高低起伏,参差不齐,很多人在面对数据库操作时都有一些不适应的情况。而且相关单位也没有进行专业化的培训,也没有适当的制度进行管理,导致一些制度对相关的。

三、如何快速推行房地产档案信息化管理制度

(一)伴随着社会不断的发展,各项制度都在不断的完善,专业性的管理继续迫切发展。房地产行业作为一个关系民生的重要行业,房地产档案管理部门首先就应该抛弃传统的人为管理思路,从思想上就要进行大规模,学习信息化时代的管理思路和方法。同时也要保证该项制度的完整性和连续性,从而保证该制动力的执行下去。这样才能更好地推进实施房地产档案信息化管理制度。

(二)除了制度思想上的水平需要提高之外,房地产档案管理行业的从业人员的能力素质管理水平也迫切需要提高。随着信息化时代的到来,一切的行业都在要求高素质的人才,该行业也不例外。房地产等啊,人员除了要了解房地产的专业知识之外,还要了解一些最新的手段,要尽可能地与时俱进,保持与时代同步发展的步伐。单位最好定期对这些人员进行能力和素质的培养,进行长期的规划,从而尽可能的提高效率,努力提高整个行业的水平,进而推动房地产档案行业向信息化水平不断迈进。

(三)计算机的大规模普及,使档案资料收集能力大大增强,可以收集到大规模的数据。档案管理人员不仅仅只是在进行对档案资料进行归档出来,还可以对数据进行多维度分析,可以对房地产档案进行编码、分类以及通过电脑录入电子数据,从而保证纸质数据的电子数据相一致,从而保证了档案的一致性,同时也可以录入音频和视频,从而保证数据的高度一致性和真是有效性。通过调用资料也十分方便,操作起来十分方便。信息时代的进步,从而彻底改变了传统的管理方式,使管理效率大大提高。

(四)要做到资料齐全,一个完整的搜索载体是必不可少的,因此就要求我们建立一个系统、完备的房地厂档案信息化管理系统。建立一套集查询和检索等诸多功能与一身的系统,就要不要更新房地产档案,尽可能多地收集各类信息,例如位置、构造和面积等诸多数据。同时要跟随时代的步伐,不断更新数据,及时地搜寻和更新系统。[4]同时也要关注信息的安全,在信息时代互联网数据泄露是不可避免的过程,一点泄露后果不堪设想,因此要提前设立防火墙来保护数据库,阻止可能发生泄露风险的可能,确保客户的信息不会被其他别有用心的人利用。在确保信息覆盖面广的基础上,做好房地产档案信息的保密工作,实现房地产档案信息的共建共享,从而有效提升档案信息化水平。

(五)随着房产的不断升级,在家庭财产纠纷中,房子逐渐占据了极大的部分,因此在近几年的民事案件中,房产成了不可避免的话题。因此要想完整的管理房地产档案,首先就要有完备的法律法规进行保障。制度也要与时俱进,根据市场的需求不断改进。不断地健全完善各种法律法规,从而满足各类人的需求,同时也保障了行业人的权威性。