浅析技术机构证书报告常见问题及对策

陈 雄

湖北省计量院荆门分院 湖北 448100

差错率

证书、报告是检定、校准、检测工作的结果,是承担法律责任的重要凭证,是技术机构的重要产品,要保证产品质量就要保证证书、报告的完整性、准确性以及能够真实地反映检测结果的全部信息,降低使用证书、报告的风险,尽可能的减少产生误解或误用的可能性。证书、报告不仅承载着测量数据和结果,也是技术机构对外形象的展示,体现了技术机构的管理水平和整体素质,是技术机构软实力和核心竞争力不可或缺的重要组成部分。那么技术机构证书、报告常见错误有哪些呢?下面就作一简要分析。

1 证书、报告数据错漏

测量结果数据从原始记录转移到证书、报告时发生错漏;用计算机打印时复制上一次的证书、报告,然后变换成下一次证书、报告的时候应该修改的信息没有及时修改。例如,只修改证书、报告正面内容而内页中的信息没有修改。

原因：工作人员工作马虎不认真,只想省事,批准、核验人员没有认真核对信息,证书、报告核验制度流于形式,没有严格执行。

对策：对这一类错误要采取有效措施,确保在打印证书报告是只可以复制空白证书、报告模板,不允许复制原有数据,并加强证书、报告的审核来避免,核验人员必须尽到责任,授权签字人也要把好审核最后一道关口。有条件的话可以利用管理软件进行证书报告自动生成功能,避免和减少此类错误的出现。

2 证书、报告结论不明确

对以准确度等级作为主要计量性能参数的测量仪器检定结论仅仅是“合格”,而没有准确度等级信息,未指明符合几等几级等。

原因：技术机构缺少证书、报告编写规则,或已编制相应作业指导书,未严格实施。

对策：对此类问题就要通过加强对检定规程、校准规范等技术文件的学习理解,增强执行规程、规范的意识来消除。

3 证书、报告中测量不确定度表达不规范

证书、报告中测量不确定度未指明是什么参数的什么测量结果的不确定,测量不确定度信息不全,测量结果与其不确定度的有效位数不合适等。

原因：对测量不确定度评定不熟练,没有掌握测量不确定度的评定程序和表示方法。

对策：对这一类问题要通过加强学习理解JJF1059.1－2012《测量不确定度评定与表示》,并认真贯彻来解决。

4 法定计量单位不符合使用规则

未使用法定计量单位,词头和计量单位符号混用,数值和计量单位之间间距过大,符号字母大小写不分,斜体、正体不分。

原因：计量基础知识欠缺,计算机运用不熟练或输入疏忽。

对策：加强对法定计量单位的学习特别是计量单位使用规则的学习,正确区分符号、字母的大小写,牢记量的符号为斜体,计量单位符号为正体。

5 技术依据未及时更新

证书、报告中都有技术依据,但在实际编辑过程中,往往使用已过期的规程和规范,特别是近年实施的技术文件,未及时更新,还有就是规程变更为校准规范后仍然以规程作为技术依据。

原因：没有及时检索和更新外来文件,或者更新了在编辑时因为马虎而未更改,或因为是出具检定证书而依据检定规程。

对策：及时检索和更新外来文件,在技术文件发布后要及时组织宣贯,让工作人员及时了解和掌握最新的外来文件动态和主要内容。

6 证书、报告格式不统一编号混乱

证书、报告格式虽然有国家统一的格式,但在实际工作中有的技术机构还是存在证书、报告格式不统一的问题。例如：甲项目出据的证书是“XX省XX市XX(机构名称)检定证书”,而乙项目出据的证书则是“XX市XX(机构名称)检定证书”。还有的技术机构证书报告编号混乱,重号现象严重。例如：所有项目都用年号加流水号“2019001”号开始编,这样很容易重号,有的项目又是年加月加流水号的模式,如“20190601”等,编号没有统一的编号规则,有七位数的有八位数的,反正是各行其是。

原因：技术机构没有制定统一的编号规则,或制定了规则没有严格执行,没有督促检查改正。

对策：制定统一的编号规则,并认真宣贯学习让工作人员人人皆知,理解熟记,技术负责人加大检查力度,对不符合要求的证书报告严禁流转到客户手中。

几点建议

1、提高技术机构工作人员的质量意识和风险意识。加强技术人员的管理和培训力度,努力提高其质量意识、安全意识和风险意识,保证证书/报告质量,降低差错率。

2、完善体系文件进一步明确人员职责。技术机构要在体系文件中明确规定证书/报告编制规范以及人员职责。加强对体系文件的宣贯力度,让人人知道严格执行规定的重要性严肃性。

3、加强证书/报告的日常抽查。对还没有“出厂产品”进行随机抽查,在半年或一年的时间内抽查能够覆盖所有的检测项目,对抽查的结果适时进行通报,并将结果与绩效工资挂钩。

4、利用信息化手段减少和降低差错。利用证书/报告管理软件根据技术机构的需求进行设置,将检测数据自动录入软件自动生成证书/报告。对非自动化检测设备,由专业人员进行录入编辑,减少证书/报告差错率。