基于网络环境下企业档案信息化建设的策略

赵霞

摘 要：企业档案包含企业各项经营管理的历史数据，是企业发展的历史见证，在一些新的科研经营项目开展中，常需要借鉴企业档案获取历史经验，提高经营效率及质量。经济发展带动社会进步，影响企业个性工作。对档案管理而言，管理效率决定档案应用智联，进行档案信息化建设，可提高档案应用效率，但其基础薄弱，缺乏技术及资金支持，无专业管理人员落实信息化技术。

关键词：网络环境；企业档案；信息化；建设；策略

以互联网为支持开展各项业务是网络环境下各大行业发展趋势。对企业档案管理工作而言，传统纸质档案无法满足企业发展需求，利用信息化技术管理档案，将OA、MIS等系统融入到档案管理当中，可以大大提高档案管理效率及质量，需要用到档案的时候可通过计算机快速检索档案的相关信息，节省不必要的繁琐步骤，有助于企业长久发展[1]。新时期网络环境影响下，如何发挥信息技术最大化优势，优化企业档案管理是企业首要考虑的问题，企业需站在发展的眼光上看问题，认识到自身发展和信息化技术之间的必要联系。

1 企业档案管理信息化建设的重要性

档案管理是企业基础工作内容，做好档案管理可提高企业各工作质量，促进企业可持续发展。档案管理信息化建设，通过积极开展信息化建设，以提高档案管理工作效率及质量。对企业的文件、档案、历史记录、日志等合理整合，用电子档案的形式传输到档案数据库中，便于后期查看相关信息，二次利用，资源共享，提高利用效率，为企业发展奠定基础。

1.1 檔案是企业重要信息资源

档案为企业提供各类信息资源，通过分析资源，企业吸收经验教训，更好的开展其他工作。企业采取多种手段从事档案信息化建设，投入人力物力财力，以开发信息技术，探寻档案深层价值，开发利用，推动档案管理向现代化、智能化、自动化方向不断发展[2]。

1.2 企业档案信息化是信息工程重要组成

档案信息化建设关系到企业的发展，网络环境下，更多的信息涌入到企业当中，企业需甄别有用信息，利用有用信息，以促进自身合理发展。以科学的网络信息技术支持，对档案实现线上操作、软件操作，降低工作人员查找档案、摆放档案等工作的时间及体力，实现对档案的快速录入、快速查找等功能，解放管理人员双手，只需要进行简单操作即可对档案精细化管理。企业档案管理工作不需要投入过多的体力劳动，只需操作计算机，即可实现对档案的高效管理，发挥档案信息资源的最大化价值，实现资源共享。

1.3 企业档案是企业基础管理重要内容

企业档案涉及到大量机密文件，关系到企业利益、面貌、权益等内容，属重要信息资源，是企业赖以生存之根本[3]。科学的档案管理可反映出企业的发展、已有的技术成果及技术经营内容，利用档案开展生产经营，是企业长期发展的有效手段。

2 企业档案信息化建设中存在的问题

2.1 信息化建设发展差异大

在一些中小企业中，受其自身发展规模及资金储备影响，其往往没有多余的精力对档案管理进行信息化改造，一些企业经营不善，存在减员现象，其对应的档案管理工作的信息化步伐受到制约，不同企业之间的档案管理工作质量及效率差异明显，对应的信息化建设差异较大，企业自身生存及发展受到限制，也就无法进一步开展信息化建设，及时开展了信息化建设的档案管理部门，其在今后的发展中也存在严重的不平衡现象。

2.2 基础薄弱

工作人员对档案信息化认识不足，信息技术执行落实基础薄弱，硬件设施缺失，硬件设施基础薄弱，档案管理工作受限。

此外，某些企业在自身发展中“自身难保”，需转型适应社会发展需求，无暇顾及档案信息化建设，没有认识到档案信息化对企业发展的促进作用，未投入充足资金。例如，企业缺乏合理的设备及技术，档案网络技术建设质量差异较大，缺乏专业的信息化技术人才，及时投入考虑专业的技术设备，也不能发挥设备最大化的价值。

3 强化企业档案信息化建设对策分析

3.1 强化档案信息化技术标准制定

科学的标准可保障档案信息化建设落实，是执行信息档案操作之根本。当下，一些档案信息化建设缺乏标准制定，需行政管理部门落实工作，结合企业发展需求，健全工作制度及标准，为档案信息化建设落实提供制度支持。此外，需分析国家对信息化技术及企业政策的支持，按照企业发展实力、发展需求、未来发展方向制定合理的档案信息化标准。

3.2 重视档案信息化建设系统设计及软件开发

以计算机技术为支持落实档案信息化建设，要和企业设计、生产、经营、财务、材料、服务联系起来，确保电子文件、电子档案等能够正常传递、记录。需建立满足需求的档案管理系统，便于人员操作，可确保档案储存的安全性和可靠性。在软件开发上，要密切关注科技前沿技术的开发，将先进的技术融入到自身软件中去，对原有软件进行科学更新，加大补丁及漏洞的开发与解决，完善信息化软件，融入自动检索、人性化历史记录内容，在操作人员操作时能够及时显示相关信息，确保档案储存及检索的便捷性和全面性，提高档案效率及质量。

3.3 给予档案信息化建设足够重视

为确保档案信息化建设发挥最大化价值，需重视建设工作，领导部门深入到信息化建设当中，关心建设问题，投入充足的人力物力财力，引导档案管理向信息化方向不断发展。

不可盲目抛弃纸质档案储存管理，需将的电子档案和纸质档案结合起来，发挥两者各自的优势，对重要的档案内容，以纸质档案备份处理，在电脑上输入纸质档案的备份记录，为今后使用档案提供有力参考。

3.4 强化企业信息化管理人才队伍建设

仅依靠信息化档案管理技术，无对口的专业性人才是徒劳的，加强信息化专业技术人才的引进需和信息化档案建设同步开展，企业投入充足的资金，加高人才招聘门槛，多招聘具有专业性信息操作能力及良好综合素质的人才。对现有的档案管理人才队伍加强信息化操作技术知识培训，提高档案人员自身信息技术掌握能力。在培训中融入绩效考核制度，对表现积极的管理人员给予口头表扬及奖金奖励，对消极对待培训的管理人员给予通报批评及适当经济处罚，积极推进信息化技术培训开展，强化人才培养。

3.5 加强信息化基础设施建设

基础设施建设上，企业可参考网络建设成果突出、经验丰富的部门，和自动办公、政府网络、互联网等网络充分联系起来，建立电子档案系统，完善网络接收储存档案，整合保管及利用，建立健全档案管理系统，加强基础设施建设，及时更新软件，维护设备，优化档案积累管理，以提高企业自身档案管理效率。

4 结束语

综上所述，企业自身档案信息化建设及管理是企业信息化建设重要支持，企业要想长久稳定发展，必须给予档案信息化建设充分重视，建立安全、可靠的档案管理工作系统制度，尽可能减少不必要的成本及繁琐步骤，提高档案管理质量及效率，以适应新时期网络社会大环境，提高企业核心竞争力，促进企业稳定发展。

参考文献

[1]白力宏.基于网络环境下企业档案信息化建设措施分析[J].兰台世界，2018（S1）：137.

[2]肖玲.基于网络环境下企业档案信息化建设的对策研究[J].办公室业务，2017（21）：42-43.

[3]王小亚.网络环境下应加强企业档案的信息化建设[J].化工管理，2018，No.485（14）：10.