探析新时期下人事档案的电子信息化管理

陈亚莉

青海油田分公司物资装备公司 甘肃 敦煌 736202

用人单位招聘时都会考虑到个人成长过程中的表现、经历或曾经受到的奖惩等,这些都应被列入到求职的数据信息中。所以,人事档案对其以后的工作或者学习等各方面都会起到重要的影响作用,因而做好人事档案管理工作极具意义。如何在新的历史时期助推人事档案管理工作向着电子信息化方向发展,提高档案管理效率,是我国人事档案管理工作开展的首要话题。

一、新时期人事档案管理中存在的问题

1.人事档案管理制度不够完善。对很多企业而言,人事档案管理工作事实上相当于企业的部门管理工作,即使也有部分企业在这项工作中制定了相关的制度对策,但却并没有对具体的方案和手段进行明确,这也因此造成了人事档案管理工作的混乱局面。除此之外,也有一些企业在人事档案管理制度方面较欠缺,而且企业人事对于企业能够收集管理的范围也不规范,很多原本应该被纳入信息管理的信息及资料没能得到完整的保存,使得一些资料在工作移交过程中造成档案流失。在此过程中,由于档案的录入标准不一致的缘故,各个部门理解和整理档案的制度措施也都不一致,这使得用人单位在整理档案目录工作中均使用自己的习惯和方式,致使用人单位人事档案目录不清,也为工作带来了一定的工作难度。

2.相关制度落实不到位。国家在企业的人事档案管理工作方面也在不断地进行改革,所以,为了迎合新的发展趋势,企业就必须要具备完整的机构,并且要在企业经营的过程中对许多规章制度和考核目标不断地进行完善,但在实际工作中未能收获理想的工作效果,主要的原因是工作实施力度不足,实际企业人事档案管理工作中并没有将其工作效用发挥出来。事实上,企业的人事档案管理工作需要各个部门之间的和谐沟通,企业还要处理很多除了企业经营生产和人事活动以外的公共服务活动,这就间接的为企业的人事档案管理工作造成了较大的困难。

二、人事档案实施电子信息化管理的优势

1.有助于企业内部建立科学的电子文档机制。企业领导在加强企业的人事档案电子信息化管理工作的过程中,原本在这些工作方面需要特别加强企业的电子文档以及归档机制的建设工作,从而进一步积极的加强企业的人事档案管理计算机专业知识技能培训和素质教育,这样在能够保证相应的人事档案管理计算机技能的基础上,运用计算机的编制能力独立完成这项工作的基本工作任务,为人事档案的电子信息化建设奠定良好的基础。不仅如此,各个部门还应该特别加强电子档案信息化管理的重视力度,并且充分发挥企业各个部门的优势,为后面企业人事档案管理工作的开展奠定良好的工作基础,从而进一步推进企业电子信息化建设工作的再度展开。

2.有助于进一步实现档案管理工作的网络化。有效加强企业的人事档案电子信息化管理工作的过程中,一般工作人员都会参考人事档案管理的一般数据,同时借助计算机信息管理系统把不同的人事档案管理信息进行全面地统计,将其纳入到计算机中去,最终构建起较为全面的且系统化信息共享数据库,以此来最大限度的提升企业人事档案管理工作的网络化和数据化的工作程度,进一步增强和提升企业人事档案管理工作的服务性,也为企业人事档案管理利用率的提升奠定良好的基础条件。

三、加强人事档案电子信息化管理的途径

1.建立健全的电子信息系统。企业人事电子信息化管理档案的建设一定保证要有相对完备的建设规章制度,也只有这样才能够有效地保证企业电子信息化人事档案建设工作的顺利展开。这就要特别保证企业电子信息化人事档案建设的硬件设施,为企业电子档案的操作和共享提供条件。与此同时,在相对完备的硬件背后,还要保证软件的强化,也就是需要结合人事电子档案的信息化管理来针对性地开展电子信息化管理的电子计算机的培训工作,通过电子信息化管理工作的开展提升工作人员的整体素质,同时也使企业相关工作人员能够胜任人事档案电子信息化管理这项工作,只有这样,才能使电子信息化在人事档案管理工作中发挥到极致。

2.加强对人事档案管理工作的重视。在我国传统的人事档案管理工作中,工作人员进行档案搜集和整理工作的积极性相对较差,并且由于部分人员对工作重要不足,在实际工作中不注意提升自身素养,最终导致在进行电子信息化建设工作后,档案管理人员很难适应电子信息化管理需求,影响人事档案电子信息化管理工作的开展。因此在实际工作中应加强对人事档案信息化建设工作的重视,并在领导的重视下引导档案管理人员转变管理意识,逐步提升自身管理能力,以更好的态度为人事档案电子信息化管理工作的开展而服务。同时,基于电子档案在安全管理方面的重要性,还应该加强工作人员的安全意识,注意引导工作人员严格按照工作流程实施规范化管理,为人事档案信息化管理提供相应的安全保障。

结语

当前时代背景下,企业人事档案管理转向电子信息化管理的过程,必须实现对以往传统的管理模式的优化和调整,引入新的电子设备和管理人才,从而进一步构建更加有效且科学的电子信息系统,在提升企业人事档案管理信息化建设工作力度的基础上,尽可能地满足现代化企业人事档案管理工作的实际需求,也为人事档案管理工作的顺利开展奠定辅助性的作用基础。