论燃气行业管道工程档案工作如何跟上大数据时代步伐

摘 要：燃气行业在我国发展时间相比于水电行业来说相对较晚，即使在档案管理工作方面，国家也没有出台相应的特别针对燃气行业而订立的法律法规。因此燃气行业的档案工作一直处于不断摸索和探讨阶段中。此文主要从与燃气行业息息相关的管道工程档案方面来阐述燃气行业企业档案工作应采取哪些创新举措和手段来应对并跟上大数据时代步伐。

关键词：燃气行业；企业档案；管道工程档案；大数据；档案管理

在如今信息量不断膨胀的年代，企业大数据档案主要有三个特征，即数量大、多样化、实时性。以燃气行业为例，存有此三个特征最为明显的当是覆盖面广、涉及面大的管道工程档案。要在日常工作中处理好该类型档案的海量数据并将其化作“活档案”数据来协助我们更好地开展工作并非易事。因此，可以把管道工程档案数据灵活运用起来，为社会提供更好服务，是我们燃气企业努力的最终目标。

1 从三大特征来阐述燃气行业管道工程档案

1.1 数量大

燃气行业的管道工程档案主要是指伴随着燃气管道建设活动同步产生的燃气管道工程资料，而燃气管道工程资料的定义是指“在燃气管道工作中直接形成的具有保存价值的各种文字材料、图纸、图表、声像等不同形式和载体的技术文件材料的总称”，其管理工作是一项专业性很强的工作。管道工程档案归档文件资料主要来源于项目建设单位、筹建部门、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位等各方，每一个工程项目每一道工序形成的资料数量较多，汇集起来就构成了一个极为庞大的资料数据库。

1.2 多样化

管道工程档案涉及到方方面面的文件资料，贯穿了整个管道建设工程的始终，譬如有：项目建设单位/设计单位形成的可行性研究报告/任务书、设计基础文件、设计文件等；项目建设单位/施工单位/设计单位形成的项目管理文件等；项目建设单位/施工单位形成的施工文件等；项目建设单位/监理单位形成的监理文件等；项目建设单位/设计单位形成的工艺设备文件等；项目建设单位形成的财务、器材管理文件等；以及项目建设单位/施工单位/设计单位形成的竣工验收文件等。管道工程档案归档文件资料种类繁多，数据类型多样，对我们燃气企业如何能更好地管理和利用档案数据提出了更高的要求。

1.3 实时性

管道工程档案里面所包含的归档文件资料以及数据都具有实时性的特点。每一个工程项目每一道工序都会且要求形成有实时记录的文件资料，而我们燃气企业对于归档文件资料的要求应是完整、准确、系统，要记述和反应建设项目的规划、设计、施工及验收的全过程，真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠，签字手续完备，文件质量符合国家相关规定。获取有符合要求的归档文件资料数据才能对日后燃气管道的安全运行工作具有一定的参考作用及指导意义。

2 管道工程档案归档文件资料海量数据系统化管理的重要性

燃气是一种特殊产品，具有易燃易爆的特点，而且运输燃气的管道长期深埋在城市地下，其安装后的安全运行工作已成为我们燃气行业的一个重要课题。管道工程档案归档文件资料，特别是竣工图的价值，在此时就显然而见。如果我们可以把数量如此巨大的管道工程档案数据加以系统化管理，善于利用，以管道工程档案归档文件资料所提供的数据信息，作为协助我们维护燃气管网安全运行的最佳手段，可以避免燃气管道因第三方施工破坏或其他原因而导致泄露引起的特重大事故的发生。

3 管道工程档案海量数据的形成对于燃气行业造成的挑战

3.1 挑战一：如何在海量数据中提取到有价值的数据信息为所用

管道工程档案归档文件资料的数据包含了多种数据信息。一个工程项目的档案资料，我们可从中获取的信息众多，但是并不是所有的数据都对我们的工作有利用价值。除了配备专业人员去管理档案，我们还需要借助先进的技术手段去帮助择取有用信息。如今大部分企业都建立了相应的档案管理系统去录入、查阅、利用档案数据，我们可以从设计系统录入数据框的阶段开始对已有的数据进行条件筛选，选取对我们以后工作有利用及参考价值的数据。旧的方式是依赖人去管理，但是现今，依靠电子信息技术来进行数据管理利用，才是我们处理海量数据的最好方式。

下图为我集团档案管理系统工程建设档案案卷级数据录入界面：

3.2 挑戰二：如何管理和利用海量数据才能协助我们更好地开展工作

管道工程档案海量数据的系统化管理，可以使我们对所有的管线数据进行合理的处理与利用，可以让我们在发生管道泄露危险事故时快速反应，采取相应措施。我们先要做好原始纸质版资料的存档工作，再从中提取需要的电子数据信息，特别是管道属性、管道位置、运行状态等数据信息，以原始纸质版资料为本，电子数据为辅，协助更好地开展安全运行工作。管道工程归档文件资料数据的收集整理在前期，而安全运行工作在后期，两者密切联系，紧密相扣，缺一不可。

4 对燃气行业的管道工程档案，我们可以采取以下创新措施与手段来应对并跟上大数据时代步伐

4.1 做好管道工程档案文件资料接收归档工作，确保工程资料数据的完整性与准确性

由于管道工程归档文件资料的形成牵涉到参与工程建设过程中的各方，我们需要在整个工程建设阶段中全程监督，确保工程资料数据的完整性及准确性。完整性，即工程项目的各类文件资料要收集齐全，系统成套；准确性，即管道工程档案文件资料记录要真实、客观，是建设活动的原始记录与真实写照。如果数据有缺漏、有错误，将直接影响到燃气管网安全维护工作，造成巨大的影响。

4.2 培养专业档案管理及信息管理团队，做好管道工程档案资料数据管理利用工作

管道工程档案的数据数量大且复杂性高，一般我们需要的不仅仅是空间数据，还需要许多非空间数据来支持该项工作。此时需要依赖专业人员来协助筛选有用有价值的数据，并对数据进行鉴定保存。结合现在档案工作要求的双轨制，我们的专业人员既要负责对原始纸质版文件资料做好归档保存工作，也要负责对档案记录的电子数据做好保存利用，并充分借助先进技术手段来做好该项工作。

4.3 利用先进技术来管理海量数据，发挥最大效用

如今很多企业都在开发利用先进的计算机系统来管理文件资料数据。我集团早在2007年已开始建立GIS系统（地理信息系统），2009年4月系统正式运行，2010年荣获“2010年度中国GIS优秀工程”金奖。该系统是以地理信息系统为基础平台，以空间信息数据为载体的信息化管理体系，采用科学的方法、先进的技术建立各项应用、管理和决策支持系统，实现燃气管网和附属设施的可视化管理，为燃气管网的运行、抢险抢修、实时监控、经济分析等提供辅助分析和决策功能。借助GIS系统的先进技术，我们把测绘资料的数据录入系统，将每条管道形象化地在地图上展现，并显示出管道上相应的设备设施等。如此一来，海量的燃气管网数据得以科学化管理，将原来纸质版档案上的海量数据转变成为“活档案”数据，提高了燃气管网服务的速度与质量。至今该系统仍在为我集团在安全保障、加快应急抢险能力、便民利民、优化调度等方面做出杰出贡献。

下图为我集团GIS系统数据录入界面：

2016年5月，我集团综合档案管理系统正式上线，其主要功能是对各类型档案（包括文书档案、会计档案、科技档案、特殊载体档案等）的条目（文字数据）以及每份文件挂接的电子文档进行管理。我集团的工程建设档案的非空间数据也录入在内。而GIS系统，我们仅录入了空间数据，但是基本的管道信息，如档案号、通气日期、设计编号、修建日期、设计服务年限等未录入。因此我们希望能实现把这两个独立的数据管理系统融合起来，把空间数据与非空间数据汇合管理，这样子才能达到管道工程档案海量数据管理利用的最高层次。

5 结语

對于燃气企业来说，燃气管道的安全运行，越来越受到重视。而伴随着燃气管道建设同步产生的燃气管道工程档案亦逐步成为国家档案中的一个重要属类。我们对于海量的管道工程档案资料，不仅需要做好对原始纸质版资料的归档保存工作，也要建立管道工程档案资料系统化管理体系，通过借助专业人员的力量和先进技术的支持，才能把档案资料的价值体现出来，才能真正提高燃气管道工程管理的整体素质和质量，并为我国的燃气事业做出一份贡献。

作者简介

朱丽华（1982-）女，汉族，广东南海人，本科，中级，档案馆员，从事多年档案管理工作，对燃气档案方面具有丰富的管理经验和专业知识。