信息化背景下高校档案管理安全问题与解决途径分析

吴卓阳

摘 要：随着科学技术的不断演进，高校档案工作逐渐实现信息化管理，借助信息化平台档案管理工作实现质的飞跃。但是，档案安全问题也随之产生，需要档案管理工作者直面问题，提出相关解决对策，实现借助信息化技术提升高校档案管理的效率与质量。

关键词：信息化；档案管理；安全

信息时代的来临，实现信息化管理已是大势所趋。作为社会档案管理的主阵地，高校档案管理部门在客观记录学校发展历史轨迹，为师生提供信息、查找资料中承担重要的角色。高校信息化的实现对档案的整理、搜索、传输、意义更是不言而喻。但是，值得警惕不安全因素在管理档案中仍然存在，解决安全隐患刻不容缓。本文在信息化背景下，深入探讨高校档案管理中存在的安全问题，在此基础上，制定相应的解决途径。

1 高校档案管理信息化实现重要价值

1.1 提高档案管理工作效率

在信息化的管理模式下，高校档案管理方式由传统的纸质管理，逐渐向网络化转变，通过网络工具将信息、资料转录生成电子档案。档案信息在搜集、检验、归档、入库以及使用各个环节的相关工作不在依靠单纯人工查找而是依托自动化工作平台得以实现，这样就实现档案管理的工作从传统方式向自动化和智能化方式过度，提高档案搜索准确率和有效率，节省办公时间，提高工作效率，整合人力资源，实现将传统工作方式与先进科学技术完美结合。

1.2 提供优质的档案服务

高校档案部门作为行政服务部门，提供优质档案服务是其工作重点。与传统纸质档案管理相比较，档案管理信息化的实现可以缩短查找档案资料的时间，通过软件系统查找直接定位，信息一目了然，确保档案查找的正确率，提高档案人员办公效率，为高校老师以及相关办事人员提供优质、快捷、个性化的服务，满足不同人群需求，从而提升档案管理工作的满意度。

1.3 实现档案资源的共享

运用计算机技术录入档案信息，创建信息库，相关部门可以通过网络进行查询和调取经过加工的档案信息，节约时间，空间、提高工作效率，解决因异地无法实现信息传阅、共享电子档案信息资源。电子档案通过网络通信实现档案信息传递，利用者可以足不出户地进行自助式的搜索，特别是远距离的传输，节省了大量的时间、人力和物力。

2 高校档案管理中存在的安全问题

2.1 易受网络病毒侵害

档案管理的信息化实现依托于网络服务，通过网络兴建档案网站，发布信息，实现网络化档案管理工作。但由于计算机的特殊性，易受到病毒、木马程序的感染，甚至一些不法分子通过科技手段侵入档案管理数据库，窃取、篡改档案信息，特别是计算机病毒、木马更新的速度较快，但档案管理部门杀毒软件更新的步伐滞后。一旦信息数据库被病毒攻击，在网络环境下难以彻底清除，影响档案系统的正常运行。故此，档案数据随时存在丢失，被人窃取的肯能性。

2.2 档案管理人员安全意识淡薄

在档案管理工作中，档案管理人员安全意识淡薄，未能意识到档案管理工作的重要性，缺乏相关的安全意识，对档案馆人员出入未实行严格的审查，思想观念存在偏差，认为档案管理工作不需要投入过多的精力、缺乏思考和有效行动，责任感不强，业务素质较低，学习性较差，不愿主动学习新知识，未能掌握先进的科技手段采取有效措施避免网络病毒入侵，存在人为蓄意更改、删除档案信息，造成档案管理工作中面临内部安全隐患。

2.3 档案安全管理制度和机制不完善

在信息化档案管理过程中，高校未能建立完善的管理制度和机制，缺乏健全的管理步骤与规定，致使管理人员工作繁杂，员工责任制与领导责任制界限不清，无法确定个人的分工与职责，为建立档案管理的安全保密制度，工作人员保密意识无法从制度中形成，对于突发事件未能建立相关的安全保障应急防范机制，当前，档案管理中存在的安全问题无法从制度得到切实的保障。

2.4 档案馆安全设施陈旧

实现档案安全管理离不开先进的技术以及配套的管理设施，但目前许多高校档案馆陈旧，布局分配不合理，安保设施比较落后，网络设备更新速度较慢，缺乏资金投入，在信息化背景下，档案管理需要如录音、录像以及光盘、软盘等新载体，但这些载体的保管条件远比纸质档案的要求高，不仅要做到一般载体档案所要求的“八防”，还要防磁、防静电，温湿度的控制也更为严格，而现有的档案库房根本无法达到这些新型载体档案的保管要求，档案馆基础设施建设刻不容缓。

3 解决途径分析

3.1 制定和完善档案安全管理制度

在实现档案管理的过程中，制定和完善相关的安全制度，形成一套健全的管理步骤和规定，明确各部门之间的分工，落实档案管理人员的责任制，形成领导按期按时检查机制，将档案管理划分到各个部门，制定健全的档案管理人员考核机制，将考核与绩效薪酬相连，形成健全的员工负责制，严格的监管制度，建立档案安全保障机制，与此同时，完善电子档案管理制度，采取专机专用，实名进入管理系统，用制度的方式确保档案管理的安全。

3.2 提高档案管理人员的安全意识

管理人员安全意识的提升是实现档案安全管理的第一步，学校需聘请专业人士对管理人员进行安全知识的培训，定期考试抽查，提升管理人员安全知识储备，帮助工作人员掌握先进的管理方式，提高领导干部的信息化水平，培养业务骨干，提升管理人员工作水平，树立积极的工作态度，遵守安全和保密规定，从不同方面提高工作人员的安全意识，保障档案管理的万无一失。

3.3 加强档案信息系统安全管理

高校实现档案管理信息化已经是大势所趋，信息管理系统是数字化档案的主要载体，加强档案信息系统的安全管理需要在实现网络共享基础下，实现对档案信息加密和访问的控制，非授权用户无法进行访问。实现档案信息资源分类管理， 通过身份证号、密码等方式进行访问，在安装档案管理系统之后，更新杀毒软件，保障档案信息管理的安全。

3.4 加大档案管理安全资金投入

申请对档案馆安保设施建设的资金投入，引进现代化科学技术，淘汰落后的档案管理设施，更新档案馆的安保系统，合理规划档案馆布局，保障档案管理信息化运行，确保硬件设施和与软件设施同步运行，加大对系统以及基础设施维护资金的投入，聘请专业的技术人才提供安全保障，建立高质量、高技术的档案管理安全平台。

4 结语

综上所述，档案资料是高校重要的宝贵财富，在各项档案管理的工作中，安全管理应是重中之重。为此，在信息化背景下，加强安全管理，科学规范管理，将可能发生的非安全因素控制在最小的范围之内，推动高校档案管理的信息化建设，提高工作服务水平，为高校档案管理事业提供更优质安全的服务。

参考文献

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