知识管理与档案管理研究

隆化县扶贫办开发办公室 河北 承德 068150

引言

现阶段,大数据、云计算等技术的兴起为档案管理的工作升级提供了支持,也向其发出了一定挑战。为了更好的满足当前社会背景下对档案管理工作的要求,在其中引入知识管理内容极为必要。结合知识管理,能够推动档案管理向着科学化、信息化的方向发展,真正意义上实现档案管理工作的升级。

一、知识管理与档案管理之间的联系分析

对于知识管理来说,其主要为对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动。相比于档案管理来说,虽然两者具有一定的区别,但是也拥有大量相似之处,联系紧密。

第一,管理目标重叠。在档案管理工作中,主要的管理目标为组织内的多种文件与档案;在知识管理工作中,主要管理目标为多种显性知识、隐性知识。其中,对于隐性知识而言,根据职能活动的不同,可以转化为多种档案文件,也可以转变为数据库、报纸、期刊内容等等[1]。由此能够看出,档案文件属于隐性知识的一种表现形式,能够纳入知识管理的范畴中。进一步分析可得,档案管理目标包含在知识管理目标内。

第二,管理技术相同。就当前的情况开看,电子信息技术逐步成为档案管理与知识管理的主要方法,换言之,实现了档案管理与知识管理的信息化建设。经过对比能够发现,两者得在信息安全维护、检索、数据库建设、平台构建等方面均使用了相同的模式。

第三,管理层面相似。对于档案管理来说,其工作要点在于实现档案文件的制度化、规范化管理;对于知识管理来说,其工作对人性化管理更为强调,涉及外源显性知识、内源显性知识以及保存在人类大脑中的隐性知识。站在管理层面进行分析可知,知识管理的工作范畴更大,涉及的内容更为广泛,包含着档案管理的内容。

二、知识管理背景下档案管理的创新策略探究

(一)档案管理理念的创新。对于档案管理工作而言,其是知识管理的主要因素;而对于知识管理工作而言,其是档案管理工作范围的进一步拓展。结合上文的分析能够得出,档案管理与知识管理在目标、技术等方面均具有极高的相似性。基于这样的情况,结合知识管理理念落实档案管理工作高度可行。

为了实现这一目标,需要结合知识管理对现有的档案管理工作理念进行更新,彻底转变传统展开单一内源显性知识管理的模式,依托信息技术以及档案管理信息化建设理念,促使档案管理信息化模式与组织中常规的内部管理机制良好结合。

与此同时,还要积极拓展档案管理空间,引入多样性的档案管理模式,构建起高科学性、合理性与系统性的档案管理体系。基于此,可以为档案管理工作升级提供更加充足的驱动力。另外,在知识管理视域下,相关人员重点明确档案管理与知识管理之间的联系性,将知识管理的目标、技术等融入档案管理实践中,深入挖掘档案信息资源,实现整合利用,最大程度的发挥档案信息的作用,避免资源浪费。

(二)档案管理模式的创新。在档案管理工作模式的创新中,人才、人员素养是主要支撑。因此,要重点落实档案管理人员的专业教育培训,促使其掌握知识管理理念以及先进技术。在此基础上,可以构建起学习型的档案管理团队,为档案管理工作升级提供支持[2]。在知识管理的指导下,需要进一步扩大档案资源的收集范围,以私密文档、电子文档为要点内容,实现高复杂性、多元化信息资源的采集、整合、分析与归档,为档案管理后续工作(例如档案资源利用、成果转化等)提供更加充足的资料参考。

在基于知识管理理念的档案管理模式构建中,相关管理人员要以档案知识内容提取、拓展、共享目标,并将共享设为核心,实现传统档案管理模式(储存管理模式)的更新,实现系统性档案管理业务流程的优化。在这一流程中,主要包含以下环节:档案资源的接收与采集;档案整理;档案管理;档案资源再利用;用户需求分析;知识产品的开发与共享。

与此同时,还要构建起知识资源安全访问与权限制度,实现档案管理与知识管理的有机融合,推动档案管理安全性提升、服务升级。另外,还要积极引入信息技术、互联网技术,组建起资源共享平台,使得档案信息远程储存管理成为现实,完善档案管理的信息化建设。

(三)档案管理技术的创新。

1.档案数字化管理系统。为了方便后续管理、资源的开发利用,应当利用电子档案逐步取代传统的纸质档案。针对已经形成的纸质档案,可以使用扫描仪将多种格式的文件导入管理系统中。同时,依托档案数字化管理系统,将文档、音视频等不同格式的文件数据进行保存与管理,结合关联检索、逐层检索、容错检索、信息摘要等功能,完成元数据、百万数据与全文数据的秒级返回。

2.大数据与数据仓库技术。在知识管理视域下,要积极引入大数据技术,对档案资源中有价值的知识资源进行深入挖掘;结合数据仓库技术,可以实现档案数据信息的智能分析,推动隐性知识逐步转变为显性知识,方面后续档案资源开发利用工作的展开。

3.二维码/条形码技术。可以对档案库房中所有的档案设置二维码或条形码。使用扫码枪扫描二维码或条形码后,能够迅速实现相应档案信息的提取。

总结

综上所述,为了更好的满足当前社会背景下对档案管理工作的要求,在其中引入知识管理内容极为必要。对于知识管理与档案管理来说,两者具有较高的相似性,展开理念融合有着极高的可行性。在知识管理的指导下,通过更新档案管理的工作理念、工作模式以及管理技术,实现了档案管理的工作升级,更好的满足了当前环境对档案管理工作的现实需求。