关于事业单位档案管理工作创新的探讨

孙聪敏

山东省泰安市岱岳区河道管理保护中心 山东 泰安 271000

引言

随着我国国民经济的不断发展,对事业单位机构的改革也在不断深入。为了适应高速发展的社会环境,事业单位也在寻求一种更加高效、便捷的档案管理方式。网络技术的不断发展,互联网电子信息技术的普及,给了事业单位档案管理内容和方式创新的契机。论文结合多年来在事业单位工作的实际情况,指出当前档案管理中存在的问题,并对事业单位档案管理的创新理念进行探讨,希望为其未来的进一步发展做出贡献。

1 事业单位档案管理工作的瓶颈

1.1 对档案管理工作认知度较浅。在部分事业单位,领导阶层对档案管理的理解仍较为落后,认为其只是资料的堆积与存放。受这一理念的影响,单位在档案管理方面所投入的人员、财力的力度自然不足。而在这一背景下,档案管理杂乱无章、工作人员态度不端正更是时有发生。

1.2 档案管理的条件十分有限。事业单位的档案管理工作兼具系统性与长期性,其对于基础设施、人员素质都有一定的要求。然而透过现阶段事业单位的档案管理工作,不难发现部分单位的档案管理条件十分有限,资金投入的力度导致相关单位档案管理的信息化进程相对迟缓。此外,档案丢失、损坏的现象亦时有发生。正是由于管理缺乏有效性,档案管理条件欠缺,严重影响着档案管理的效率,所以必须从思想层面上高度重视档案管理工作,结合具体的要求以及档案管理现状努力改善档案管理条件,将档案管理工作尽可能做到完善,不要因为管理条件问题影响了档案管理的效率。

1.3 档案人员的综合能力有限。就现阶段事业单位的档案管理工作而言,工作人员的能力仍存在较大的提升空间。这与不合理的人员调配有着一定的关联,在当前的事业单位中,档案人员的配备并不严谨全面。简言之,档案人员应具备相匹配的业务能力,而部分事业单位在选派档案管理人员时并没有对其技能加以严苛考核。

2 加强事业单位档案管理工作创新

2.1 健全事业单位档案的管理制度 任何管理工作的开展都离不开完善的管理制度,事业单位的档案管理工作业也不能例外。事业单位要结合自身的发展需要,制定出科学合理的管理制度。积极的推进制度的落实,提升人员对于档案管理工作的重视程度。依托事业单位的工作特点,形成科学合理的规章制度。对于事业单位的人员行为进行约束,运用强制性的条款来促进管理效率的提升。在实际的规则制定过程中,要学会灵活变通。通过不停的尝试和探索,形成结构完整、内容全面的管理标准。在管理制度的基础上来完成体系的建设,从而保证制度的合理性。另外,要将事业单位的档案管理工作进行规范化处理,审视所有的规范制度。将其同实际情况进行结合,强调部门的实际权益。在制度制度的过程中,要明确每一个环节的分工。针对具体的工作内容,形成科学合理的应对方案。在管理内容的制定中要添加合理的奖惩措施,促进管理方案的不断完善。

2.2 培养素质的现代化档案管理队伍,实现人才创新 人在事业单位档案管理创新工作中起着推动性作用,工作人员的技术水平高低,工作理念是否先进,直接影响着档案管理工作的质量,因此,为了创新档案管理工作方式,提高档案管理工作效率,事业单位必须要培养一支有着新型管理理念和较高计算机技术水平的档案管理队伍。首先,加强在职档案管理人员的信息技术水平培训,应该要求所有在职人员都拿到计算机等级证书,保障能正确的操作信息系统;其次,加强对在职人员的档案管理理论培训,当前很多学校都开设有档案学专业,事业单位应该增加对在职人员的培训费用,定期派送人员到学校学习先进的管理理念,到其他单位考察学校先进的管理经验,从而提高在职人员的个人专业素质;最后,事业单位要不断引进新的人才,杜绝没有接受正规训练,依靠走关系进入单位的人进行档案管理工作,在对档案管理人员招聘时务必严格考察他们的专业水平,计算机使用熟练程度,以及对当前事业单位档案管理工作未来发展理念的认识等,争取招聘到最优秀的档案管理人员,为事业单位将来的发展服务。人是事业单位档案管理发展的重要影响因素,应该得到事业单位领导的高度重视,也应该通过不断接受最新的思想管理体系培训,接触最先进的档案管理手段和理念,使事业单位的档案管理工作在互联网时代能够得到更好的创新和发展。除此之外,还要完善对档案管理人员的工作评价,完善奖惩制度,利用绩效考核的方式激发管理人员的服务热情,促进他们管理工作效率的提升。

2.3 创新管理制度,优化管理模式 管理制度和管理形式是进行档案管理的有效前提,也是在新形势下,确保档案工作顺利开展的重中之重。因此,在实际上工作开展的过程当中,需要构建科学合理的管理制度和管理系统,不断地进行创新和调整,确保事业单位档案工作他顺利进行。除此之外,在设置档案管理机构的过程中,也要求相关机构制定严格的管理制度和管理体系,这种管理制度不仅针对进行档案管理工作的工作人员,也需要严格监控单位领导对于档案工作开展的支持,可以适当地设立奖惩制度,对于档案工作管理突出的人员,有一定的奖励;而对于懈怠工作的人员,可适当地采取惩罚措施,以此来充分调动工作人员的工作积极性。

2.4 建立档案信息共享机制 档案信息的最终目的是为最终决策提供参考,所以建立有效的档案信息共享机制显得尤为必要,同时必要的技术支撑是建立信息共享机制的重要环节。建立档案信息共享机制主要是针对电子档案信息而言,可以通过服务器、网络终端建立相应的云存储平台,设置不同的权限等级和披露内容,从而使得各部门都可以方便快捷地查询自己需要的信息,同时应当建立规章制度和控制软件如水印系统,严格控制文档的流转,确保信息不外泄或被盗用。

结语

关于事业单位档案管理工作的创新要从不同的层面进行思考。明确事业单位档案管理的原则,为后续的工作开展奠定基础。健全事业单位档案管理的制度,从制度的层面为档案管理工作的创新提供保障。同时,要充分的发挥出事业单位档案管理的价值,进一步的提升档案管理的综合效率。促进事业单位档案管理的信息化进程,创新事业单位档案管理的形式。提升事业单位的综合工作效率,更好的服务于广大群众。