基于人事档案电子化建设的人才服务创新模式研究

2019-07-12林岚珊

就业与保障 2019年11期

林岚珊

一、引言

做好人才服务工作是聚天下英才而用之的重要基础。近年来，福建省高度重视人才服务工作，着力健全人才服务体系，加快人才信息平台和数据库建设。流动人员的人事档案电子化建设能帮助人事档案管理者运用先进的信息技术、快速准确处理复杂的人事数据和事务，优化提升流动人员人事档案信息管理，有效地提高了人事档案部门的工作效率，使流动人员人事档案管理工作逐步向着制度化、规范化、科学化的方向发展。

二、人事档案电子化的含义

人事档案电子化是采用先进的计算机硬软件技术，实现人事档案管理工作中对人事档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、日常查阅等业务功能，是对纸质档案的数字化管理，真正告别了以往只能到阅档室翻阅纸质档案的传统方式。档案电子化系统是对人事信息管理平台的创新。

当前，大数据时代的来临使得所需要存储和管理的人事档案信息越来越多，如果仅仅依靠人工进行完成，对纸质人事档案进行整理，是无法满足现代化人事档案管理需求的，这就需要加强人事档案管理研究，将人事档案管理与现代化的信息技术相结合，实现电子化管理，进而降低人事档案管理成本，提高各级人力资源和社会保障部门的流动人员人事档案管理效益。

三、开展人事档案电子化建设工作的重要意义

（一）人事档案电子化建设是人力资源社会保障信息化建设的重要组成部分

根据党管干部、党管人才的要求，人事档案电子化建设是人力资源社会保障信息化建设的重要组成部分，是提升档案管理服务水平的基础工作，是进一步简化优化档案管理服务的重要抓手。紧紧围绕深入实施人才强国战略和就业优先战略、加快推进“互联网+政府服务”的要求，以服务用人单位和流动人员为中心，以推动档案管理服务与信息技术、互联网技术深度融合为目标，实现档案管理服务信息化、标准化、便民化，为提升档案公共服务能力、提高服务质量和效率提供基础性保障。

（二）人事档案电子化建设将推动流动人员的人事档案管理工作化繁为简

随着我国经济建设的快速发展，人才流动更急频繁，流动人员的人事档案管理工作也日趋繁重。以中国海峡人才市场为例，已接受个人及单位委托保管的人事档案已超过50万余份，每年还在不断增长，档案管理、查阅难度日益增大，而传统的以纸张为主要保存介质的档案管理方式，存在着管理成本高、档案寿命低、安全无法保证、工作效率低、远程调阅无法实现、整理不规范等缺陷。因此开发人事档案电子化扫描查询系统，将现存纸质的人事档案全部扫描为电子文档，并在此基础上为流动人员和企业提供网上查、借阅服务，实现档案库信息化管理模式。

（三）人事档案电子化建设将推动人才服务与互联网技术深入融合

近年来人才服务业的新变化主要来自互联网技术的渗透和融入，在互联网的带动下，移动技术、大数据、社交网络、云计算等新技术的兴起，不断促使整个人才服务业创新服务内容及生态环境。中国海峡人才网的人才数据库的人才简历已超过200万份，其中新增注册人员5.1万人；招聘单位发布招聘信息10.84万条、查询人才信息300.11万条。数字化人力资源时代正在加速到来，并呈现出云端化、移动化、智能化的新趋势，只有进一步加强流动人才人事档案电子化的应用工作,才能使档案工作更好地为人才工作服务。海峡人才市场现有的50万份档案大部分来自全国各地的福建籍大中专毕业生或来闽就业的各行业人士，如何有效地将这部分档案通过电子化的手段转化到人才数据库，使人才服务与互联网科技深入融合，以此带来人力资源服务业的高速发展。

（四）人事档案电子化建设将推动人才服务共享化的新增长

在具体的人力资源管理过程中，普遍存在这样一种现象，企业找不到合适的人才，人才找不到合适的企业。之所以造成这种现场，就是因为企业发布的招聘信息，人才发布的求职信息没有在同一时间内被对方知道，信息的不对称造成这种现象一直困扰着企业人力资源管理者和求职者们。通过人事档案电子化的建设，技术运用、数据分析、信息共享等手段，搭建开放的共享平台，将人力资源所需要的信息实现共享，去中介化，提高组织效能，让供求双方平等对称地得到供求信息，让用人单位和流动人员精准对接，将成为人才服务业发展的一个重要方向。

四、人事档案电子化建设在人才服务业的应用措施

（一）构建省级集中、全国联通的档案管理服务信息化格局

1.制定全国统一的人事档案电子化建设标准

按照“数据向上集中、服务向下延伸、信息全国共享”的原则，全国统一规划、统筹推进，在规范档案服务方面，各级人社部门按照国家统一规范组织人事档案管理服务机构梳理、细化档案公共服务流程，推进办事材料目录化、标准化，实现全国档案公共服务同一事项、同一流程、同一标准、同一格式。在规范档案基础信息采集方面，各级人社部门可以组织档案管理服务机构按照统一的采集规范标准，统一采集项目、统一指标体系、统一代码，开展档案基础信息采集工作，逐步建立统一规范的电子化档案资源库。建设统一的档案信息系统，确保信息系统的规范性、开放性、互融性。

2.建立全国统一的档案管理电子化服务信息

开发全国统一的软件，支撑省级档案管理服务，为各地推动档案信息化工作提供支持。在省级档案基础信息资源库基础上，按照“数据向上集中”的思路，建立档案信息采集上报机制，定期归集各地档案基础信息，逐步过渡到实时归集，在部级建立形成全国档案基础信息资源库，为实现全国服务提供数据基础。开发建立全国人事档案管理服务运行平台，提供存档信息网上查询服务，为流动人员和用人单位查询档案存放信息提供便利。积极推动跨地区网上远程经办模式，逐步形成“一点存档、多点服务”的全国一体化服务格局。

（二）坚持业务协同，信息共享

1.强化人事档案信息在政府政务方面的应用

各级人社部门可以充分利用档案管理服务信息系统形成的数据资源，对流动人员数量、结构、分布、流向等开展统计分析，逐步建立档案基本情况统计分析制度。在政府政务方面，强化档案数据资源与政务数据资源的关联分析和融合利用，建立与人力资源社会保障持卡人员基础信息库、单位基础信息库等基础信息库的关联，实现与就业创业、社会保障、人事人才、劳动关系等业务信息共享，推动与教育、公安、民政、卫生健康、工商等部门资源数据互认。

2.整合人事档案升级为民生档案

充分利用云计算技术和方法，整合并发挥各级人社部门的官网和微信公众号的作用，实现各级人事档案信息互联互通，数据共享。由功能单一的人事档案升级为民生档案便民服务信息化平台，整合人事档案到民生档案信息资源，“让信息多跑路、让百姓少跑腿”实现民生档案“一号申请、一窗受理、一网通办”。建立民生档案网上办事大厅，充分合理协调联动各级人社部门之间的人员分工、明确档案利用审批权归属、规范加盖电子印章，形成可推广的实施方案及管理成果，为我国流动人员人事档案服务做好有力支撑。

（三）充分发掘人才服务管理信息系统的大数据化潜力

未来人工智能、大数据等新技术与人事档案电子化系统的结合将会越来越明显。大数据和人工智能可以帮助人力资源管理者科学制定决策，增强人力资源管理者对业务的说服力和影响力，也使其价值创造得以量化和可见。

1.人事档案电子化在招聘领域的应用

通过档案的大数据获取更广泛的流动人员数据动态，在海峡人才市场的档案数据库里记载着每个流动人员每次工作变动的简历信息，比如在哪个行业、哪家公司供职于哪个岗位，通过人工智能深入的数据挖掘，对流动人员数量、结构、分布、流向等开展统计分析，可以帮助企业人力资源管理者快速筛选、匹配合适候选人，以及快速挖掘、发现被动候选人，还可以进一步通过人工智能聊天机器人帮助企业人力资源管理者完成初次面试。目前大数据的技术还未与档案信息化相结合，随着人事档案电子化建设的日益深入，大数据技术还会应用到企业人力资源管理者和求职者面对面互动和评价分析阶段，能够帮助企业调查一些比较微妙的问题，如通过求职者的工作简历分析其是否能融入企业文化和能不能为企业工作较长时间，从而在一些软性因素上对求职者进行评价和筛选。

2.人事档案电子化在培训服务领域的应用

进一步细分培训服务，将培训趋于个性化和多样化。人事档案电子化技术应用于大数据、互联网领域，企业人力资源管理者可以通过档案电子化的数据对员工进行精准分析，以员工为中心准确识别出每位员工的学习需求、学习行为、学习模式，制定科学合理的培训策略，并且可以为不同层级的员工建立不同的胜任能力模型，使员工的培训与发展过程更为智能化、个性化。

3.人事档案电子化在人才测评领域的应用

在职业测评领域，利用人事档案电子化技术对流动人员流向、工作行业、岗位、就职时间等开展统计分析，可对人才测评中的一些问题如人才绩效考核、人才选拔以及分类进行研究，改进以前算法中的一些不成熟的地方。人事档案的大数据技术能获得更有效的信息采集，从人事档案电子化数据库中找到隐藏其中的信息，帮助决策人员找到数据间潜在的联系，从而输出更有质量的分析结果，提升人才测评效果。

（四）规范人事档案电子化的安全管理

1.处理好人事档案电子化保密和利用之间的关系

有人认为，人事档案具有保密性，须在一定范围内保管，所以不能主动开展利用工作。这种认识是片面的，实际上只要遵循相关原则和纪律，运用大数据等新技术，在打破档案信息孤岛的同时，注重信息安全和个人隐私保护，采取切实有效的安全防护措施，根据不同的保密级别和要求，对不同的数字化档案进行查阅、修订、转移、备份等操作分级授权，利用和保密并不矛盾。

2.完善人事档案电子化技术防范措施

因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。加上档案工作人员计算机水平有限,如不及时进行数据备份,一旦发生问题数据难以恢复,损失很大。同时,计算机管理带来了信息维护、磁盘等载体的保管保密等一系列的新的问题。如通过网络实现远程查档,更要面临系统安全的巨大挑战。对此，各级人事档案管理机构应当充分认识到保障电子人事档案信息安全的重要性，并积极地采取有效措施来强化电子档案安全管理。人事档案管理部门可以采用专门的数据传输通道进行信息传输，也可以实现密闭保存档案资源，并将涉密信息的电脑与外界隔断，以从源头上避免黑客入侵。在进行数据传输时还要尽可能的实现加密传输，以避免出现信息泄露的情况。而档案管理人员则要树立保证档案信息安全的理念，认真学习关于档案管理的相关法律法规，确保其充分认识到档案信息保密的必要性，以免由于疏忽而造成信息泄露，影响到单位发展。