内蒙古鄂尔多斯X县政府干部人事档案电子化研究

黄瑞生

摘 要：内蒙古鄂尔多斯X县政府档案管理部门要依国家干部档案管理规范，将大量的干部档案电子化。当前这项工作存在工作周期长、工作人员使用的技术落后、工作流程不科学的问题，这导致这项工作的质量和效率难以保证。政府部门必须做好这项工作的基础建设，为人事档案电子化工作建立工作优势，然后再通过优化人事档案电子化措施，来全面的推动工作高效的、优质的进行。

关键词：干部人事档案；电子化；信息建设；档案管理

内蒙古鄂尔多斯X县政府档案管理部门要依国家干部档案管理规范，将干部档案电子化。开展这项的目的，是为了发挥信息技术的优势，开展高效的人事档案管理；应用电子化档案易复制、易传播、无纸化的优势，减少管理的成本；在将档案管理信息化的过程中，让档案管理制度向规范化、科学化的方向发展。

1 人事档案管理现状

当前内蒙古鄂尔多斯X县政府干部人事档案共有5600册，在将这些人事档案资料电子化的过程中，人事档案电子化的工作经常出现以下的问题：第一，信息入库的周期过长，县政府干部人事档案册数多，数字化处理的周期长、图片化处理的时间长，大量的干部档案都还没有转换成数字档案，这带来《干部档案管理信息系统》出现了有系统框架，却无数据或数据不全的问题。第二，工作人员的作业方法落后，当前很多工作人员只会应用传统的方法录入数据、处理图片，因为工作人员缺乏先处的进理技术，导致人事档案数字化的周期变长。第三，缺乏一套科学的工作流程，当前很多工作人员在处理人事档案的时候，都是应用各自为政的方法处理档案，这导致人事档案处理的质量参差不齐，工作缺乏协作，从而工作的质量和效率都难以保证。

2 人事档案电子化优势

1）建立科学的工作框架。在开展人事档案电子化工作时，要建立一套科学的框架，发挥流程化的工作优势。当前人事档案电子化工作应当制订一个档案核对、档案扫描、文本校对、文档排版、质量监督的工作流程。应用这样的方法，可以让每个岗位的工作人员都能应用统一化的标准完成工作，并且能够应用批量化工作的方法提高工作的质量。

2）建立完善的工作机制。干部人事档案涉及的内容很多，如果没有一套完善的工作机制，那么在工作中可能会存在各种问题。为了让每个岗位的工作人员都能履行自己的职责，人事档案部门要做好顶层设计，建立完善的工作制度。比如要建立文件检索制度、档案查阅审批制度、用户责任权限制度、数字化监督保密制度、安全管理制度等。只有开展这样的工作，才能促进人事档案电子化的工作。

3）建立岗位激励制度。为了确保人事档案电子化的质量与安全性，人事档案管理部门要建立一套激励制度。比如如果工作人员高效的、优质的完成了自己的岗位工作，那么可以获得相应的激励；反之，如果因为工作人员在工作中出现了错误，导致出现了人事档案电子化质量的问题，则要追问岗位责任，或者如果工作人员没有保质保量的完成工作，也要被追问责任。应用这样的方法，可以提高干部人事档案的工作质量及工作效率。

4）建立工作人员培训制度。为了让工作队员能够应用现代化的信息技术设备开展工作，及能够应用现代化的软件开展工作，单位应当对工作人员进行培训。单位要让工作人员全面了解工作制度，依制度和规范开展工作。单位要让工作人员意识到，他们的技术水平与他们的工作质量与效率紧密挂勾，而他们的工作质量与效率又与他们的薪酬紧密挂勾。应用这样的方法，提以提高工作人员的水平。

3 人事档案电子化措施

1）明晰人事档案电子化功能。开展人事档案电子化的目的，是为了便于干部信息管理系统能够自主的接收档案材料，片主生成目录，便于做好便阅档、借档、转档、名册管理，可方便工作人员上报接收资料、记录工作日志、安全管理、系统管理等，使干部人事档案电子化信息能够被共享。如果要电子化人事档案的质量达到这样的要求，人事档案管理部门便要制订一套统一化、规范化、科学化的人事档案电子化标准，使工作人員能依此标准完成人事档案电子化的

作业。

2）制订人事档案电子化标准。为了控制人事档案电子化生成的质量，人事档案管理部门要结合干部人事档案系统管理的需求，建立人事档案电子化模板，让工作人员能依此标准建立工作模板，使工作人员可批量化的完成作业：第一，定制专业的目录打印模板，档案部门要制订统一的纸纸规格，统一生成页眉、页角、页码表示方法、生成统一的字间距与行间距、生成标准的字体大小、设置统一的字体，设制统一的图片大小，设置统一的图片质量标准等，应用这样的方法，可以确保干部人事档案处理的质量，并且便于工作人员打印人事档案资料或开展后续的档案管理。第二，定制文档生成的格式等，统一文档标题生成文法、索引生成方法等，因为当前人们阅览干部人事档案的软件很多，有些单位会应用EXCEL打开表格、有些单位会应用WPS打开表格；有些单位会应用office2007处理文档，有些单位会应用office2013处理文档等，如果不能统一文档生成的格式，则其它单位在应用人事档案电子化资料时，可能会出现乱码或者不兼容的现象。为此，档案部门要合理的制订文档生成的格式，在制订生成的格式时，不能一味的追求应用最新的文档标准生成文件，而要考虑文档使用的兼容性。第三，做好人事档案文档与原始档案的关联，干部人事档案中的图片文件，或者某些文字文件是经过处理的文件，有时工作人员需要查阅原始文档，此时要做好人事档案电子文档与原始文件的关联工作，让工作人员可以在获得人事档案电子版本的同时也获得关联文件。

3）优化人事档案电子化的流程。在人事档案电子化的工作中，应当分解岗位，应用流程化的方法开展工作。开展流程化的工作有以下几个目的：第一，应用流程化的工作，可以提高工作效率。比如负责扫描的工作人员可以专心负责扫描工作，应用这样的方法，工作人员可以在单位时间里完成大量的抛描工作。同理，负责校对的工作人员可以专心校对工作，发挥自己专业优势，从而提高工作效率。第二，便于批量化的开展工作，比如人事档案管理人员在完成了抛描的工作以后，可以完成其它的工作，应用这样的方法，可以批量化的开展工作，优化人力资源配置。第三，便于建立激励制度，应用这样的方法，便于量化工作的成果，并且易于控制工作的质量，比如如果负责排版的工作人员出现了排版错误以后，最后负责监督的工作人员发现出现了质量问题，可以即时帮助排版的工作人员发现问题，避免负责排版的工作人员继续犯错。

4）优化信息技术的应用。为了提高工作的效率，工作人员必须掌握先进的信息技术应用方法。比如应用手工录入汉字的方法，效率低，并且不适合批量化的开展工作。工作人员可以在扫描纸质文档时，可以应用具有OCR识别汉字功能的扫描仪工作，这样可以应用现代化的扫描技术完成汉字的录入，避免应用手动录入汉字。在转换档案时，可以应用迅捷档案转换器，把现有的PDF文件等批量化的转换为图文文档。

4 总结

为了建立信息化的人事档案管理系统，当前内蒙古鄂尔多斯X县政府要将大量的干部人事档案转换成电子化文化。当前这项工作存在工作周期长、工作人员使用的技术落后、工作流程不科学的问题，这导致这项工作的质量和效率难以保证。政府部门必须投入更多的人力、物力、财力，做好这项工作的基础建设，为人事档案电子化工作建立工作优势，然后再通过优化人事档案电子化措施，来全面的推动工作高效的、优质的进行。

参考文献

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[2]贺雪莹.对人事档案标题进行细化的建议[J].档案管理，2017（01）.

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