对做好物业档案管理工作的认识与思考

周爰

摘 要：我国物业管理起步相对较晚，物业管理还不够全面，而物业档案管理作为物业管理重要组成部分，也还不够健全。随着城市化不断发展，推动了物业以及物业档案管理发展，要求物业档案管理进一步健全，从而充分发挥物业档案作用。本文就物业档案管理原则进行了说明，并在分析物业档案管理中存在的问题基础上，提出了进一步完善物业档案管理工作的措施，以期可以起到改进物业档案管理目的。

关键词：物业管理；物业档案管理

随着城市房地产日益发展，衍生了物业服务这个新兴行业，并呈不断发展壮大趋势。物业档案管理属于物业服务内容工作中一项重要工作，也是进行其它服务的前提和保障，物业档案管理工作好差是评价一家物业公司工作规范与否的重要标准。为确保物业服务顺利开展，需要认识到物业档案管理存在的问题并加以解决，提升档案管理意识，完善工作制度，扩大物业档案服务新领域，推进物业档案管理工作稳定发展。

1 物业档案管理原则

1）安全至上原则。物业档案管理与传统档案管理相同，极为重视安全问题。存储物业档案的场地应符合档案管理有关规定，配备相应的防火防盗设备，根据载体的差异，将温度与湿度控制在相应的范围。同时配备专业负责人员，设立一定的安全管理制度，制定应急备案措施，保障物业档案的实体安全与信息安全。

2）集中分散原则。当期许多大型物业服务企业，具有较多物业管理项目，名下机构数量诸多，业务具有较大差别。这种情况下，必须兼顾集中与分散工作。物业管理企业总部应设置专门的物业档案管理机构，主要负责管理和指示物业档案管理工作。制定统一的物业管理规章制度，联系所有部门资源，按照国家律法和有关标准，集中负责物业档案管理的政策制定与规范管理事项。而各部门主要负责本地物业档案管理工作，同时对其监督和指导。

3）业务对接原则。当前物业管理逐渐打破了以往的设备维修、设施维护及清洁安保等工作范围，趋向于更加系统、更具附加值的方向发展。物业档案管理工作就是按照物业管理内容所添加的工作，需要做出一定整改，健全收集归档范围。但凡在物业管理中出现的，具有保留价值的文件资料，都需要进行归档保留，按照不同的业务门类，合理地调整档案分类方法，从而高效地完成物业档案管理。

4）规范管理原则。物业档案需要遵从已有的法律法规与部门行业规章，严格根据有关技术标准规范加以管理。而物业档案管理必须遵从档案管理一般规律，使用科学的管理手段，保证档案的完整性，充分发挥档案作用，以防自搞一套。

5）评价指标原则。物业档案管理是物业管理工作的一个重要组成部分，对物业管理工作质效具有直接影响，物业管理考评必须将物业档案管理作为一大指标。物业服务企业需要将物业档案管理工作归入部门工作目标考核内容，健全管理制度与评价制度，切实可行地推进物业档案管理工作。在选择物业服务企业时，业主单位与业主委员会必须将物业档案管理水平视为一项重要指标，择优选用。在物业服务企业进场之后，对企业进行年度考评，并将物业档案管理作为重要指标，且严格对待。

2 物业档案管理工作中存在的不足

在检查物业档案管理工作中，我们可以发现档案工作中存在着一些相对突出的共性问题，有关行业档案管理工作缺失规范，致使档案管理工作规范性不足，档案管理质量难以提高。主要体现在：首先是档案资料不健全。比如小区台账中的业主个人情况登记栏缺漏，且内容不能及时变更。其次是档案资料存放没有按照顺序与事件发展过程加以分类、归档、立卷，致使档案管理工作显得没有秩序，导致查找利用时浪费不必要的时间和精力。此外是没有明确档案资料缺失责任。因为档案管理工作不够到位和规范，档案资料传阅过程中交接手续不完善，没有明确缺失档案的责任。甚至在项目验收移交中，有一些建设单位与管理单位存在把一些档案转移、抽取、代替、隐匿及销毁的问题，故意逃避管理责任。最后是档案管理现代化水平不高，特别是软件建设方面不够发达。

3 进一步完善物业档案管理工作的措施

1）提高档案管理意识，将物业档案管理工作落实到实处。首先是将物业档案工作落实到企业整体规划中，从上至下地强化工作人员的档案意识。让工作人员认识到物业档案管理是物业公司管理的基础和管理实践服务水平的经验不断积累的成果，同时也是物业管理工作的前提条件，还是公司进一步发展和提高的主要资源。其次是公司高管需要加强对物业档案管理工作的重视程度，设置与物业档案管理工作相关的制度，通过设定制度来落实责任，以此增强档案物业管理工作。最后是借助组织参加档案知识培训等手段，增强档案管理工作人员意识，形成人人支持档案工作的环境。

2）转变物业档案管理理念。其一是遵循服务为主理念。物业管理公司最主要的目的是服务，这也是物业管理公司实现有效管理的根本方式。物业档案管理是物业管理的前提依据，物业档案管理必须需要以服务为导向。确定物业档案管理的内容、设定制度以及选取模式等，都需要以满足业主基本需求、个性化需求及动态需求这三方面需求为标准。其二是系统物业档案管理理念。按照物业档案生成时间，系统物业档案管理可以划分为四个阶段，分别是早期设计阶段档案管理、前期施工阶段档案管理、前期阶段档案管理及后期管理阶段档案管理。系统物业档案管理需要在工程早期设计阶段就派工作人员跟踪相关工作，做好收集资料和建档事项，把前期工作都纳入档案管理系统范围，有利于自身处于主动位置。其三是信息化管理理念。物业档案管理实现数据资源管理一体化，需要通过计算机网络等信息化工具，建设信息化的物业档案管理，推进物业档案管理工作满足现代社会需求。

3）建立完善的物業档案管理制度。建立健全物业档案管理制度需要从三方面着手：第一要遵循合理设定、科学流程、简便运用、严格落实原则。第二要依据物业服务和档案管理相关律法，结合具体情况，创建完善的物业档案管理制度，分别是各类文件材料的归档制度、档案保密制度、档案保管制度、档案交换制度、档案鉴定销毁制度、工作人员岗位责任制度……以此促使物业档案管理工作规范化，保证文件材料完整、真实、有效、便于运用。其三要采用复合公司本身实际运营情况的管理方式，健全档案网络与程序，物业档案管理职责落实到个人，实行全方位管理，保证物业档案管理质量，增强物业管理服务水平。

4）增强物业档案管理工作人员水平。一是增强物业管理人员专业水平。培养和招聘专业的物业档案管理人员，熟悉档案管理工作环节，熟练不同类型档案和不同载体档案的管理方式，明确物业档案的来源、数量、价值、分类及整理方式。二是促使物业档案管理人员实现信息化管理。不断提高管理人员的管理能力，熟练档案管理业务操作，并掌握计算机网络和现代通信技术应用与维护技能、信息组织及开发能力，以此让物业档案管理工作满足信息化发展环境下的各项要求。三是推进物业档案管理人员培训常态化，应对物业档案管理人员实施定期培训，以此增强档案管理人员的档案业务理论知识与专业能力。

4 结语

综上所述，物业档案管理是物业管理中的基础工作之一，其贯穿于物业管理全过程中，加强物业档案管理是为提升物业管理综合水平，以此为物业管理公司增加经济效益，增强企业竞争能力，保障社区和谐稳定。物业管理公司只有真正意识到这点，同时为物业档案工作给予精神与物质上的双重支持，才能促使物业管理整体水平获得进一步提升。

参考文献

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[3]董丽彬.浅议优化社区物业档案管理[J].现代企业文化，2017（2）：99-100.