信息化环境下单位财务会计档案管理的创新

李晓健

摘 要：21世纪是一个信息化时代，随着网络化技术的迅猛发展，现代信息技术已经渗透到了生活的方方面面，单位财务会计档案管理受到信息化的影响也面临着新机遇和新挑战，传统的单位财务会计档案管理模式已经失去了其适用性，为满足单位财务会计档案管理的需求、提升档案管理水平，就必须实现单位财务会计档案管理的信息化，对单位财务会计档案管理实行创新。本文就传统的单位财务会计档案管理模式的弊端，结合笔者的工作经验，提出了几点实用有效的措施。

关键词：信息化环境；单位财务会计档案管理；创新

在信息化的大背景下，人们需要处理的信息和数据越来越多，也越来越复杂，对各行业的工作都提出了更高的要求。档案是事业单位发展的重要内容，档案管理工作的有效程度决定了事业单位的发展前景，同时与员工的个人利益有重要关系，单纯依靠传统的管理方法不能保证档案工作的正确性和有效性。然而要使单位财务会计档案管理跟上时代的步伐，就务必要对其进行改革创新，这需要档案工作者的自觉转变观念，严格按照新的实行方案，不断改善档案管理方案。

1 传统单位财务会计档案管理模式的弊端

1.1 传统纸质会计档案难以長期完好保存

单位财务会计档案是记录单位的会计凭证、账簿，与单位财务报告有很大关系，同时也记录了单位经济业务的关键证据，一言以蔽之，其对单位的发展有着重要作用，因此，单位会计档案需要长期保存用以日后的调阅。然而，传统的会计档案记录方式以纸质为主，而这些数据保存不到一年就会淡化，字迹变得模糊很难识别，容易造成数据的丢失。原始凭证数据的消失会给事业单位信息的查询造成了很大的障碍，而且如果有人有不轨之心想利用这一点时，会给事业单位的财务部门带来巨大风险。

1.2 传统会计档案调阅难度很大

事业单位的发展规模在日益扩大，所拥有的数据也在不断增多，在事业单位进行各项经费的调查时，财务部门会计档案管理人员要调阅并复印大量的相关会计档案。如果按照传统的会计档案管理模式，仅是调阅会计档案就可以让会计档案管理人员花费大量时间和精力，令他们头疼不已，近年来，事业单位各项经费的收支数量与金额一直在增长，为促进会计档案管理人员的工作效率，务必要对事业单位会计档案进行创新。

1.3 传统会计档案易泄漏信息

事业单位会计档案的定义中指出会计档案包括各类原始凭证、账单、工作报表等，包含了很多与单位信息有关的资料，会计档案管理有一套完整的移交程序，而且移交之后还有一个漫长的存档过程，该过程非常的复杂，而且由于会计档案数量巨大，而人力、物力、财力有限，监管力度难达到其所需要的程度，如果有人从中抽取部分档案则很难被发现，所以很容易造成会计档案信息的泄漏，一旦发生资料外泄现象，则会给事业单位带来巨大风险。

2 信息化环境下管理工作创新方法

2.1 运用多种会计档案载体

会计档案信息化的含义就是利用现代信息技术将会计档案以数据的形式保存在计算机中，将会导致大量电子文件的产生。为促进会计档案信息化进程，我们要想出办法改变传统的单一会计档案载体模式，运用多种会计档案载体，例如以数码的形式将会计档案信息储存在光碟、磁盘、光盘等载体中，当档案管理人员需要调阅会计档案资料时，直接借助计算机等数字设备阅读查阅。这样一来，不仅解决了传统纸质会计档案不易保存的问题，还大大减少了档案管理人员的工作量。随着会计信息化的发展，事业单位的会计档案管理也在趋向信息化，越来越多的软件和数字设备被用作信息载体。

2.2 完善财务会计档案资料，规范财会管理体系

完善财会档案资料、规范财会管理体系是使财务会计档案适应信息化环境的重要途径之一。由于事业单位财务会计档案信息量巨大，在一定程度上加大了财会管理的难度，而且档案处理周期性较强，如果在收集资料的过程中出现了什么错误，就可能导致重要财会档案信息的丢失，给事业单位带来巨大经济损失和风险。但是如果加强财务会计档案的信息化建设，利用先进的现代化信息技术完善事业单位财务会计档案资料，则可以有效提升事业单位财务会计工作管理人员的工作效率以及提高财务会计工作的质量。其次，在信息化大背景下财会管理能够通过较为科学合理的管理逐步使财会管理走向规范化，改进较为落后的人力管理以及档案管理方式，一方面，在一定程度上降低了财务会计档案管理人员，另一方面，规范财会管理体系，还能有效改善他们的工作环境。

2.3 实现财务会计的共享服务

以大数据、云计算、互联网等现代信息技术为基础，我们可以建立一个财务共享服务中心，实现会计档案的数字化和网络化，使得档案信息的接受、传递、存储、运用一体化，实现档案信息的高度共享，使档案管理更加高效快捷。以财务共享云平台为载体，档案管理人员在其中形成规范的会计档案业务流程，建立符合事业单位实际运行情况的电子会计档案管理体系并制定相关制度，事业单位可以利用该平台进行电子会计档案分析处理工作，如此一来，可以大大减轻事业单位档案管理人员的工作负担同时提高档案管理的效率。信息技术随着社会经济水平的不断提高逐渐渗入传统财会管理工作中，尤其是对事业单位财务会计管理工作产生了巨大的影响，对信息化环境下的财务会计管理创新研究，其主要目的就是了解创新性财务会计管理工作的重要作用，通过对这一平台的实践应用，可以充分发挥信息化技术在传统财务会计中的应用。

3 结语

信息化环境给事业单位财务会计档案管理人员带来机遇与挑战，同时又暴露出来传统事业单位财务会计管理工作的弊端，在信息化飞速发展的时代里，需要处理的数据信息越来越多，社会对事业单位管理人员相关工作的要求越来越高，对于事业单位档案管理人员而言，需要做好的是结合时代背景，搞好档案管理的创新工作，更好地满足社会发展需求。

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