信息时代下档案管理工作的创新研究

张丰丽

摘 要：在信息技术不断发展的当下，企业要想获得更加广阔的发展空间，必须提高工作质量和效率，以便提高企业的核心竞争力。为了实现此目标，企业必须加强信息化管理，采用先进的科学技术，不断创新管理模式，从而提高企业管理的整体质量。本文立足于档案管理工作，针对信息时代下档案管理工作的创新进行分析和研究，阐述了具体的创新策略，希望为相关档案管理人员提供一些参考依据。

关键词：信息时代；档案管理；创新

随着社会的进步和科技的发展，信息技术和互联网技术被广泛地应用于各个领域中，推动了各项工作的信息化进程。档案管理作为企业管理工作的重要组成部分，对于企业的长期发展具有重要的现实意义。在新形势下，传统的档案管理模式已经无法适应企业的实际发展需要了，这就要求企业必须加强对档案管理工作的创新，采取行之有效的管理办法，从而为企业发展提供更优质的服务，进一步推动档案事业的信息化进程。

1 信息时代下档案管理工作的概述

档案管理是指对档案信息进行搜集、整理、存储、保管和编辑等工作，由于档案信息具有较强的多样性和复杂性，导致管理人员在管理工作中经常需要花费大量的时间和精力进行管理工作。[1]随着信息时代的到来，信息技术和互联网技术为档案管理带来了巨大的便利，不仅改变了其管理方式，而且还有效地提高了管理效率，同时还减少了工作失误的发生。值得注意的是，为了确保档案管理的有效性和可靠性，在应用信息技术进行档案管理时，必须由统一的行政部门进行监督和指导，以便为档案管理工作的开展提供可靠的保障。在信息时代中，档案管理主要具有两个特点：第一，信息时代下档案管理工作必须围绕相关的法律法规开展，必须依靠相应的行政部门有序进行；第二，信息时代下档案管理已经由传统的实物存档变为电子档案，企业、政府、学校的档案管理逐步向信息化过渡。

2 信息时代下档案管理工作的创新策略

2.1 做好电子档案信息的登记工作

目前，随着信息技术在档案管理工作中的广泛应用，档案管理工作取得了一定的成效，但是，由于档案管理系统建设较为分散，不利于统一管理，这也给档案管理工作增加了许多难度。[2]鉴于此，有必要将所有的档案进行登记造册，做好登记工作之后再归入总系统，以便提高档案管理的质量和效率，如果发生意外情况就不用担心档案资料的丢失与损毁，进一步确保档案信息的真实性与完整性。即使发生自然灾害等不可抗力因素，造成部分机构的信息损毁或者丢失也不需要紧张，在总系统可以找到相应的档案，总系统对每个档案都有记录与备份，不仅可以防止意外发生档案的丢失，还可以对各个附属机构的工作安排提供帮助，对于各个部门出现的问题都可以及时有效的处理。計算机具有强大的存储容量，自动化程度高，逻辑思维运行能力比较强，计算机管理功能是一项以数据库为核心的运行模式，包括数据采集、数据加工以及数据分析、数据编排、数据检索以及数据发布等多个方面的内容，已经广泛应用到信息检索工作与图书馆管理领域中。因此，档案管理人员可以充分利用计算机的这些强大功能，做好档案信息的分类整理工作，便于日后的使用与查询，从而为提高档案管理工作的整体质量奠定良好的基础。

2.2 不断提高管理人员的创新意识

管理人员的工作态度与职业技能对档案管理工作的影响是非常重要的，可以说在一定程度上决定着档案管理工作的状态。从事档案管理工作的相关人员是第一线的人员，在平常管理工作中发现的问题以及其他与档案管理工作有关系的因素，都是值得深入探究与改进的地方。同时，相关各部分之间还需要多加沟通交流，针对档案管理工作的实际问题与弊端进行探讨，对于有创新意识的工作人员给以适当的奖励，建立完善的奖励机制，这样可以大大调动员工的积极性与创造性，激发员工的热情，也可以促进员工不断改进自身的不足之处，修正自己的工作态度，逐渐完善自己。

2.3 提高档案信息的共享性和系统性

传统上各个部门都是自我经营，分散问题比较严重，而且各个部门之间长期没有交流沟通，信息资源流通不畅，别说信息共享性与系统性了。[3]没有形成一个完整统一的系统，档案信息随处都可以找到，信息杂乱无章，档案使用者在选择资料的过程中没有程序可言。所以档案管理总部应该带头引导与鼓励各个部门之间进行交流，在必要的时候举办一些座谈活动，统一部门之间的工作重点与中心，划分各个部门之间的职责与工作内容。分工合作，并相互监督。在使用者利用相应档案资料的时候可以依照相关的程度进行，在资料上传的过程中，要做好一系列工作，比如相关工作人员要标注清楚资料的来源以及资料是原件还是复印件，并且标注好资料原件的地点，这些信息必须标注清楚，以便日后方便使用者查询与利用。

2.4 建立完善的档案信息管理体制

档案管理体制的创新是档案信息化管理的重要途径与方式。在信息化时代背景下，需要对档案信息进行统一管理，建立全面的档案信息管理体制，对信息资源进行充分分析与整合，提取有价值的信息，将信息技术与档案管理工作相结合，充分发挥信息技术的优势与功能，不断完善我国的档案信息体制，加强对档案信息管理的力度与监督。传统上我国的档案信息系统不够规范，系统比较分散，不利于硬件与软件的选择，经常出现选择上的事物，进而影响着档案信息系统运行的可靠性与安全性，同时也给档案信息管理带来一定的困难。所以，需要对档案信息制度进行优化与完善，将每个部门都纳入到档案信息管理系统中，形成统一的管理系统，不断增强管理的自动性与智能性，统筹规划，兼顾各个部门的内部机构与需求，以便集中管理。

3 结语

综上所述，在信息化时代背景下，只有不断加强对档案管理的创新，才能提高档案管理的整体水平，从而取得理想的管理效果。为此，档案管理人员必须要树立创新意识，采取创新性的管理手段，不断完善档案管理制度和体系，建立丰富的网络平台，将档案管理工作与科学技术相结合，切实做到信息化管理和现代化管理，从而为优化档案管理结构创造良好的条件。

参考文献

[1]吕欢弟.信息时代下档案管理工作的创新研究[J].中外企业家，2014（20）.

[2]姜丽华.基于信息时代的档案管理工作创新策略研究[J].经贸实践，2017（23）.

[3]李小莹.试论信息化时代如何做好档案管理的创新及发展[J].办公室业务，2018（02）.