学校培训收支管理优化及信息化建设展望

廖海燕

【摘 要】笔者结合多年的培训管理经验，基于学校当前的信息化管理水平，应用自身的财务知识，就所任职学校的培训收支管理提出一些优化意见，并对未来利用信息化进行培训收支管理进行了展望。

【关键词】培训；收支管理；优化；信息化

笔者就职的中等职业学校，系市教育部门主管的公办中等职业学校，设13个职能科室，专设职业技能开发科负责培训业务。科室现有工作人员14人，年培训规模8000人。由于学校地处云南西南边疆落后地区，信息化水平相对较低，管理上现代信息系统的应用还不普遍，目前实行的还是计算机辅助下的管理工作。笔者作为科室负责人，结合自身的专业财务知识，基于学校目前的信息化水平现状，就如何优化学校的培训收支管理进行了一些探索。

一、学校培训收支管理中存在的问题及分析

1.对培训收入的跟踪机制不健全，存在培训收入漏收的风险。

未建立培训收入跟踪管理机制，培训开展与否？收入到账与否？全凭科室领导的责任心进行管理，无人监督与复核，一个不小心，很容易造成培训业务开展了，成本也发生了，但最后却漏收培训费的风险。

2.对培训支出的把控机制不到位，费用支出随意性较大。

未形成有效的培训支出控制管理。学校培训管理中，虽然有费用报销审批手续，但是，没有培训成本预算环节，支出合理不合理，是否有相应的收入进行支撑，审批人员并不掌握，成本预算支出在多少范围内由哪一级领导审批的程序也不明确，培训成本支出的随意性较大。

3.对培训收入的催收机制不健全，存在长期应收未收款项。

未建立有效的应收款项管理机制。培训结束后款项回收不及时，款项回收全靠业务科室，没有形成有效的监督管理机制，存在应收账款长期挂账的现象。

4.培训支出报销手续繁琐，支出报销不及时。

培训支出主要为耗材、课时、差旅费等支出，实际工作中存在审核、报销手续过于繁琐的现象。比如：每报销一笔支出，需要由科室负责人、财务负责人、科室分管领导、办公室主任、财务分管领导、单位负责人审批，签字部门多，相距距离远，全靠人工纸质审核，审批手续繁琐。如遇其中某位领导出差，审批工作就得停滞，导致报销不及时的现象。

二、现有信息化水平下培训收支管理的优化措施

1.建立标准化流程，规范培训收支管理。

优化培训业务流程，建立围绕培训承接、教学准备、收入实现、成本支出等全过程的标准化操作流程，在每个环节建立相应的监督、复核机制，实现培训收支的有效管理。比如：基于目前的信息化水平，利用电子表格有效管理每一期的培训收支。科室领导按年度登记“培训收支结账清单”，分“培训时间、类别、专业、编号、管理员、参加人数”等记录每期培训的基本情况，同时，设计“培训收入”，“培训总支出”项目，构建收入与支出相对应的稽核关系，达到有效检查错漏的功能。工作中，凭每期培训管理员提供的、经财务人员签字认可的“收入到账表”登记“培训收入”栏；凭培训管理员提供的培训成本预算，费用报销单总计数，登记“培训总支出”栏，较好地管控好培训业务收支这一重要环节。科室领导通过此表格，可了解科室全年培训收支及到账情况，还可有效避免收入漏收的情形。

2.建立成本把控机制，明确成本预算审批权限。

实行成本的预算控制，在制作培训方案时，增加成本预算环节，建立成本预算的审批制度，明确审批权限。当成本支出预算为培训收入的60%及以下时，由科室领导审批；成本支出预算为培训收入的95%及以下时，由分管校领导审批；当成本支出预算超过培训收入的95%时，由学校主要领导审批。培训管理员按照审批后的成本预算进行培训支出。预算执行过程中，如若遇特殊情况，需要调整培训预算的，也要有调整说明，并进行相应的审批手续。实行成本预算管理，能够做到事前有计划，执行有监督，可以有效控制成本支出，最大程度保障学校经济利益。

3.制作“收入到账表”，确保收入到账。

根据科室岗位职责，建立风险管控体系，尤其是培训收支的管理，应当遵循“业务经办与钱款收取相分离”的原则，实行岗位牵制制度。每期培训完成，管理员应确保培训收入的顺利到账，及时编制“收入到账表”，载明培训期数、时间、工种、人数、收费标准、培训费金额等信息，由经办财务人员签字确认后，交由科室负责人，科室负责人按顺序记载明“存档编号”，作为“培训收支结账清单”中“培训收入”栏的登记依据，并与“培训支出”栏形成稽核关系，达到收入与支出互相复核的目的。

4.加强应收款项管理，及时催收培训收入。

由于各种原则，培训过程中会存在一部分应收款项，很容易形成坏账。学校应加强对应收款项的管理，建立应收账款登记制度，只要是“培训收支结账清单”中未记载“收入到账表”编号的，均为应收款项，应定期进行催收，催收的责任主体为当期培训管理员。同时，通过“培训收支结账清单”中“培训支出”栏的记载，也可以对培训收入进行稽核，杜绝培训收入漏收的情形。

5.严格培训支出的审核与监管。

以经过审核的成本预算为依据，严格培训支出管理。涉及材料物资采购的，应当按照学校采购管理的相关规定，按流程报经采购人员统一购买。学校应有规范的采购合同，建立完善的材料验收登记制度和出入库制度，保證采购环节的真实性、规范性，保证材料物资的安全、完整。涉及劳务费用的，应当按照学校课时费发放标准，按核定的课时数量，对照培训效果评价情况，及时按月发放，培训管理员要确保培训课时量的真实性。涉及与外单位合作完成的培训项目，如向外单位租赁场地、设备等，应与合作单位签订协议，明确双方职权、收入分成、成本分摊等问题，并按规定凭发票给予支付。

6.规范出差审批，管控好差旅费支出。

加强培训出差费用管理，严格控制培训成本。建立培训出差的事前审批制度，写明出差事由、天数，本着力行节约、确保质量的原则，经审核批准后，按规定的标准和支出范围报账，不得虚构培训事由，违规报销。鉴于学校目前差旅费审批签字领导过多的现状，一是要优化出差审批流程，减少审批领导；二是要借助现代化网络手段，实现出差的网络审批。

三、培训收支管理的信息化建设展望

基于学校目前的信息化水平，笔者仅就培训收支的优化管理进行一些探讨，建立一些标准化流程，也是为培训工作的下一步信息化管理打一些基础。今后，随着培训业务的动态管理及精确化发展需要，我们必然要开发使用信息化水平较高，能够很好地适应学校需要的培训管理信息系统，并与学校的财务、教学、资产管理等信息系统较好地结合，建立一个由培训管理员、科室负责人、校级领导共享的信息平台，实现集培训承担、过程管理、收入确认、成本开支等为一体的现代化信息管理，以不断提高培训收支的管理水平和管理效果。

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