关联数据应用与企业档案信息整合的SWOT分析

2019-07-11杨佳星

卷宗 2019年18期

杨佳星

摘要：关联数据是信息时代下信息技术以及数据处理技术解决组织、共享、管理与服务信息的最新延伸技术。企业档案管理是企业管理中难度较高的一项管理工作，企业档案信息整合是指根据企业档案信息的特点，围绕特定主题或对象，将分散、异构、无序的档案信息进行组织整理的活动过程。通过企业档案信息整合可以集中反映某一主题或对象的具体情况、发展趋势等内容，从而更好的为企业服务。文章通过SWOT分析法，分析了关联数据技术在企业数字化档案资源转向数据化档案资源整合应用中的优势劣势以及相应的对策。

关键词：关联数据应用；企业档案信息；SWOT分析

1 企业档案信息资源整合与关联数据

1.1 企业档案信息资源整合内涵

企业档案作为企业原始的真实的活动记录，其内容有着不可替代的价值。但档案信息的价值是需要通过有序的收集、整理、加工才能得到体现的。传统企业档案管理模式通常是按照国家规定纲目进行分类设定的，但传统模式管理下的档案，信息分散且个别有异构的特点，使利用受限。

企业档案信息整合服务指根据企业档案信息的特点，围绕特定主题或对象，将分散、异构、无序的档案信息进行组织整理的工作。例如：在行政管理类档案中开展整合专业技术职称信息、公司人事任免信息、企业科技档案项目成果等信息，为企业在职工职称评定、职务晋升等工作中，方便快速地检索出所需的档案信息，能极大地简化办事流程，提高工作效率；又如：通过对同一主题科技档案信息的整合收集，从而为以后同一类型的项目提供参考依据或为某一领域的研究与技术突破提供有效的数据支持。

可以说企业档案信息整合是一项可以帮助企业提高档案利用效率、提升企业档案增值服务、有利于档案信息资源共享、影响企业科学决策、增强企业竞争力的工作。

1.2 关联数据定义、本质及应用

1.2.1 关联数据定义

“关联数据”是一种用来组织、发布和链接各类数据、信息和知识的方法，运用网络技术、信息技术等全新数据处理技术对现有各类的资源进行整合，使其在同一网络基础上构建一张计算机可以理解的语义数据网络，使任何人都能够准确、高效、可靠地查找、利用这些相互关联的信息与知识。

关联数据继承了Web技术中的超文本传输协议（HTTP）和统一资源定位符（URI），采用数据资源描述框架（RDF）来描述各类“资源”对象。RDF用统一资源标识符（URI）标识事物，用简单的属性及属性值来描述资源并组合成为一个陈述（被称为陈述的主体、谓词和客体），即RDF三元组（RDF triples），可被用于表达任何可在Web上被标识的事物的信息。此外，关联数据采用SPARQL（Simple Pro-tocol and RDF Query Language）技术作为检索查询语言和数据获取协议，它可以检索任何用 RDF来表示的信息资源。

1.2.2 关联数据本质与应用

关联数据的本质是通过定义“统一资源标识符（URI）”规范，使用户利用 HTTP 机制和 URI 机制获取关联化的数字信息资源，并打破封闭环境、减少数据冗余、形成关联访问，使信息资源关联整合。关联数据技术可以对不同类型的信息资源（如文件、图片、音频、视频等）赋予相同标准规范的URI定位，这保证了数据资源的一致性，从而有机会打破数据壁垒与信息孤岛；同时通过对不同类型信息资源的URI定位，还可以挖掘不同类型资源之间的隐性关系，实现同一主题或对象资源的融合，形成信息关联，方便检索利用；

我国对关联数据在档案管理中的应用研究起步较晚，欧洲数据图书馆早在2008就通过OWL语言，对第一次世界大战的相关档案资料进行了重新编译以及资源整合，法国国家档案管早在2011年就发布了叙词表，并提供PDF格式的查询服务。

2 关联数据应用于企业档案信息资源整合中的SWOT分析

2.1 优势分析

1）关联数据的优势。关联数据的优势在于其数据信息的开放性与关联性，随著公开数据规模不断扩大，最终形成数据间的交互网络。可以有效打破传统档案管理中，不同分类档案、异构档案之间的界限。对档案资源整合有良好的促进作用。

另外通过HTTP协议、URI定位可以对资源进行更为准确的定位，在传统档案管理模式下，同一主题档案信息资源整合过程中，可能会涉及多种门类档案，而在查询中需要分别检索所涉及门类档案的信息，以获取想要的信息资源。而基于关联数据的档案信息整合技术，可以将查询分解为只涉及单个档案门类的查询模式，现在阶段在档案资源整合工作主要分为收集、整理、分类、整合、利用五个主要环节，在关联数据的支持下，可以提高数据分析以及挖掘，实现数据的全程控制，充分满足档案资源整合的各项数据处理技术需求。

2）企业档案自身的优势。企业档案信息资源多为结构化或半结构化的信息资源，著录格式与存储格式也依照国家、公司有关规定执行。因此据有格式的规范性，这有利于关联数据的统一转换与整合；此外企业档案作为企业的原始真实的活动记录，还具有凭证价值与情报价值；具有价值且规范性的企业档案资源非常适合作为数据关联中转站，用于信息交换和语义互操作。

2.2 劣势分析

1）档案资源开放权限与阅读权限。关联数据在企业档案信息资源整合中应用的最大阻力是关联数据主要针对公开性的开放数据，而企业档案资源数据中有许多数据是封闭性的非公开数据，部分档案资料属于企业机密有着严格的获取以及阅读权限要求，导致存在矛盾，这也是关联数据在企业档案信息资源整合中的劣势所在。封闭性的企业档案资源没有办法利用关联数据技术实现对应的档案资源整合。

2）企业档案标准化程度低。由于企业档案资源在不同的历史时期所依据的著录标准不同以及在企业不同历史时期企业档案信息的产生环节和产生渠道不同，导致档案信息标准化程度低，标准化较低直接影响了档案信息组织的质量，导致资源之间的关联和语义操作的实在出现障碍。

2.3 机遇分析

1）企业自身发展的需要。企业档案信息资源整合有利于挖掘档案信息资源，提高档案利用效率；有利于档案信息集成，实现档案增值服务；有利于档案信息共享，增强企业竞争力。而关联数据技术是实现企业档案信息资源整合的一条可行之路。

2）存在可借鉴的实践成果。目前国外已经已经开展了关联数据应用于档案工作中的相关研究，如：Linking Lives是英国联合信息系统委员会（JISC）资助的项目，用于将Archives Hub中的档案资源关联数据化。

国内也开展了一系列的研究工作，如黄欣在《关联数据在照片档案管理中的应用研究》中，具体阐述了关联数据应用的必要性、原则、RDF链接制作方法、基础数据构建、元数据核心集基础数据库建设、数据库关联等一系列的研究成果；

2.4 挑战分析

关联数据技术在企业档案信息资源整合中遇到的主要威胁来自于：档案数据的安全性难以保障。档案信息数据安全是档案信息管理的根本工作之一，而关联数据的公开性是管理数据应用于企业档案资源整合中所必需面对的问题。关联数据一般通过PDF以及API等格式进行开发，此类API密钥防盗性较弱，非常容易出现泄漏和入侵等现象，让数据存在风险，影响档案资源的数据安全。

3 管理数据在企业档案资源整合应用中的策略

3.1 优化档案著录标准

首先应依据关联数据特点，重新优化档案著录标准，以实现著录字段向关联数据映射，以满足档案资源整合的需要；其次，对于现有档案资源标准化程度低的情况，研究公司发展脉络，补充必要信息；

3.2 构建统一利用平台

通过构建统一的检索利用平台，可以在提供跨种类档案信息检索的基础上，为用户构建参考咨询或决策建议系统。再通过完善语义推理机制以及知识挖掘，向用户提供个性化、可定制的档案信息资源。以实现档案信息精确推送从而影响科学决策、科研生产，提升企业竞争力。

3.3 鼓励员工参与

应鼓励公司员工参与档案信息整合利用中来。应该在开放员工检索利用的基础上，允许普通用户对档案资源进行简单的组织分类、添加标签，通过简单的组织分类可以研究不同用户需求，从而改进本体推理并优化档案信息推送准确率。

參考文献

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[2]吕元智.数字档案资源知识“关联”组织研究[J].档案学研究，2012.06

[3]马寅源.关联数据应用于档案知识服务的SWOT分析及策略[J].档案与建设，2017（02）：17-20+12.

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