实施电子文件的有效管理确保电子档案的真实完整

王莎

摘 要：当前阶段，随着计算机网络技术的广泛应用，在档案管理工作中，电子文件占据了越来越重要的位置。想要充分发挥电子文件的优势性作用，就应当对于现有的电子文件进行系统的管理。本文就针对电子文件的管理进行系统的分析，希望可以为确保电子档案的真实性和完整性起到一份保障作用。

关键词：电子文件；有效管理；电子档案；完整性；真实性

1 引言

近年来，随着计算机网络系统在各行各业中的广泛应用，电子文件的数量显著增加，想要充分确保电子文件的真实性和完整性，就应当对于现有的、具有实际意义的电子文件进行重新的分类归档，目前以及档案部门中此类工作已经成为了一项极为关键的工作。档案部门应当在充分确保电子文件具有实质作用的前提下，明确电子档案的管理原则，通过生成新的电子文件，合理调整文件的归档范围，从而最大程度上确保电子文件的真实性和完整性。

2 什么是电子文件

电子文件，简单来说就是指在数字设备飞速发展的大背景下，通过数码的形式，利用磁带、U盘以及光盘等载体，充分依据网络化设备依等进行阅读、处理，并通过使用通信网络进行传输分享的文件。也就是说，办公服务所生成的文档、使用手机和摄像机能拍摄的照片、扫描仪扫描生成的图像、工作及生活中录制的音频等都属于常见的电子文件。除此之外，由于电子文件需要依附计算机系统进行存储和传输，因而在其生成运转时也会产生一定的附属文件。值得注意的是，电子文件中还涉及对于文件进行修整、删减的记录，以及操作者信息的存储等。

3 做好电子文件的管理工作

想要充分发挥电子文件的实质性作用，最大程度上保障电子档案的真实性和完整性，这对于档案管理部门提出了较高的要求，不仅要求相关部门能够密切配合、各司其职，同时也对于其他方面的发展提出了不同的要求。

1）明确电子文件形成部门的工作内容。电子文件形成部门，主要负责在具体工作开展的过程当中，充分依据所在部门做出的一系列规范性要求，做好电子文件的收集、存储及归档工作。当前情况下，想要发挥电子文件管理工作的实质性作用，就必须加强各个相关部门之间的沟通交流以及协同合作。一般来說，电子文件管理工作的开展并非仅仅依靠个人的能力以及一个部门的努力就可以实现，必须将电子文件管理工作视为一项不容忽视的重要工作，宣传此类工作的积极作用，鼓励各部门主动投入到电子文件管理工作当中来，从而为此类工作的发展打下优质的基础。

2）明确电子文件形成单位的工作内容。在开展电子文件管理的过程当中，电子文件的形成单位需要贯穿工作开展的始终。在电子文件的系统设计阶段应当明确设计内容，在电子文件的形成阶段，也应当做好监管工作。值得注意的是，有关部门也应当明确自身所肩负的任务，构建起完备的电子文件归档管理制度，从而充分确保电子档案的真实性和可靠性。

首先，针对职责档案部门而言，必须做好与信息化工作部门以及电子文件形成部门之间的沟通交流工作，结合双方的共同需求，路段完善电子文件归档制度内容。这一部门的工作重点在于，必须明确对于现有电子文件归档要求、存储时限、文件的内容与形式等。同时，还应当不断加上对于信息化工作部门的了解，更好的发挥办公系统与业务系统的实质作用，确保档案管理工作能够满足实际工作内容所提出的一系列要求。除此之外，档案部门还行当立足于本单位发展的实际情况，有效掌握系统开发的水平，强化与信息化部门的沟通。

其次，针对信息化工作部门而言，此部门最主要的工作任务就是保障电子文件的“五个特性”。即真实性、完整性、可靠性、安全性以及有效性。具体的表现形式包括以下几个方面。其一，信息化部门必须成为档案管理部门与系统研发方之间的交流载体，帮助将档案部门的需求转换为描述精确的技术语言，再转达给技术研发方，强化双方之间的沟通和理解。其二，做好系统运行的检查及维护工作，确保系统可以安全、平稳的运行。其三，做好电子文件的备份存储工作，避免现有文件因系统环境的变化而丢失，同时应当记录电子文件的格式以及硬件环境内容。

最后，针对档案行政管理部门，应当强化其与信息化主管部门之间的沟通协作，共同实现对于现有电子文件的监督管理。同时，针对电子文件出现时间短的特点，在具体开展管理工作的过程当中，也应当确保此类工作的真实、准确开展。为此，档案行政管理部门必须起到引导作用，为电子文件档案管理工作指明方向，强化对于电子文件管理工作的实际管理水平，提升档案归档工作开展的质量和效率。

4 明确电子文件的管理原则

在电子文件管理工作开展的具体过程中，档案部门必须全程对于电子文件进行监管控制，秉持充分确保电子文件的“五个特性”的原则，对于电子文件进行系统、完备的监管，确保电子文件的归档工作能够最大程度上发挥其实质作用。

电子文件的真实性，简单来说就是指电子文件中所记录的内容、结构、背景信息等内容，必须真实准确，且与数据的原始状态完全一致。无论电子文件是由业务部门进行管理，还是由档案人员进行管理，文件内容都不得随意进行更改，其所呈现的形式也不得随意进行转换，其中所涉及的各类内容也应当与初始数据保持完全一致。电子文件的真实性是其最为重要的一项特性，同时也是确保行政有效性和法律证据性的根本保障。

电子文件的完整性，主要就是指电子文件中所记录的数据、内容、信息等，必须完整无缺。电子文件的完整性包括以下方面：电子文件中存储信息的完整性、相关元数据、背景信息的完整性、社会活动真实面貌及其相关电子文件的完整性等。

电子文件的有效性，具体来说，就是指电子文件中存储的各项内容具备利用价值。有效性是电子文件存储及使用的基本保证，如果现存的电子文件无法进行还原和输出，那么自然无法在调取利用时进行识别和读取，文件中的信息也就失去了利用的价值，其存在时没有实际意义的。

电子文件的可靠性，主要就是指电子文件应当是值得使用者信任的存储内容，其中不存在错误信息，不会影响使用者的正常需求。

电子文件所的安全性，具体指的是系统安全以及自身数据安全性。通常来说，电子文件安全管理包括以下几个方面。其一，电子文件具备较强的操作性和易修改性，且在改动之后，不会留有痕迹，这既是电子文件的优势，同时也是其缺陷。其二，电子文件需要依托计算机设备而存在，而随着计算机网络技术的快速发展进步，现有的网络环境也变得越来越复杂，一旦非法人员的人侵，就会发生安全事故，不仅容易造成文件丢失问题，文件中所涉及的数据及内容也容易被进行“二次加工”，其真实性和可靠性受到影响。其三，由于当前阶段的身份认定技术仍然不够完善，因此在进行电子文件的删减改动、复制应用时，难以精确的操作者身份进行识别认定，这也就在一定程度上导致了电子文件合法操作者难以实现对于现有权限的有效控制。这一系列的问题都在不同的方面对于电子文件的安全性产生了影响，此类问题也成为了电子文件管理工作中不容忽视的一类问题。

5 总结

综上所述，我们可以发现，电子文件有效管理工作是电子档案归档及使用的根本保障，只有科学合理的开展此类工作，才能更大程度上确保电子档案信息的真实性和完整性。在未来的发展过程中，我们应当给予此类工作足够的重视，通过不断促进相关领域的发展进步，从而为电子文件管理工作提供有利的技术支撑，推进此类工作的更好更优发展。

参考文献

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[2]张文元.电子文件全过程管理中的监管研究[J].档案管理，2014年.

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[4]张文元.电子文件全程管理中的监管研究[J].档案，2013年.