档案管理科学化发展路径探析

2019-07-14

探索科学(学术版) 2019年10期

延边朝鲜族自治州住房公积金管理中心吉林延吉 133001

引言

档案管理工作是对企业内的所有员工的个人经历、工作情况、日常行为以及企业内各项活动进行全方位记录。档案能够清晰地记录企业整体和个人发展的不同阶段,对于企业来说,做好档案管理工作,有助于全面推动企业发展,因此在新时期,科学发展档案管理工作是非常重要的。

1 档案管理工作存在的问题

当前,不少企业的档案管理工作存在很多问题：

第一,档案管理工作被视为后勤工作,由于此类工作不能为企业带来直接的收益,因此很多企业都不重视档案管理工作,普遍将行政、后勤、财务、档案等工作粗略的归纳为文职工作,由少数几个人全面负责,经常造成重要的档案损坏、丢失。

第二,在企业工作中需要提取档案时,因为没有规划,经常出现多个部门同时需要同一份档案的情况,不仅造成整体工作效率低下,还使大量工作压力压到少数几名文职员工头上,导致很多企业的文职部门离职率偏高。

第三,随着信息时代的来临,很多旧有纸质档案已经完全不能满足当今的工作需求。纸质档案因为载体为纸张,易损程度很大,年代久远的纸质档案,纸张泛黄,字迹模糊,容易造成查阅人获取错误信息最终耽误工作,因此,将信息技术引入档案管理工作是必要的。

2 档案管理工作科学化发展的路径

在社会飞速发展的今天,档案管理工作也应该与时俱进,规划出科学发展的路径,使档案管理工作作为一项不可或缺的重要工作为企业的发展保驾护航。

2.1 提升对档案管理工作的认知科学发展档案管理工作,要全面提升对档案管理工作的认知。档案是记录企业和个人成长的见证者,每一次的成功和失败都是宝贵的财富,如果忘却了曾经,那么如何结合现在的情况对未来作出规划?只有企业所有人员对档案的作用有着清晰地认知,才会明白档案管理工作的重要性,从上到下才会重视档案管理工作。习近平总书记在纪念中国共产党成立95周年大会上向全党发出“不忘初心,继续前行”的伟大号召,党的十九大将“不忘初心,牢记使命”定为加强党的建设思想精髓和实践要义,就是为了提醒全党全军不要忘了自己是谁,中国共产党风风雨雨走过的95年,就是一部完整的并且将不断记录下去的伟大档案。

2.2 建立完善的档案管理制度提升认知程度,只是档案管理科学化的基础,重点在于建立完善的档案管理制度。首先,设立专门的档案管理部门,企业上下的所有档案都由该部门负责保管梳理,其他人员非工作需要不得接触；其次,该部门定期对档案进行检查,发现档案缺失或者损毁应立即上报并备案；最后,相关部门需要查阅档案时,做好档案出库入库记录,并对档案进行严格检查,防止信息被篡改。档案管理工作看似简单,长期做下来却是枯燥无味,但是每个行业都拥有自己的标杆,中国档案界的传奇人物刘义权终其一生,归纳整理了无数份革命烈士的档案资料,不仅查证了数以万计的革命烈士和牺牲人员的下落,还系统性的建立了军队档案管理条例。以他为代表的新中国第一批军籍档案管理人员,为建设我军档案资源体系做出了卓越的贡献。在新的时代,档案管理人员要追寻先辈的脚步,在各行各业的档案管理工作中努力奋斗,再创辉煌[1]。

2.3 档案管理引入信息化技术纸张出现之前,我国的史学家们将历史档案记录在龟甲、竹简、羊皮等物质之上,直到东汉时期,蔡伦发明了造纸术,纸张作为最合适的档案载体延续了两千多年。如今,纸质档案越发不能满足时代的需要,受其使用寿命所限,尽管可以获得良好的维护,但终究有退出历史舞台的一天。因此引入信息化技术进行档案管理是良好的选择。通过电子技术,可以将各类信息精确记录到芯片之上。纸质档案记载的内容再多、堆叠的再厚,在计算机虚拟数据库内,只会占用一组很小的数据空间,而且不会随着时间的推移而损坏。当然,为了防止芯片损毁造成数据丢失和错乱,通过简单的操作就可以复制多份档案内容存储进不同的U盘、硬盘等载体之内,以备不时之需。电子档案建立后,不但管理方便,查阅时也可以节省时间。并不需要来到档案室,在远程登录电子档案平台,获得授权之后直接在线查阅,能够有效提升工作效率[2]。

2.4 加强档案管理部门与其他部门的联系随着企业的发展,档案的种类会越来越多,企业的各个部门都会频繁接触档案管理部门。因此加强部门之间的联系可以推动企业良好发展：第一,相关部门在查阅档案时,档案管理部门应当给予指导并提供热情帮助,使相关部门快速获得所需信息；第二,相关部门在查阅档案之前取得授权,依照流程让档案管理人员备案,避免误会,耽误时间；第三,档案收集整理工作需要相关部门整理规划之后,送入档案管理处进行归档处置,如果发现问题及时改正并互相通报。部门之间增加交流,其他部门才会在实际工作中充分认识到档案管理工作的重要性,从而自发的配合档案管理工作。