医院专业技术人员档案管理及相关问题初探

卢玉媚 梁艳

摘 要：医院专业技术人员档案已成为医院管理的一项重要工作，它是医院人才结构的重要体现，更是人才培养方向的指引，对医院发展起着举足轻重的作用。而医院有时对专业技术人员档案管理缺乏充分的认识和足够的重视，本文旨在探讨本院专业技术人员档案管理并分析其相关问题。

关键词：医院；专业技术人员；档案管理

正所谓“十年树木，百年树人”，“栽下梧桐树，方能引来金凤凰”。可见人才培养工作任重而道远，无论企事业单位还是国家政府机构，人才的培养是重中之重的任务，卫生医疗单位也不例外。医院专业技术人员档案则是医院人才结构的重要体现，更是人才培养方向的指引，对医院发展起着举足轻重的作用。因此，明确认识医院专业技术人员档案管理的现状和问题，切实改进医院专业技术人员档案管理，对医院人才的合理开发和利用将起到十分重要的作用。

1 建立医院专业技术人员档案的意义及其重要性

在实际工作中，医院需要培养高层次的医、药、护等方面的专业技术人才，医院专业技术档案则准确、全面、多方位提供各类卫生专业技术人员信息，更好地提高教学医院的科教能力以及临床业务水平，建立专业技术人员档案，还可以促进医院各类学科建设。[1]

另一方面，医院专业技术人员档案里面存档着专业技术人员在岗时期的个人经历、思想品德、奖惩等方面的原始记录，是专业技术人员工作表现和个人品德的真实反映。也是他们在长期的医疗实践和科研活动中积累而成的个人财富，是他们经过创造劳动所取得的，有医学科学价值和经济、社会效益的科学技术研究结果。这些资料微观上记载了医院专业技术人员业务发展的过程和的能勤绩，宏观上反映着医院的整体医疗水平和科研能力，也可以说是医院重要的财富。[2]

2 本院针对专业技术人员档案的管理方法

2.1 医院专业技术人员档案的组成内容

医院专业技术人员档案涵括了专业技术人员的学历学位、个人信息、专业技术资格、各类奖惩情况、科研成果、专业技术培训、进修、继续教育情况等。

2.2 医院专业技术人员档案的分类

本院针对不同专业的专业技术人员进行档案分类，分为六大类：医生、护理、医技、药剂、其他专业技术人员（包括审计专业、档案专业、病案专业、计算机专业、工程专业等）、离退人员。

2.3 医院专业技术人员档案的收集

专业技术人员取得了专业技术资格和专业技术职称起就要为其立档：

1）建档首先收集个人的学历证书、身份证、医师/护士执业证、专业技术人员资格证等复印件。

2）专业技术人员工作期间收集其公开发表的论文、科普文章、综述、专著、科研申报书和成果证书、获奖证书；被派出学习的学习证明、进修证书/成绩单、进修鉴定表，进修或者出国学习或业务交流的小结。

3）每年收集专业技术人员的广东省事业单位工作人员年度考核登记表、专业技术人员年度考核登记表、完成继续教育证明。

4）晋升职称的专业技术人员需要归档其晋升申报资料，其中医生、护理、医技、药剂晋升还需要归档其在华医网学习的学分证明。

2.4 医院专业技术人员档案的建立

1）归档时间为每项活动结束后，随时归档，要求归时必须保证证书、材料的完整，按专业类别和文件材料自然形成的先后顺序立卷、归入各自的档案袋中。

2）对专业技术人员档案进行编号排序工作，首先按照医生、護理、药剂、医技、其他专业技术人员、离退人员分类，依次给各类别编号：I1、I2、I3、I4、I5、I6；再按入职先后以阿拉伯数字排序（如I1-1），若有在职专业技术人员退离，则抽取出来放入退离人员类别中，原来的编号则由来年入职人员替代。

3）给各档案袋制作封面，并编制目录，方便查找。封面注明档案编号，专业技术人员的学历、职称、专业、及其取得的时间，卷内文件目录，署立卷人和立卷时间。

3 医院专业技术人员档案管理的现状及问题

3.1 档案管理工作重视不够

医院专业技术人员档案的应用不能普及化，数据也得不到合理利用，主要原因是专业技术人员档案管理工作得不到领导的足够重视，觉得有人事档案存在，专业技术人员档案可有可无。档案管理员也是身兼数职，没有足够的时间去整理专业技术人员档案，使之缺乏正规的整理和妥当的保存。医院专业技术人员档案也就起不到原有的作用，也就大大影响了医院的发展。

3.2 档案资料内容不规范

《三级综合医院评审标准实施细则》中明确了医院的专业技术人员档案的具体内容，主要体现他们资质的认定、聘用、考核、评价管理体系，也就是说，需要收集前文提及的所有资料，但种种原因，如没有专门人员负责收集管理，没有统一规范等，导致了档案资料内容的收集难度增大，资料内容不规范，档案不完善，人才数据得不到统计。

3.3 档案管理缺乏信息化，使档案数据得不到合理利用

近年来，医院不断更新临床上的电脑系统，当然，临床一线工作理应值得重视，但也不能忽略对医院其它有价值资源的开发利用。医院对专业技术人员档案资料还是缺乏了信息化的管理，档案得不到信息化、规范化的管理，其数据也就得不到合理利用，不能为医院创造有用的价值。

4 针对现状问题的对策

1）取得医院领导的重视，制定健全的管理制度，完善管理体系，并加以落实。把对档案从收集、整理到归档的一系列工作制定一套完善的工作流程，同时完善保存制度、库房管理制度、档案的使用制度和统计制度。在医院文件中落实管理制度，使得档案管理有制度可依，体现医院对专业技术人员档案的重视程度，引起医院各部门的专业技术人员对自己档案的重视，配合完成档案管理工作。

2）提高档案管理员的素质。医院专业技术人员档案应由指定的档案管理员负责，并要求档案管理员接受正规的培训和每年接受专业相关的继续教育，提高其对档案管理意识，加强档案管理的专业能力和责任心，确保档案管理工作能规范、统一、高效地进行下去。

3）实现档案管理电子化、信息化。首先是系统架构，在医院内100M以上速率的局域网中应用适宜的网络架构，并采用TCP/IP协议进行网络传输工作[3]，对档案的管理进行信息系统建设。

其次是系统管理内容，根据医院工作的需要，立足于医院的未来发展，在制定信息管理内容时需要根据各级医生的考核标准和培养计划，确定电子档案的具体条目，实现对科教、人事和医务部门的合并管理，建立具有统一性和通用性的管理标准。[3]

档案管理员要对信息化管理的硬件和软件进行定期维护，确保其随时可用，并且及时备份数据，以防意外导致数据库数据丢失。

5 结语

医院专业技术人员档案跟人事档案大不相同，它是医院专门为专业技术人员设置的档案，是资质认定、科研、聘用、考核等信息集中存放的载体，具有针对性强、统计方便、富有研究价值等优点，也是医院运行与发展的重要基础。实现对专业技术人员档案的高质量管理，利用好专业技术人员档案的信息资源，充分发挥其作用，不断扩大其应用领域，使医院制定合理的人才培养计划，医院也能长远持续发展。

参考文献

[1]姚媛.如何加强我院专业技术档案管理的探讨[J].理论研究，2016（04）：109.

[2]李艳.医院卫生专业技术科技档案管理[J].中国社区医师：医学专业，2007，9（11）：156.

[3]张杰.医院个人专业技术档案的管理及利用探究[J].中国卫生产业，2018（07）：87.