论事业单位档案管理信息化建设问题

吴巧玲

摘 要：随着我国社会经济的快速发展，我国逐渐的迈入到信息和网络时代，事业单位作为社会发展过程中极为重要的组成部分，必须要重视事业单位档案管理的信息化建设，才能够紧跟时代发展的步伐，促进事业单位的可持续性发展，更好的为社会服务。

关键词：事业单位；档案管理；信息化

随着信息时代和网络时代的来临，对于事业单位的档案管理工作提出了更高的要求，传统档案管理本身存在着诸多的弊端，比如管理难度大、储存难等诸多问题，随着信息时代的来临，通过先进的信息技术和网络技术能够实现纸质档案转变为电子档案，提高了管理效率和水平。

1 事业单位档案管理信息化概念及意义

1.1 档案管理信息化的概念

档案管理信息化的基本概念就是指国家档案行政管理部门的统一组织和规划工作中，开展档案管理的时候应该积极的应用到计算机信息技术，对档案信息资源进行管理、处置以及提供便捷的使用服务。组紫红实现档案管理模式逐渐的由传统的档案实体管理转变为档案实体的数字化信息模式，从根本上提高服务能力。所以，从本质上来讲，档案管理信息化建设主要就是指档案管理模式和工作方式逐渐的由传统档案实体保管转变为更为先进、现代化的信息数字化储存、转送以及服务。

1.2 档案管理信息化的意义

随着新时代的来临，信息化管理能够从根本上提高事业单位档案管理的工作效率和水平，计算机技术在进行应用的时候应该贯彻落实档案立卷制度，传统的档案资料十分的零散，在进行管理的时候存在着诸多不安全性以及不可靠性。信息技术的快速发展，能够通过部门内部的密码实现保密工作，避免档案资料出现泄漏的现象发生，从根本上提高了事业单位档案管理的安全性和可靠性。为了能够保证档案收集的完整性，事业单位档案管理部门必须要将档案资料等录入到计算机中，能够方便后续的档案查阅工作，也能够提高日后的编目效率，有效避免了档案出现遗失以及疏漏的现象发生，最终保证档案的完整性。通过先进的信息技术和网络技术，积极的选择最为适合的档案处理软件，能够从根本上提高档案的处置效率，提高档案管理的工作效率。信息技术能够提高档案的利用效率，积极的通过计算机技术应用能够实现对档案的整理和分类工作，并且实现归档和利用，有效提高利用效率。档案管理部门在接收档案的同时能够实现对信息进行二次开发工作，能够充分的发挥出其作用和功能，事业单位的档案管理部门积极的应用计算机技术可以实现档案种类的准确分类，通过大数据技术能够对数据库内的不合格档案进行调整，从根本上保证档案的质量，减少了人力、物力资源的浪费。

2 事业单位档案信息化建设工作进行之中存在着的问题和不足

2.1 档案信息化建设体系还不够完善

档案信息化建设体系在档案管理工作中充当着十分重要的作用，目前事业单位所选择的档案信息化建设体系在运行的时候还存在着诸多不规范的问题，其主要原因就是因为电子文件监督力度不够，缺少相应的法律法规，并且安全体系还存在着一定弊端，最终造成了事业单位档案信息化管理工作的顺利开展。

2.2 针对性不足

事业单位档案管理工作开展的过程中，大部分事业单位并不具有自主建设信息化档案管理系统的能力，往往需要选择具有一定资质的软件研发公司进行设计工作，但是一部分软件公司本身并没有真正的了解事业单位发展的实际情况，不能熟悉事业单位本身的管理特色以及业务流程等内容，最终在进行软件开发设计的时候照搬照抄，并没有针对性开展设计工作，导致软件与事业单位本身的契合度不够，实用价值无法得到有效的保证，最终会影响到信息化管理的实际效果和效率，对于事业单位的档案管理信息化建设开展十分的不利，甚至还会成为阻碍因素。

2.3 档案信息化建设平台更新速度较慢

目前的事业单位档案信息化建设工作开展的时候虽然具有比较完整的职工档案信息管理系统作为基础条件，但是在实践过程中受到的重视程度还是比较欠缺的，大部分单位内部的档案管理信息化平台模块更新速度比较慢，一部分新入职的员工信息并没有得到及时录入和更新，从而为人才的优化和管理带来了一定阻碍。必须还要重视档案信息化平台建设使用效率比较低，无法真正的发挥出信息平台的作用和价值。

2.4 工作人员的职业能力不强

档案信息化建设管理工作的实施进度往往会受到工作人员本身综合素质和专业技术水平的影响，目前我国大部分事业单位积极的应用信息化管理档案，但是在实践建设过程中一部分工作人员远远无法满足工作的需求，管理经验并不是十分的丰富，最终无法胜任事业单位档案管理工作的责任。

3 提升事业单位档案管理信息化建设水平的良好方式

3.1 优化档案信息化管理体系

必须要不断的优化事业单位档案信息化建设管理体系，结合内部的相关规章制度进行不断的完善和创新，尤其要结合事业单位自身的实际特色和先进的管理理念，才能够为档案信息化建设打下牢固的基础条件。必须要重视电子文档的监督力度，事业单位应该积极的从档案信息化建设平台出发，对电子文档的权限以及管理规范等诸多方面的细节进行规定，并且做好借阅指导工作。事业单位必须要建立自身相关的档案信息化建设的管理制度，将管理制度落实到每个管理环节中，才能够有效的避免各种问题的出现。

3.2 提升档案管理信息化建设平台的维护和更新工作

定期做好档案管理信息化建设平台的更新工作，从根本上提高平台的应用效率。事业单位必须要定期的开展全方位的维护工作，主要维护对象包括了服务器、计算机以及磁盘阵列等方面，做好充分的检查工作，并且要做好档案信息网站以及数字化扫描管理系统等诸多方面的监管工作，按时的完成病毒检测和查杀工作，才能够保证档案信息电子化系统的安全性和可靠性。

3.3 加强重视程度

领导本身的意识会直接影响到事业单位档案管理信息化建设的实施和完善，必须要将档案管理信息化建设放到领导管理事业单位的规划中，并且加以明确。事业单位必须要保证充足的资金确保档案信息化建设的顺利开展，并且积极的引用先进的管理硬件设备和信息化，才能够真正的提高管理水平和效率。事业单位必须要重视思想建设工作，做好宣传工作，才能够真正的让信息化意识落实到每个人员身上，帮助员工们能够清晰的意识到档案信息化建设的重要性和优势，并且用发展的眼光看待问题。事业单位必须要积极的拟定相关工作管理要求和规范，帮助每个部门能够承担档案管理信息化建设中所需要承担的责任，并且将档案管理信息化建设纳入到事业单位的政策和制度中，才能够进一步促进档案管理信息化建设的稳定发展。

3.4 切实开展档案管理信息化人员的专业培训工作

为了能够真正的提高事业单位档案管理信息化建设的水平和效率，必须要重视管理人员的培训工作，不断的提高管理人员自身的综合素质和专业技术水平显得尤为重要，事业单位可以积极的引用信息技术的专业人才，通过专业人才来带动整个事业单位档案管理人员的综合素质。事业单位应该积极的开展培训工作，针对档案管理、信息技术等方面进行全方位的培训工作，才能够进一步提高管理人员的实践能力和业务水平。

4 結语

事业单位开展档案信息化建设的时候必须要适应社会发展的需求，并且要重视事业单位档案管理人员的培训工作，才能够真正的提高事业单位档案管理信息化建设水平，最终促进我国事业单位的可持续性发展。

参考文献

[1]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013（16）：128-129.

[2]程巧玲.事业单位档案管理信息化建设问题[J].档案管理，2011（4）：86.