基层法院档案数字化之略见

孙岚

摘 要：当前，随着互联网+审判工作日益广泛，以计算机技术为依托的信息技术的发展，为法院档案数字化建设，加强基层法院数字化、电子化管理标准规范化提供了更加方便快捷的管控平台。法院档案管理利用工作是法院的一项重要的基础性工作，随着法院受理案件的逐年增加，加强档案信息化建设是信息化发展的需要，更是法院审判工作发展的需要，建设符合国家和社会信息化发展要求的电子化档案管理，实现法院档案管理利用工作走向规范化、网络化，更有利于提高法院档案管理工作水平、机关行政效率和公共服务能力，实现电子档案的收集、存储、管理、利用的高效管理和利用。为此，本人以多年基层法院档案管理工作经验略谈目前基层人民法院诉讼档案数字化进程中的一点想法。

关键词：基层；法院档案；电子化

1 档案数字化的概念与特点

2014年国家档案局发布了《数字档案室建设指南》，提出机关档案工作是国家档案事业的组成部分，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。有关档案信息化建设逐步深入，传统机关档案工作面临着办公自动化应用、数字档案的建设以及用户多样化需求量的严峻挑战，是档案信息化建设项目中需要强化的重要节点。也是管理机关档案信息联结机关办公自动化与数字化建设的关键一环。其特征是以统一的数字形式存储各种信息，通过对纸质档案的传统载体档案进行数字化加工，实现档案化虚拟化，将档案管理与利用的业务流程、标准化在数字档案应用系统中，实现档案资源系统规范管理。从而加快信息流与反馈的速度。

2 法院诉讼档案电子化管理的内涵及重要性

1）诉讼档案电子化管理的内涵。档案管理是各行各业在工作不可或缺的重要一部分，因为它详实准确的记录着法院各项工作，具有重要的历史性和保存价值。为贯彻“努力让人民群众在每一个司法案件中感受到公平正义”的目標，忠实履行宪法和法律赋予的职责，坚持司法为民、公正司法，全面加强审判执行管理工作，深入推进司法体制改革，为建设全面上水平提供有力的司法保障和法律服务。因此，法院诉讼档案的数字化系统建设，为单位内部的实体借阅及当事人的远程借阅实现一个系统管理全部档案的功能，并且通过网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息管理平台。

2）法院档案电子化管理的重要性。（1）2014年，最高人民法院和国家局联合印发了《人民法院诉讼档案管理办法》和《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》，在自1984年印发人民法院诉讼档案管理办法等制度以来时隔30多年以来的再次修改。这两个新管理办法的出台，即是人民法院对过去较长一段时间在管理诉讼档案中面临的难点问题的肯定回应，也是对信息化大背景下如何管理诉讼档案的积极回应，在给公众带来新期待的同时，也给法院档案工作在新时期、新形式下提出了新的任务。人民法院诉讼档案数字化、电子化管理大势所趋同时，更彰显未来档案工作管理工作的不可或缺的重要性。（2）有利于提高法院工作效率。随着深入推进法院诉讼档案的电子化管理，在电子化档案管理系统中对档案资源的查询和借阅更加便利，能有效缩减传统档案查询和借阅方面的检索程序，提高工作效率，实现对工作强度的有效控制。（3）有利于实现资源的共享。通过开展法院诉讼档案电子化管理，能结合先进技术的应用对诉讼档案实施电子化转化处理，以数字化的方式对电子档案进行存储，能在网络体系的支撑下实现资源的互联，构建完善的法院诉讼档案信息库，确保能实现对资源的合理化应用，在资源共享的基础上便于利用档案资源开展监督工作，构建阳光型工作体系[1]。

3 基层法院诉讼档案数字化管理过程中存在的问题

1）信息化档案管理专业人才缺失。近年来，随着社会经济不断发展和城市规划调整，人们的法制意识不断增强，法院诉讼案件也在逐年呈递增趋势。以广东省某基层法院为例，2016年至2018年以来，仅执行类案件从每年的4567件；14994册；382649页增加至7362件；56564册；523127页，并且仍有持续上升的趋势。这些大量的诉讼档案资料，如果要想提高基层法院档案管理的信息化水平，就要加快信息化档案管理人才的建设。然而法院现有诉讼档案管理人员相对较少，无法承担繁重的诉讼档案管理任务，导致诉讼档案数字化管理工作的深入推进存在障碍。

2）数字化过程中对法院诉讼档案重要性和保密性认识不足。本人从2011年始直接接触并负责过档案数字化与电子化管理工作。从中发现在数字化过程中的一些问题，比如数字化过程中一些单位都是请专业的技术人员和团队来完成，并不是法院单位内部的工作人员。因此发现工作都是这些单位临时请来的，稍加培训就上岗，在工作人员的文化和专业知识欠缺的情况下，只知一味的按照相关程序按部就班的工作，对“档案”一词根本没有什么概念，对法院诉讼档案资料管理与利用的重要性和保密性严重认知不足，引不起足够的重视，因此及易造成原始档案资料的损毁甚至丢失，其保密性根本上得不到保障。

3）对诉讼档案的管理与利用意识不足。随着人们对档案工作重要性认识的加强，法院的档案管理也得到相关领导的高度重视，但仍然有相当一部分人对此认知不足，尤其是法院主要审判人员以及辅助人员，只注重其案件的结案，而对结案后的案卷资料整理归档工作不及时，不规范，甚至有资料缺失的严重问题存在，这些势必对档案的管理与利用带来一定的影响[2]。

4 法院诉讼档案数字化管理的优化措施

1）全面推进数据库和网络体系建设。法院讼诉档案数字化管理工作的开展需要完善数据库的支撑，因此在数字时代背景下，在推进诉讼档案数字化管理工作的过程中，要对基础设施进行完善，并加强对档案数据库的建设，确保能对诉讼电子档案进行及时的存储和归类，方便使用者对其进行查询和借阅[3]。同时，要加强对网络体系的构建，在联网技术的支持下实现对档案资源的优化共享，提高档案资源的实际使用价值。

2）完善档案数字化管理标准。在开展诉讼档案数字化管理工作的过程中，要对相关规章制度进行建设和完善，并制定具体的工作标准，推进诉讼档案数字化管理工作的规范化和标准化开展[4]。在完善法律法规和制度体系的作用下，能对诉讼档案数字化管理人员等行为进行有效的管理和控制，增强工作的标准化程度，为整合应用诉讼档案数字化资源创造条件。

3）积极构建专业人才队伍。法院诉讼档案数字化管理工作的开展离不开专业人才队伍的支持，因此新时期在加强技术建设的同时要加大资金投入，引入高技术人才，也要按照人才的职业能力需求积极开展教育和培训工作，确保诉讼档案数字化管理人员能合理应用数字化技术开展管理工作，满足档案管理工作的要求[5]。

5 结束语

综上所述，现阶段法院在推进诉讼档案数字化管理的工作中，还存在一定的问题，对工作效果和诉讼档案资源的利用产生消极影响，因此新时期要加强对诉讼档案电子化管理工作的重视，积极探索完善数字化管理体系的构建，争取能发挥诉讼档案数字化管理的效能，为法院各项工作的开展提供坚实的保障。

参考文献

[1]范振霞.人民法院诉讼档案数字化管理之我见[J].决策探索（下半月），2017（05）：37-38.

[2]蹇文鼎.关于加强法院诉讼档案信息化建设的思考[N].人民法院报，2017-06-21（008）.

[3]范振霞.人民法院诉讼档案数字化管理之我见[J].决策探索（下半月），2017（05）：37-38.

[4]解冰，李莹.法院档案信息化中应重视的几个问题[J].档案天地，2015（S1）：80-82.

[5]许宏亮.诉讼档案信息化工作的实践解析[J].信息系统工程，2018，298（10）：138.