对电子档案自动分类鉴定研究与应用分析

摘 要：电子档案的自动分离鉴定，大大提升了电子档案归类工作的准确性，提升了档案管理人员的工作效率。基于此，本文首先介绍了电子档案自动分类鉴定应用的意义。其次，分析目前电子档案自动分类鉴定工作中存在的不足。最后，分析优化电子档案自动分类工作效果的对策。

关键词：电子档案；自动分类鉴定；大数据技术

很长时间以来，在操作电子档案的过程中，都需要投入大量的人力资源。这种传统手工操作的方法，不仅制约了电子档案分类鉴定工作的效率提升，也导致档案鉴定工作当中存在一些失误现象，影响了档案鉴定工作的精准程度。目前，随着大数据技术、人工智能技术与云计算技术的发展，电子档案分类鉴定工作，正在朝向自动化的方向不斷发展。

1 电子档案自动分类鉴定应用的意义

档案资料是宝贵的文化财产，是对过去人类历史活动的真实写照。对档案进行电子化管理，可以有效地对档案中的信息数据进行整理。开展自动化的档案分类鉴定工作，有利于国家单位以及各个组织，通过真实有效的方式，将档案当中的图片、文字、声音、视频信息集中在一起，促进我国档案文献资料整理工作的不断进步。

首先，自动化的电子档案分类鉴定方法，可以显著提升档案整理工作的效率。减少档案管理人员的手动操作工作量，将档案管理人员从繁琐复杂的日常整理工作当中解放出来。

其次，自动化的档案分类鉴定办法，错误率比较低，有利于我国档案文献信息的鉴定和整理效率的提高。既适应了当前高科技信息技术的发展要求，有利于档案管理规模的扩大，又能促进档案文件的多种途径传播。

最后，自动化的电子档案分类鉴定方法，可以大大提升档案整理编辑的效率，促进档案信息的深入挖掘，有利于我们更好地利用档案当中的信息资料，进行数据分析。

2 电子档案自动分类鉴定应用过程中存在的问题

第一，一些单位的档案管理工作部门，进行档案整理的设备比较老旧，无法满足目前的自动化档案分类鉴定要求。第二， 很多工程信息中的档案资料，是以纸质形式存在的，而管理人员并没有及时的通过扫描技术，将文献资料转化为电子档案格式。第三，一些单位的档案文献资料管理人员，不具备现代的电子信息技术操作水平。很多单位都是将年纪渐长的技术人员，调配到档案管理岗位。这些人员在技术学习上、自我驱动上，动力都明显不足。很多单位也没有针对档案管理人员的信息技术水平，进行专项培训，档案管理人员的工作水平提升。第四，自动化的档案信息分类鉴别工作，容易受到目前复杂的电脑病毒的侵害，造成档案信息的流失，影响档案分类工作的信息安全。尤其是一些机密的重要电子档案，在进行自动化识别的过程当中，容易被不法分子盗取，造成严重的泄密事故。

3 提高电子档案自动分类鉴定应用效果的对策

3.1 设备升级

一些部门的电子计算机设备，已经没有办法搭载目前最新的自动化运行软件。这些电子设备的计算水平比较低下，运行效率难以提高，各种配套设施，也已经不适合当前“互联网+”环境的技术要求。管理工作者要提高对于自动化技术的认识，促进电子档案自动化分类鉴定工作的顺利开展。

各个单位在进行电子档案自动分类鉴定工作的过程当中，要理清自己单位目前的电子设备管理水平，对已有的电子设备进行清理。通过工作页制度，分清哪些设备是可以有效运行的；哪些设备是已经过时的；哪些设备是可以通过软件升级进行改造的；哪些设备是完全需要进行淘汰的。将上述设备信息整理成一个表格。

根据表格当中的信息数据，全面考虑政策化因素与市场化因素，选择既经济又可靠的电子管理系统。尽量通过软件升级的方式，对企业原有的电子信息管理设备进行改造。

企业要提高对于目前信息设备的管理与维护水平，及时发现目前设备运行过程当中的震动状况、发热状况，并对故障信息进行及时的处理，保障有专人对设备进行清理和维护。避免由于管理不当，造成电子档案自动分类设备运行失效，给企业带来额外的损失。

3.2 信息补足

一些部门的档案自动化鉴定分类过程当中，无法获得全面的信息资源。这对后期的补足工作，是一个极大的挑战，工作人员很难在浩如烟海的文字档案信息当中，获得有效的档案信息资源。在推进电子档案自动化分类鉴定技术的过程当中，管理人员要运用大数据技术，对目前的电子档案信息进行扩充。

首先，各个管理单位要引进最新型号的扫描仪，对目前的工程电子档案进行信息录入，多种途径地对信息进行补足。

其次，各个管理单位可以利用国家的数据库与各个企业的数据库，利用大数据技术当中的数据存储技术、数据分析技术与数据清洗技术，对目前的电子档案当中的数据重复现象进行清理。避免数据库当中的数据冗余现象，对整个电子自动化分析系统造成负面影响。

再次，管理人员要加强对于信息录入工作的重视，提高对分类方法和分类技术的掌握程度。对目前的电子档案进行科学的分类，设立科学的分类框架，加强与分类设计软件人员之间的联系，帮助软件设计人员，充分的了解电子档案自动化分类鉴定程序的设计要求。

最后，管理人员要建立长期信息补足的意识，在日常工作当中，逐渐的将电子档案信息当中缺失的部分进行补足。

3.3 加强培训

各个单位在进行电子档案自动化分类坚定工作的过程当中，要加强对于档案管理人员的技术培训，帮助档案管理人员，切实的掌握现代化的档案分类管理技术。

一方面，各个单位要严格落实人才引进与招聘制度，对目前的档案管理部门人员结构进行调整。通过校企联合办学，培养定向的电子管理专业人才，为企业的日后档案管理工作进行人才储备。

另一方面，各个单位在落实电子档案分类鉴定技术的过程当中，要加强对员工的技术培训。对新进员工进行充分的技术交底，保障员工可以充分掌握新设备与新技术的使用操作方式。鼓励员工参与到设备安装与设备试运行调试过程当中，鼓励员工成为技术达人[2]。将管理人员的电子化类操作水平，与员工的绩效管理薪资水平结合在一起。

3.4 打造安全管理网络

做好信息安全保障工作要从以下几个方面入手：

通过安全管理专题研讨会、安全培训会等培训方式，提高档案管理人员对于自动化的电子档案分类鉴别安全的重视。帮助管理人员识别最新种类的电子病毒，提高管理人员处理非法入侵的技术水平。

通过更加安全的网络协议、更加有效的网络密码设置，提高整个电子档案自动化分类鉴别过程当中的信息安全等级。给予不同的管理人员，以不同的访问权限，通过智能化的身份识别技术，对访问电子档案的人员身份进行识别。

4 结论

综上所述，推动电子档案自动化分类鉴定工作的顺利开展，各个管理部门的人员要转变档案管理思路，提升档案管理技术。从本文的分析可知，研究电子档案自动化分类鉴定技术，有利于各个单位的档案管理人员，从发展的角度看待目前档案分类鉴定工作当中的技术进步。因而，我们要加强对于自动化技术的重视，并在档案管理实践中，提升分类鉴定的实际水平。

参考文献

[1]李丽.文书档案管理信息的电子化应用分析[J].电子世界，2019（07）：170-171.

[2]庞新林.浅谈档案数字化的必要性及解决主要问题的对策[J].中国管理信息化，2019，22（07）：147-148.

作者简介

陈颖莹（1987-），女，汉族，广东省广州市人，本科，助理馆员，研究方向：档案。