稳步推进档案信息化建设提升企业档案管理水平

习近平总书记指出，没有信息化就没有现代化。随着经济社会的发展，融入信息化浪潮、拥抱信息技术是大势所趋。实践证明，信息化对于档案管理工作科学化和规范化的支撑作用日益凸显。我们要乘势而上应势而为，从全局和战略的高度，充分认识档案管理信息化建设的重要意义，通过档案系统建设，着力构建“档案工作统一管理、档案数据分布存储、利用服务高效便捷、制度体系标准规范”的“档案+信息技术”管理架构，促进企业档案管理工作转型升级、提质增效，实现企业档案事业跨越式发展。

1 认清形势，充分认识企业档案管理信息化建设的重要意义

1）加快档案信息化建设是落实党中央、国务院战略部署的要求。企业档案资源在企业改革发展中发挥着越来越重要的作用，其重要作用可以用五句话来概括：档案是真实的历史，档案是产权的身份证明，档案是效益效率的媒介，档案是职工的权利和尊严，档案是集团公司及所属各级企业的历史、现在和未来的财富。千万不要轻看档案工作，有些档案资料对现实好像没有多大的作用，保管不好丢失了，将会带来很大的麻烦。相反一些在当时看或许是一般性的资料，保存好了，其历史作用和价值难以估量。因此，档案工作要把历史的价值、现实的价值、未来的价值结合起来考虑，原始档案不可缺失。此外，在维护社会稳定、解决产权债务纠纷、防范法律风险、维护职工权益等方面，档案也发挥着不可替代的作用。做好档案工作，有效地保护和利用好档案，是企业有效运作、规范管理和健康发展的重要保障。

古语说得好：以史为鉴，可以知兴替。加强档案工作，对企业的改革发展特别是可持续健康发展，具有十分重要的意义。同时，做好企业档案工作，也是《档案法》赋予中央企业的法定职责。

党的十九大提出建设科技强国、网络强国、数字中国、智慧社会等发展目标，作出推动互联网、大数据、人工智能和实体经济深度融合等战略部署。习近平同志在首届数字中国建设峰会上强调：“加快数字中国建设，就是要适应我国发展新的历史方位，全面贯彻新发展理念，以信息化培育新动能，用新动能推动新发展，以新发展创造新辉煌”。

当前，信息化、大数据、数字经济……一个个高频词正在勾画出数字中国建设的宏伟蓝图。我们要紧紧抓住这个有利时机，乘势而上顺势而为，充分借助信息技术，提升我们档案管理水平，实现档案资源的有效开发利用，充分发挥档案不可替代的巨大史料价值和经济价值。

2）加快档案信息化建设是顺应新时代企业档案工作规律的必然趋势。随着信息技术的快速发展，档案管理逐渐走向从接收保管纸质档案到接收保管电子档案、从管档案实体到管档案数据、从手工操作到信息化智能化操作、从档案资源分散利用到联网共享的转型升级。与此同时，这也对信息数据安全形成了新的挑战。数字化、网络化、智能化正在融入人类的生产生活，带来生产力又一次质的飞跃。档案作为企业各项工作的全记录、全信息，覆盖到企业的每个人、每个工作岗位、每个工作环节，是进行企业管理的得力工具。上一项工作中形成的档案，可以很快成为下一项同类工作的参考；对以往许多档案信息的分析，可以很快形成对未来发展趋势的把握，从而科学引领企业新的工作。企业档案工作不再是各项工作的终点，而是与企业办公自动化形成完整闭环、又自成体系的專业型、智慧型工作。档案工作的管理范围从纸质档案扩展为各种不同载体档案；管理对象从档案转变为信息；管理层次从档案目录管理升级为档案全文甚至全信息管理，企业档案工作面临着从传统时代到信息时代的跨越。这就要求档案人员要转变观念，明确企业档案工作的新定位，并善于运用现代化管理手段，变档案保管员为档案信息管理师，变手工劳动者为规则的制定者和监督者，变被动的档案提供者为主动的企业智库和参谋。

“十二五”以来特别是党的十八大以来，国家档案局制定了完整系统的档案转型战略规划，颁布了一系列数字档案馆建设的标准、规范，建立了国家级数字档案馆建设标准规范和技术管理体系，给企业档案信息化建设有力的引领和发出极强的呼唤：档案信息化建设已经势在必行！

加快档案信息化建设是企业自身发展的迫切需要。目前，大部分企业均已实现了“无纸化”协同办公、计算机辅助设计。从接收档案方面，既有纸质的档案还有电子的，而且电子文件越来越多。从管理方面，既管纸质的档案又管数据档案，而且数字档案越来越多。在档案资源服务方面，需要通过办公系统查询和资源共享的呼声越来越强烈，实际上企业发展已经深刻影响了档案工作的深刻变化。如何实现电子文件的“在线”管理和服务；如何确保科研生产中的设计数字积累、检测试验数据积累、关键重要的工艺技术数据积累和企业各类管理数据积累，确保其完整系统、准确安全和好用管用，保证其唯一性、凭证性的功能，已经不仅仅是课题，而是要面对的已经迫在眉睫的现实了。我们要以档案信息化建设为契机，加强和完善档案资源体系建设、档案制度体系建设、档案利用体系建设和档案安全体系建设，为档案资源管理与共享提供坚实的技术基础，提升管理水平、提高管理能力。

2 档案信息系统建设的总体原则

确立和坚持档案信息化的正确原则，为档案信息化建设提供清晰的思路，这是实现档案信息化的前提。在建设过程中，要坚持以下三个基本原则。

一是坚持统一性原则。信息化工作在发展、运行和技术上要遵循“统一规划、统一标准、统一设计、统一建设、统一管理”的原则，这是国资委对中央企业信息化工作的基本要求。企业应从实际出发，确定信息化建设与管理统分结合的方针，即在统一规划指导下，厘清总部与子企业在信息化建设和管理上分工界面，按照统一标准共同有序推进。

二是坚持规范性原则。信息化只是一种手段，是一种工具，它最终要依附在企业的管理流程当中。这就要求我们首先要完善体制机制，健全包括实体档案管理在内的档案工作体系和电子档案管理制度，规范各门类档案全生命周期中各环节的工作方法、流程、内容以及标准，作为信息系统搭建的技术支撑，确保系统在各环节有序、标准和规范的运行。

三是坚持安全性原则。“档案安全永远是档案工作的底线”，如何切实保证信息数据的真实、完整、可靠和安全，需要档案部门和信息化部门提前规划和制定一系列切实可行的技术方案。在信息化建设初期，要将档案信息系统安全保护工作纳入档案信息化建设整体布局，与档案信息化工作同步规划、同步实施、同步考核。要把档案安全深刻地认识上去，把档案安全责任踏实的落实下去。建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系，企业安全工作必须包括档案安全的内容，档案安全是企业安全的组成部分。在档案数字化过程中，保护好原件，尽量以数字化档案代替档案原件开展利用，严格控制数字化外包工作。要高度重视信息和实体安全。加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案实体和信息的安全。

3 档案信息系统总体部署的基本层次

1）基础层。基础层是整个系统的支撑平台，包括机房、网络、主机、储存、备份设备、系统软件等信息系统运行的物理场所以及信息资源建设的工作环境。

2）数据层。数据层即各种类型的档案信息资源库，是整个系统的核心。档案信息资源库包括目录数据库、全文数据库、多媒体数据库、管理过程数据库、标准规范数据库和系统维护数据库。

3）平台层。包括基础组件平台、系统管理平台、报表定义平台和工作流平台等基础平台，以及格式转换服务、电子文件浏览服务、数据长期保存服务和数据检测工具等工具软件为应用系统提供支撑。平台层为应用系统的建设提供强有力的平台支撑，架构在平台上的应用系统一方面可以大大缩短开发周期，降低系统建设风险，另一方面可以大大提升系统的性能和稳定性。

4）应用层。互联网建设的电子档案具体应用系统。

5）接入层。系统终端用户，面向集团内部工作人员、二级单位工作人员、三级单位工作人员等，从角色来看包括领导、档案管理员、利用人员、系统管理员等，并在权限允许的前提下实现相关的数据访问和应用操作功能。

4 档案信息化建设过程中需要重点把握的环节

加强档案信息化建设，要立足岗位实际，把握建设重点，确保建设质量。

一是要全力配合，做好数据采集，保证工作质量。建设过程中，各单位要指定专门人员参加需求调研、系统培训、负责数据采集以及日常联络。参与工作的同志都要充分认识到所提供的数据、资料对于项目成功至关重要；交付的及时性将直接影响系统能否按时上线和顺利运转。项目组成员必须能打硬仗，集中精力，确保投入，保证项目的按时、保质交付。

二是全面做好需求调研和业务流程梳理。信息系统是否符合管理需求，关键在于是否有清晰的管理理念，技术与业务是否深度融合。这就要求首先充分调研需求，梳理业务流程，明确需要通过系统实现的业务及其流程。这包含两方面，一方面要改造不适应现代管理模式的流程，提高管理水平；另一方面必须明确实际工作中比较模糊的业务和流程。管理理念不清晰、业务不明确、流程不顺畅是无法用信息化手段来實现的。相关部门要在业务需求调研阶段完成需求梳理、对业务和工作流程的规划，保证提供完善、先进、适合本企业管理要求的工作流程。

三是做好与相关信息系统的集成。档案管理信息系统可以看作是企业科研、生产、经营、管理等重要事件、重大事项及重点活动中，核心档案数据资产的集成管控系统。是企业最为核心、最为综合、最为全面、最为权威、最为有序的数字资产管理系统。因此不仅仅是检索查询借阅，更重要的是要关注与相关信息系统的横向贯通。

四是要强化基础档案收集。档案管理信息系统是利用信息技术加强档案管理的工具，系统运行的效果取决于基础档案管理的水平。企业要依据国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，结合自身经营活动和业务工作特点，制定并持续完善本企业的《文件材料归档范围与保管期限表》，立即采取有力措施，加强对反映企业发展、企业自身演化过程、资产运作、“三重一大”决策过程、重要会议资料、重大历史事件、重大科研设计成果等有关文件材料以及照片、音像、实物、电子等非纸质文件材料的收集、整理和归档工作，确保企业应归档的文件材料完整、准确、系统和有效。

五是要注重持续提升。任何信息系统都不是一蹴而就的，需要在应用中不断完善，才能实现与业务的深度融合，真正促进管理提升。系统建成后，企业要切实抓好系统应用，分门别类、分人员、分环境做好系统的测试，发现问题及时反馈，持续优化，并为实现项目的远期目标、进一步提高管理水平奠定基础。

档案信息化建设是一项系统工程，是新时代企业档案管理创新上的一项重要工作，推进档案信息化建设也使得档案人登上企业发展的大舞台。档案信息化建设的实践，拓宽了档案人的视野，丰富了档案工作的内容，也提升了档案人的能力。让我们共同努力，通过档案信息化建设，构建“档案管理现代化、开发利用网络化、标准规范制度体系化”的“档案+信息技术”管理架构，与企业发展相适应，借助信息化技术实现企业的管理提升，为构建企业高质量发展的运行管理体系做出努力，做出贡献！

参考文献

[1]杨冬权在中央和国家机关档案工作会议上的讲话围绕中心服务大局

[2]谈档案信息化建设“三原则”与“三坚持”-程相臣

[3]档案管理数字化：走出“深闺” 实现共享-贾迎芳

[4]开创集团公司档案工作新作为-刘左

作者简介

李硕（1988-），女，汉，北京，研究方向：档案管理。