事业单位档案管理存在的问题及对策研究

贾笳

摘 要：随着经济的不断发展，事业单位的数量和规模也不断扩大，事业单位的管理工作受到越来越多部门的重视。在管理事业单位的过程中，有很重要的一项管理环节是档案管理，这关系着企业能否系统地掌握工作人员和部门发展的相关信息，这对于事业单位的发展具有很重要的作用。但是目前事业单位中的管理工作还存在很多缺点，由于受到周围环境和单位实际情况的影响，档案管理的质量和效率还有待提高。事业单位要积极探索有效的改进措施，解决当前档案管理中存在的问题，充分利用好档案中的信息，从而借以完善单位的决策，促进事业单位更加稳定地发展。

关键词：事业单位；档案管理；管理问题；规范化

随着互联网信息技术的发展，其在人民生活和工作中越来越普及。目前很多事业单位都开始在档案管理工作中融入互联网技术，推动档案管理方式由传统化走向信息化，使档案管理工作效率得到了有效地提高。但是在应用信息技术管理档案时，当前的很多事业单位还存在着一些问题，包括对档案管理的观念意识、管理档案的方式以及管理人员的综合素质，都需要进一步探究改进。要深入分析当前档案管理工作存在的问题，并找出有效的应对措施

1 事业单位档案管理现状

1.1 档案管理人员缺乏专业知识

在进行档案管理工作时，很多事业单位的相关管理人员没有完善的专业知识，档案管理的工作效率和质量就很低。虽然相比于其他的工作来说，档案管理工作不是很复杂，没有较高的技术要求，但还是需要工作人员一定的专业知识和管理办法。要想做好档案的管理工作，不仅要提升工作人员的专业技能，还要培养工作人员的责任意识和职业道德感，提升工作人员对于档案管理工作的重视程度。目前在很多事业单位的档案管理工作中，工作人员没有足够的专业能力，综合素质较低，不能很好的与时俱进。随着时代的变迁和科学技术的发展，档案管理工作也要不断改革，将互联网信息技术融入其中，使工作更加方便快捷，减少工作人员的工作量。但由于很多事业单位的档案管理人员没有这种信息化意识，就无法很好地适应当下对于档案管理的新要求，比如收集整理档案材料的速度、装订归档的业务流程模式创新等。如果档案管理人员没有较高的责任意识，就很难做到主动思考创新档案管理工作的新模式和方法，甚至会不负责任地敷衍了事，导致整个管理工作的效果很差。

1.2 档案管理硬件条件差

随着信息技术的发展和互联网的普及，档案管理工作的信息化趋势越来越明显。现在有一部分企业还没有意识到信息化的重要性，还在使用传统的档案管理方式，这就导致整个企业的管理系统效率低下，准确性也有待提高。而另外很大一部分企业已经意识到了信息化档案管理方式的重要程度，在进行档案管理时已经开始使用信息技术进行管理工作和数据分析，但由于没有较成熟的技术和完善的设备支撑，很多事业单位的信息化程度还仅限于利用数据库进行简单记录，没有使用先进技术深入分析这些数据，不能更有效地利用档案资料中的信息，这很不利于档案管理的优化改进和事业单位的稳定发展。

2 事业单位档案管理存在问题的对策分析

2.1 加强档案管理工作人员的培训

在进行档案管理工作时，档案管理人员的综合素质是影响管理工作效率和质量的很重要的因素。准确来说，管理人员的综合素质主要包括工作人员的信息化意识、专业技能、专业水平、责任意识等。专业知识和技能能够支撑工作人员更有效地完成档案管理工作，减少错误的发生，确保工作的准确性和有效性。信息化意识能够加强管理人员对新时代下互联网技术的重视和应用，从而积极学习先进的科学技术和网络知识，灵活地运用到实际工作中。责任意识能够强化工作人员对于档案管理工作的重视程度，使其意识到自己工作的重要性，从而更加认真负责地进行管理。综上，档案管理人员的综合素质严重影响着管理工作的效率和质量，事业单位要想加强档案管理工作，就要重视对于管理人员的综合素养的培养和提升，具体可以通过以下几点出發：一是和档案管理人员建立更加密切的沟通联系，通过事业单位和档案管理人员的共同努力和相互配合，做好新时代背景下的档案管理工作。二是可以组织一些相关理论知识的培训大会，邀请一些档案管理方面的专家进行讲解，结合当下的科学技术提出创新模式和优化方法，向档案管理人员传授有效的理论观点，提升内部人员的综合素质。三是可以开展一些思想教育活动，包括一些相关主题的讲座和分享交流会，培养管理人员的正确工作意识，更加认真负责地对待自己的职务。另外，还要提高管理人员的自学能力和意识，对于互联网技术要积极学习和研究，掌握更多的信息化技术。知识的学习应该包括计算机基础操作、统计学、心理学等，在更宽的领域学习，掌握更全面的内容，这有助于档案管理工作的开展。

2.2 加强基础建设和硬件建设

目前很多事业单位的档案管理工作缺乏一定的效率和速度，主要是因为利用传统的档案管理方法需要消耗大量的人力物力，管理的效率很低。随着时代的发展和互联网技术的普及，很多事业单位都开始采用互联网技术进行系统管理。通过利用计算机技术，档案管理工作的整体效率就会大幅提升。除此之外，工作人员还要完善建立档案管理信息系统，更加规范系统地对档案进行信息录入和归档分类等，这时也需要结合自身事业单位的实际情况建立一定的分类标准，从而统一整个系统的操作流程。通过信息化系统管理，可以显著提升整个档案管理工作的效率和质量。因此，事业单位要重视对档案管理的信息化进程，在设备投入方面要加大资金支持力度，安排专业人员采购足够数量、性能良好的计算机设备，为信息化管理提供技术保障。对于这些先进的机械设备，在使用时要注重使用的行为规范，这就要求组织管理人员参加一些技术培训，更加了解其中的操作步骤，提升工作人员的技术水平。另外，还要安排一些工作人员定期对这些设备进行维修保养，保证设备能够正常运行。管理人员要掌握一定的计算机档案管理技能，这样才能真正实现档案的信息化管理，推进事业单位的信息化进程。

2.3 重视事业单位档案管理工作

除了工作人员的综合素质和计算机档案管理设备的支持，事业单位对于档案管理工作的重视程度也严重影响着档案管理工作的开展。首先是事业单位的领导人员，要做好表率作用，提高对于档案管理工作的重视程度，建立完善的管理系统和监督机制，对于出现的问题要认真对待和处理。当档案管理工作出现质量问题和效率问题时，领导要及时提出这些问题现象，并提出有效的改进措施，从而带领整个事业单位做好档案管理的工作。然后是要想办法培养管理人员的重视程度和信息化意识，这需要事业单位根据自身的实际情况制定一套有效的考核模式，同时加大对这些工作的监督力度，从而保证每位工作人员能够积极地投入到管理工作的模式改革和创新中去。当工作人员意识到档案管理的重要性时，也就会更加规范科学地展开工作，提高工作效率和管理的质量。

3 结束语

在事业单位的发展道路上，档案管理工作时很重要的一部分。随着时代的发展，事业单位中的档案管理工作也要进行一定的改革和优化。目前很多事业单位在档案管理中还存在着一些问题，这需要事业单位加大对管理人员的监管和考核，组织工作人员参加一些关于信息技术的讲座，培养其信息化意识和责任意识，从而提高档案管理工作的效率和质量，促进事业单位更加稳定地发展。

参考文献

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