在新时期背景下事业单位档案管理的思路与方法

田增光

摘 要：本文从新时期背景下事业单位档案管理的现状展开分析，并以此为依据，提出创新管理理念，提高对档案管理的重视程度、利用先进的管理方式，加大资金投入量、利用网络化手段，促进档案信息化建设、创新档案管控机制，提高信息利用率的有效措施，旨在基于新时期背景下，事业单位在开展档案管理的工作中，创新内部控制制度与管理路径，进而推动事业单位的健康长远发展。

关键词：新时期背景；事业单位；档案管理；内部控制制度

目前，我国的经济飞速发展，事业单位迎来了更多的发展机遇与挑战，档案管理的改革逐渐被提升了日程。这就要求相关的管理人员在进行档案管理的过程中，不仅做好资料与文件的收集工作，还应当制定长远的发展规划。因此，在事业单位的档案管理过程中，要从设备、管理及各种手段中，实现新时期档案管理工作的全面改进，紧跟时代的发展脚步，制定完善的内部控制制度，利用先进的信息技术，为事业单位的可持续发展打下稳固基础。

1 新时期背景下事业单位档案管理的现状

1.1 在档案管理的过程中没有合理的利用资源

有些事业单位在进行档案管理中仍然存在瓶颈阶段，仅仅保持基本的整理、收集与管理工作，没有对事业单位的档案资金进行合理的利用。在事业单位中建立档案管理制度，就是将资料进行汇集，并保证其能够得到合理的利用。在此过程中，最重要的部分就是要保证信息的正确性，并为事业单位的经营决策提供参考。但就实际情况进行分析，在进行档案管理工作的过程中，相关的管理人员没有合理的利用资源，管理方式较为单一，档案管理工作一直处于被动的状态下。

1.2 在档案管理的过程中没有规范化的管理制度

大部分事业单位在开展档案管理的工作中，对于管理工作与措施没有建立相应的管控制度，导致大部分事业单位管理人员没有意识到档案管理的重要性，对于内部的资源缺了解，大部分的管理人员认为档案管理仅仅是边缘性的部门，不需要加大重视力度。因此，通常情况下，事业单位的管理制度大都不够健全，没有对各项工作进行规范化管理，进而对后续工作开展造成影响[1]。

1.3 在档案管理的过程中没有对信息进行合理的利用

在事业单位的实际发展过程中，经常会出现管理制度执行流于形式化的问题，在进行资料外借的过程中，管理人员根据相关的手续做好了外借的过程，但是对于实际的资料归还情况缺乏关注，对于档案信息没有合理的运用，档案管理人员对于自身的工作职责不够明确。由于大部分事业单位没有建立相应的激励机制，导致档案管理人员的工作存在一定随意性。在进行档案信息管理的过程中，没有紧跟时代的发展脚步，导致信息量与工作量加大，容易出现错误。

2 新时期背景下事业单位档案管理的创新管理路径

2.1 创新管理理念，提高对档案管理的重视程度

基于新时期背景下，提高事业单位的档案管理工作不仅能够提高管理效率，还能够为后续工作的顺利开展打下稳固基础。首先，对事业单位的领导来说，要从各个渠道出发，在内部加大对于档案管理工作的宣传力度，提高員工的认知。另外，要鼓励各个基层的员工大胆的提出意见，将自己对于档案管理工作的想法表达出来，进而将员工的主观能动性发挥到最大化。另外，事业单位的领导人员要逐步加大重视程度，对在档案管理工作中表现优异的员工给予相应的奖励，逐步营造出良好的工作环境。利用这种方式不仅能够使全员都参与其中，还能够实现档案管理工作的创新，借鉴发达国家的成功案例，保证档案管理工作的顺利开展。例如，事业单位可以进行建档方式的创新，逐步构建相应的电子档案，不仅能够为工作人员的查阅提供一定的方便，还能够避免因纸质档案破损产生的损失[2]。

2.2 利用先进的管理方式，加大资金投入量

在进行档案管理的过程中，事业单位应当逐步加强各个部门之间的沟通与协调。政府等相关部门可以利用多元化的措施，逐步加大对于档案管理的资金投入。事业单位有了充足的资金，就能够引进先进的管理制度，使员工能够在实践的管理过程中积累经验，还能够为开展全面档案管理工作的创新打下稳固基础。也就是说，档案工作人员要合理的利用信息技术，提高实际操作能力，不仅能够提高效率，还能够减少工作人员的压力。由于事业单位的档案数据级别较高的资料内容，需要经过工作人员的审核工作，并进行查找归档，针对于重要程度较低的档案资料，单位可以将其制作为电子文档并进行保存；但是对于重要程度较高的档案资料，相关的管理人员务必要反复核实，并手动备份与电子备份，进而为后期的文档鉴定工作提供重要的依据[3]。最后，在进行档案管理工作保密性工作的同时，要对档案信息资源进行合理的利用。将事业单位的档案管理工作为基础，通过总结实际的管理经验，保证信息数据的真实性与可靠性。

2.3 利用网络化手段，促进档案信息化建设

目前，互联网技术得到了广泛的应用，基于新时代背景下，事业单位的档案管理人员需要同先进的信息技术，逐步推动单位档案管理的信息化进程。例如，针对于传统的手记笔录的方式进行档案的归档，在后续的查找工作中会遇到不方便的问题。一些机构单位已经开始利用光盘技术、声像技术进行档案的入档工作，并对档案进行分类归档管理，利用输入指定信息的方式，使相关的管理人员能够及时找到档案。利用这种方式有效提高了档案文件中重要资源的利用价值。合理的利用网络化技术，在对重要性文件进行存档管理的过程中，可以设置文件机密性保护机制，从档案管理与保密方面进行存档，保证档案管理的实效性。另外，在事业单位内部建立档案数据库，对资料进行数字化归档，并安排专门的工作人员进行管理，并对档案信息进行统一的存储与查询工作，进而为后续工作的开展打下良好基础，推动事业单位的战略性发展目标。

2.4 创新档案管控机制，提高信息利用率

基于新时期背景下，事业单位在开展档案管理的过程中，建立完善的档案管理机制，对于档案管理工作的创新有着直接的关系。在制定管理机制的过程中，不仅要符合国家的基本法律法规，还要在具备广泛平等性的基础上，对内部的员工进行强力的约束，避免档案管理工作流于形式化[4]。另外，能够在一定程度上满足员工的实际利益需求，可以由员工进行自我讨论，保证管理机制的灵动性，便于制度的创新与改革。其次，在进行档案管理机制的完善过程中，要具体落实到各项工作中，建立相应的奖惩机制，对档案管理工作人员的工作行为进行约束，并将员工的主观能动性发挥到最大化，还能够保证档案管理工作的安全性，为事业单位的长远发展提供重要依据。

3 结束语

综上所述，在事业单位的实际运营过程中，加强档案管理工作，对事业单位的长远发展有决定的作用，这就对于事业单位的领导与管理人员提出了更加严格的要求，不仅要在思想中提高重视程度，还要结合事业单位的实际情况，创新解决方式与思路，进而为事业单位的档案管理工作顺利开展打下稳固基础。当然，事业单位只有最好本质的管理工作，利用科学化与信息化的方式，及时发现各个环节中存在的不足，健全管理体系，在一定程度上提高管理工作的质量，推动事业单位的可持续发展。

参考文献

[1]孟娜.论事业单位档案管理信息化建设问题[J].纳税，2019，13（08）：

249+251.

[2]周颖.浅析事业单位档案管理工作中的人性化管理[J].现代营销（信息版），2019（03）：148.

[3]刘燕.如何在事业单位档案管理中开展精细化管理[J].办公室业务，2019（04）：117.

[4]刘敏.事业单位文书档案信息化建设探究[J].城建档案，2019（02）：25-26.