干部人事档案管理工作的认识和思考

侯 怡

贵州电网有限责任公司贵阳开阳供电局 贵州 贵阳 550300

一、干部人事档案现状分析

1.1 干部人事档案传统整理方式存在弊端 干部档案分类、整理标准不一,传统的手工整理方式存在很多弊端。干部档案材料以前须统一使用16开规格的办公用纸,大于或小于16开规格的档案材料及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料要进行技术加工,剪裁、折叠、裱糊。现在又规定统一用A4纸规格。这就需要我们花大量的时间对每一份档案的每一页加工处理,可谓艰辛琐碎、耗时费力。每年都有大批零散材料要归档,常常是手中这一批档案材料没有装订完毕,新的需归档的要整理的大批零散材料又进来了。管理人员的大部分时间和精力都耗在剪、切、贴等方面,目录大多是手工抄写,劳动强度大、重复性强、效率低。

1.2 干部人事档案归档材料审核鉴别力度不够,影响档案的完整性、真实性和准确性 由于多年来的重视不够和管理不够严,致使干部人事档案管理中出现一些问题。主要有:一是材料不齐全。部分档案中反映干部基本情况的履历、考核、学历等十项材料有空缺。二是内容记载不准确、不统一,不真实。特别是干部的“三龄一历”(年龄、工龄、党龄、学历),在填写相关资料时随意性很大。比如姓名、出生日期,在档案材料中前后不一致。三是填写不规范,比如有的个人履历表需要填写的内容没有填全,并且未加盖部门公章。而这些问题往往都是由于档案管理人员在收集时没有把好材料审核关。

1.3 干部人事档案信息化程度不高 随着科学技术手段的不断更新,计算机信息化的水平也在不断提高,但有些先进的技术手段在干部人事档案管理中还没有充分挖掘和发挥。目前的干部人事档案管理系统只是将干部档案纸质材料中的部分个人信息手工录入,将基础内容数字化,实现部分档案目录电子化。资料检索、调阅档案等仍是手工操作,无纸化阅档基本没有实施。

二、规范干部人事档案管理的几点思考

2.1 完善管理制度。(1)要进一步建立干部人事档案及材料审核把关、材料接转、档案质量通报登记等档案管理制度,及时发现和纠正干部人事档案内容失真的问题,确保档案内容真实可靠,维护干部人事档案工作的严肃性。(2)要建立和完善干部档案材料收集工作的协调机制,加强组织人事部门内部各工作机构在干部档案材料形成、收集上的沟通协调。(3)要建立工作联系制度和情况通报制度,保证干部人事档案材料形成规范、收集齐全、归档及时。

2.2 强化档案管理意识。(1)组织人事部门应有一名分管领导主抓干部人事档案工作,从组织上保证档案工作顺利开展,真正把干部人事档案工作摆上重要位置,当作一件经常性的大事来抓。(2)要针对实际,制定目标。结合本单位的实际情况,提出具体的工作目标,做到有计划、有部署、有督查、有落实。(3)要加大投入力度,改善设施,保证档案工作顺利进行而购置必要的硬件所需经费。(4)单位要从信息资源的角度管理干部人事档案,用信息管理的理念创新干部人事档案工作,加强对干部人事档案信息的综合分析研究和深度开发利用,实现干部人事档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务转变,把干部人事档案管理部门建设成为干部、人才工作的信息库和参谋部。

2.3 创新干部人事档案管理机制。(1)在内容上创新。完善单位干部人事档案内容,要在收集干部基本情况的基础上,建立职工工作业绩档案和能力档案。(2)在整理手段上创新。一方面改变部分材料的归档形式。如年度考核表、工资审批表,不进个人档案,将此类表装订成册归入文书档案,把考核结果、增资数额直接填入个人档案目录；另一方面改书本式档案为活页式档案,这样既可减轻装订档案的劳动强度,又利于档案保护。

2.4 加强档案人员队伍建设。(1)要有吃苦耐劳的精神。干部人事档案工作是纷繁复杂的,要做大量艰苦细致的工作,这就要求档案管理人员要淡泊名利,吃苦耐劳,忠于职守,踏实工作,增强事业心和责任心。(2)要有较高的政治素质。要热爱档案事业,具有强烈的事业心、责任感和使命感,这是做好档案管理工作最基本的政治素质要求。平时,要重视和加强理论学习,特别是要重视对新《条例》的学习,切实提高自身素质,有严格的组织纪律和良好的职业道德,具备“依法治档”、“依法用档”意识,有效维护档案的完整与安全。(3)要有较强的服务理念。档案工作本身就是一项服务性较强的工作,人事档案工作的宗旨就是服从和服务于干部工作。档案管理工作者要努力练好基本功,熟悉业务,当好活字典。档案管理工作者要把熟悉“家底”当成自己的天职,按照国家的有关规定整理、保管档案,防止档案的破损、腿色、霉变和散失,确保档案的完整和安全,并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施。严格执行国家的保密政策,严防泄密。建立科学的管理制度,为和谐社会建设提供及时、准确、周到的服务。

三、结语

总之,我们要充分发挥干部人事档案管理工作的重要作用,客观真实地反映干部的真实面貌,为客观评价、公正地使用、合理地挖掘人才提供第一手资料。同时,干部人事档案管理不但要从制度上更新,还要从观念上业务管理上更新,根据社会发展的总体趋势,采取有效措施,积极探索干部档案现代管理模式,更好地为干部人事工作服务。