工程档案蓝图保管存在问题及策略的分析

摘 要：工程档案蓝图是重要的历史信息资源，蓝图是工程档案的核心，对工程施工质量的分析有着重要的作用。基于此，本文首先介绍了工程档案蓝图保管工作的意义。其次，分析目前工程档案蓝图保管存在的问题。最后，针对这些问题，分析优化工程档案蓝图保管效果的对策。

关键词：工程档案蓝图；保管工作；管理规范

蓝图是工程企业施工过程当中，最为重要的信息资源之一，做好蓝图档案的保管工作，有利于工程事业的健康可持续发展。目前，水利工程企业、建筑工程企业、建筑工程企业，都在工程档案蓝图保管工作问题上，进行了多种有益的尝试，取得了显著的成果，但也存在一些问题。

1 工程档案蓝图保管工作的意义

创新工程档案蓝图的保管工作，主要有以下几方面的作用：1）提升工程蓝图档案整理的速度，保障工作人员可以根据实际的工程需要，进行蓝图档案的信息提取。2）拓展工程档案蓝图的内容，补足工程档案当中缺失的蓝图部分，优化工程蓝图档案的建设体系。保障工程人员可以根据档案索引中的指示，找到自己所需要的工程蓝图档案。3）提升工程档案蓝图保管工作的规范性，减少管理工作当中的不规范行为，促进工程档案蓝图保管工作向规范化、标准化、制度化的方向不断发展。4）优化工程档案保管工作的资源利用效率，提高资金的利用水平。5）促进工程档案蓝图保管工作人员工作效率与工作技术的提升，并推动档案管理制度的完善，促进档案管理工作的全面开展。

2 工程档案蓝图保管存在的问题

首先，保管方式不科学。很多工程档案管理团队没有重视档案折叠过程当中的耗损。一些管理者在进行蓝图管理的过程当中，经常会将大于16开的蓝图，进行折叠保管[1]。其次，一些管理人员没有经过严格的审批手续，就将工程蓝图档案外借。在外借的过程当中，一些借阅者采用静电复印的方式，对蓝图进行复印，这导致蓝图容易受到紫外线、酸性物质的负面影响，造成蓝图的损坏，减少蓝图的寿命。再次，蓝图是一种比较脆弱的信息资料，容易受到温度环境的变化与湿度环境变化的影响。很多蓝图管理人员对于蓝图档案随意标记，随意涂画的现象没有足够的重视。最后，目前，工程档案管理者对于蓝图的具体借阅流程，还没有一个统一的规定。受到管理人员与借阅人员的素质水平限制，蓝图在借阅的过程当中经常会发生损耗。

3 优化工程档案蓝图保管效果的对策

3.1 升级保管方式

蓝图属于一种特殊的工程图纸，在制作完成之后需要进行消毒处理，才能够延长使用寿命，避免空气中的氧化物与灰尘对蓝图的质量造成负面影响。折叠保管方式导致蓝图的管理过程当中，容易发生脆裂现象，尤其是厚度比较厚的蓝图图纸，容易在多次折叠的过程当中，发生老化断裂现象，影响字迹的清晰程度。

管理人员可以利用蓝图工程档案单独存放的管理办法，对现有的蓝图档案管理室进行设计改造。增加平摊存放柜，将蓝图图纸，平展地存放在底图柜当中。这种方式，可以避免存放的折叠损坏。

同时，这种存放方式拿取比较简单，当蓝图进行借阅的时候，管理人员可以直接从地图柜中，将需要借阅的蓝图抽取出来，避免反复的翻找，对于其他的蓝图工程档案造成破坏。管理人员要加强对蓝图图纸的标记，利用不留痕迹的贴纸，标记蓝图工程图纸的档案号，方便查找，减少查找过程当中对其他蓝图图纸的触摸。管理人员还可以建设图筒，将图纸卷筒存放起来，在图筒的开口处，标记上案卷号，方便管理人员进行后期查找。

3.2 升级借阅流程

可能每一个借阅人对蓝图的破坏都不是直接的，但是在这种反复的借阅过程当中，一点一滴的破坏积累下来，就会对蓝图的使用寿命造成破坏性的影响。工程档案蓝图的管理人员，要对现有的蓝图借阅流程进行优化控制，保障借阅流程对借阅人员具有一定的约束作用。

首先，管理者可以建立网上预约平台，获得借阅者的一些身份信息，对于有借用污点的人员，进行适当的考虑。并在线上与借阅者进行说明，在递交蓝图工程图纸之前，详细告知借阅者需要注意的保管事项。例如，山东省青岛市的某工程档案蓝图管理者，建设了一个线上通知系统，将各种注意事项“要在小于60瓦灯泡，且紫外线过滤装置的环境当中进行阅览”、“门窗要用磨砂玻璃”等信息放在线上平台上，方便接人员根据线上的操作信息，进行规范的蓝图阅览。

其次。管理者在借阅完成之后，要及时做好蓝图的保洁工作，及时清除借阅者对于蓝图造成的污染，并尽快进行归档。

最后，在借阅管理的过程当中，管理人员要注意借出与归库过程当中，蓝图面临的湿度与温度变化。并对蓝图所在的位置进行清理，对蓝图档案进行全方位的保护。

3.3 升级扫描技术

管理人员要利用现代化的信息扫描技术，建立一个电子的蓝图档案。

一方面，管理人员要按照列别、年份、密级等信息，将蓝图档案进行电子化管理。通过数字处理技术，将这些信息扫描为一个条形码或者二维码，附加在蓝图档案的标签当中，建立档案馆的数据库系统。

另一方面，档案管理人员在设置栏图档案的查阅权限范围之后，要结合其他工程档案蓝图管理数据库当中的信息，对借阅者的资质进行审查，不符合查阅权限的人员，要对自动申请进行驳回，避免不符合借阅条件的人，非法借阅了蓝图图纸，对蓝图的图纸造成毁灭性的破坏[2]。

同时。无论是蓝图档案的借出和归还过程，都要经过条形码的扫描。对蓝图图纸进行数据化处理，避免由于人工操作的错漏和失误，对蓝图的借阅过程造成负面影响。这种办法不仅可以减少管理人员的工作量，提高管理的效率，也可以提高篮球档案管理工作的准确性，避免由于工作失误，造成整个档案管理信息系统建设的漏洞。

3.4 升级管理意识

很多管理者对于恶意损坏蓝图的人员，以罚款这种处罚办法为主。虽然罚款可以获得一定程度的经济补偿，但对于蓝图本身的工程价值已经造成了不可逆的影响。而且，这种罚款的处罚方式，属于一种事后处罚办法。

管理人员可以利用白图取代蓝图。随着电子信息技术的不断发展，蓝图虽然在价格上低廉，但是由于人工投入较高、性价比较低、附加值较低，优势正在逐渐被白图所取代。管理人员可以逐渐用白图取代蓝图，提高保管工作的便利性，减少保管工作当中的人工投入，提高性价比增加附加值。也避免蓝图的材质在处理和使用保管过程当中，对人体造成的伤害。

管理人员可以通过建设规范化的档案管理手册，对蓝图保管过程当中需要注意的事项进行列表化的管理，保障借阅人员可以参照管理的具体规范，在借阅蓝图的过程当中，做好防水、防光、防酸处理。

4 结论

综上所述，工程档案管理人员要提高管理意识，并加强现代化管理技术的运用，提高蓝图保管工作的科学性。从本文的分析可知，研究工程档案蓝图管理工作的问题与对策，有利于管理人员从问题的角度出发，探究目前管理工作中存在的不足。因而，我们要加强对于现代化保管工作的重视，在管理实践当中，提高蓝图保管工作的有效性。

参考文献

[1]徐万其.库存蓝图档案褪色原因分析及预防措施研究[J].机电兵船档案，2015（02）：40-42.

[2]周國伟.蓝图档案网络化管理系统的开发与应用[J].办公室业务，2014（03）：130.

作者简介

潘敏芳（1985-），女，汉族，广东省广州市人，本科，助理馆员，研究方向：档案。