关于人民法院智慧档案室的思考

樊殷娟

启东市人民法院 江苏 南通 226000

1 引言

人民法院中比较宝贵的资源就是诉讼档案,其主要是记录有审判和执行活动等内容,并且可以反映法院的审判工作以及发展历程。在目前的信息时代下,随着诉讼档案信息量的逐渐增大,也增加了档案管理的难度和工作量。为此结合信息化技术也开展了人民法院档案管理的信息化建设,这也是未来人民法院档案管理的必然发展趋势。但是在目前开展上述信息化档案管理的过程中,由于人员以及物资、技术等方面的限制,影响了上述信息化建设以及管理工作的效率和质量。因此就基于这些问题,也某人民法院为例,对其在RFID技术基础上所建立的智慧档案室的案例进行分析和研究。

2 人民法院智慧档案室概述

基于RFID技术的智慧档案室建设中,所采用的RFID 技术就是无线射频识别技术,其集中的多种编码、载体、识别以及通讯等先进技术,可以对此技术的非接触性特征进行充分发挥来远距离识别卷宗信息和开展无接触式的采集和无线传输等工作。基于此技术还进行了智能档案库房的建立,此库房就是在传统库房的基础上对档案进行电子标签的粘贴以及识别天线的安装,保证每份档案都具有独一无二的身份编码。目前采用的档案装具主要是密集架,主要就是电子标签阅读器以及多天线分支器等部分组成。通过此种库房,可以实现在办公室终端上来对档案信息进行盘点以及自动生成盘点报告,支出其中缺少档案的去向以及乱架档案的正确位置。

在此智慧档案室中为了对电子标签技术进行充分发挥,还需要档案管理软件系统的应用来开展档案的精细化管理。通过此系统中的安全实施监控模块来对进出档案库的档案进行监控、记录、报警等。通过归档实时管理模式来对归档率进行实时监控。通过档案智能管理模块实现对档案的信息管理、查询以及模板打印的鞥工作。最后是通过实时耿总模块来查看档案流转记录,掌握档案的目前为止以及经手人等信息。

3 人民法院智慧档案室的运行效果

3.1 实现了快捷高效的档案盘点以及智能化库房管理 在传统的档案管理工作中,在人工存取档案的过程中难免会出现乱架的问题而导致档案存在无需,增加了查找困难,尤其表现在档案盘点作业中,需要进行档案的逐册清点,具有非常大的工作量。而通过此智慧档案室的建立和运行,可以实现在定期开展档案库房盘点的过程中,工作人员只需要在办公室进行盘点指令的下达,就可以实现远程操作档案库房来开展对所有档案的自动盘点和统计工作,不仅节省了管理人员的工作时间,而且实现了盘点效率的大大提升。

3.2 实现了精细化档案管理 在繁琐的档案日常管理工作中,需要通过数据库来对日常档案管理数据进行存放,而通过此智慧档案室中所应用的软件系统,可以发挥其良好的交互功能,便于开展日常归档管理和档案利用管理工作。其主要的运行效果表现在可以实现对归档进度的实时了解,不仅可以对案件的归档率进行自动统计,而且可以保证催归工作的及时准确;实现对档案的动态管理和实时监控,发挥此系统的统计和交互功能;实现了档案电子查阅,便于多人共享档案信息资源;实现了全面准确统计,通过分别管理实体档案以及数字化副本,以及当事人查阅档案的管理模块来保证统计的全面和准确;实现了整箱读取以及批量扫读,发挥其档案移交功能,并且可以形成移交清单,保证档案交接工作的快速准确。

4 人民法院智慧档案室的功能延伸

在人民法院中进行智慧档案室的建立,主要的目的就是通过对档案管理模式的创新,解决传统档案管理模式下表现出的具有较低的档案管理效率和较大管理难度等问题,实现了档案动态化管理水平的大幅度提高。基于此智慧档案室,除了上述文中所介绍的功能以及实现的效果,还可以对其功能进行延伸拓展。也就是在对其中表现出良好运行效果的个性化功能进行保留的同时来开展改造工作,通过智能信息管理系统的建立和应用来开展全程、全员和全方位的审判工作,提高人民法院司法管理以及为人民服务水平的提高。

首先就是在此智慧档案室中所应用的RFID 技术的基础来开展对档案卷宗的全流程管理。就是在卷宗文件形成之前就开展档案卷宗的管理工作,采取线上和线下双重管理的方式,明确卷宗管理人员的具体职责内容,保证双重管理过程中卷宗的安全性。

其次就是通过此智慧档案室中的互联网技术来对档案利用模式进行改进。就是基于目前的智能信息管理系统来进行便民利民综合服务平台的建立,通过此平台,可以便于诉讼参与人通过电话、网络以及手机APP等方式来开展诉讼档案的预约和查询等工作,随时随地对所需要的案件档案数字化副本进行查询。

最后就是在目前先进的大数据技术基础上来对档案统计功能进行进一步的完善。由于目前人民法院中的案件档案数据在不断增多,为了实现在确保这些数据安全的前提下来实现这些数据利用率的提高,可以通过大数据技术来对这些数据进行统计、分析和对比,基于此数据的统计分析基础来作为领导决策、案评查、审务督察、执法执纪、联系检查的依据,在档案工作和管理工作相互促进的同时,实现司法活动向更加精细化和系统化方向发展。

5 结语

以某人民法院为例,在将智能档案管理系统的软件与智能盘点等硬件系统进行结合来建立了人民法院的智慧档案室,实现了档案管理工作效率的大幅度提升。而且基于此智慧档案室,在未来的档案管理工作开展中,需要结合目前先进技术的不断进步,对此档案信息资源进行深入挖掘,结合大数据时代下的先进技术来确保档案数据服务审判、服务司法决策、服务社会作用的充分发挥。在此基础上要推动法院档案信息管理向存储数字化、管理智能化以及利用网络化等方向发展,起到对司法公开的进程进行推进以及实现司法为民的最终目标。