高职院校档案管理现状

余亚浩

摘 要：在我国四线城市的高职院校档案管理没有受到重视，本文旨在介绍小城市高职院校档案管理存在的问题，结合笔者工作经验，提出高职院校档案管理的对策。

关键词：高职院校 档案管理

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）06-00-02

十九大报告指出，我国特色社会主义进入了新时代。新时代要求我们要运用创新的手段管理档案，保证档案能为各行各业提供利用，充分发挥档案的价值。在《高等职业教育创新发展行动计划（2015-2018年）》发布之后，高职院校发展愈加稳步前进，必将给档案工作带来无限的可能性，特别是四线城市多数是城市规模、经济社会发展水平以及交通建设较为普通的中等城市。四线城市大部分以地级市为主，还包括个别省、自治区的自治州^[1]，本文所指的高职院校是地处四线城市的学校。

一、高职院校档案管理的现状

1.主观因素

不少高职院校的工作人员认为，档案工作就是档案管理人员的职责，与其他任何人没有关系，在工作中自动将档案工作与日常工作分离开来，所以他们在工作中往往不注意档案资料的保管，导致档案文件资料收集不全，管理工作无法进行，档案工作停滞不前。高职院校工作人员从主观上把档案与学校的教学管理分离开，各自保管，没有建立综合档案管理机构，没有实现档案的集中统一管理。即使一些高职院校建立了档案室，它一般也不是独立存在的，而是从属于学院办公室，因此它的办公经费是有限的，对档案室各种硬件投入更是少之又少。而有些院校建立了档案室，但只起到保管杂物的作用，也形同虚设。

2.客观因素

第一，领导重视度不够。20世纪末，我国高职院校教育开始起步。高职院校是由高等专科学校、职工大学、独立设置的成人高校以及部分中专学校改组或改制而来^[2]。在我国四线小城市，不管是社会科学还是经济等各个方面发展都比较缓慢，因此高职院校在办学条件、办学规模、科研教学都有待于提升的状况下，学校所有的资金都直接用于与教育教学最密切、最直接的工作上。而档案工作在短期间内不会对学校的建设与发展产生任何影响，也不会对高职院校的日常工作有影响，因此，高职院校领导的侧重点根本不在档案管理工作上，也不会认同档案工作建设的意义，对档案工作重要性观念的普及也是能省就省，而对档案投入更是有限。现在高职院校都存在一个通病，例如一部分高职院校的学院系部工作会议召开没有正式通知（只是微信通知），会议过程中没有会议记录，导致一整年的工作都没有任何书面记载的材料。没有材料记录学院系部的发展变化、工作流程，一旦人事关系发生变化，交接工作的缺少会影响学院系部，也必将影响学院校史的记载。另外下属对上级的请示以口头居多，并没有形成材料;有些会写申请，但都是格式、纸张不规范的申请，这些工作方式既不规范也不利于收集保存。领导层面思想的束缚，必然深深地影响了教职工的工作意识，造成对档案工作的重视不够，高职院校档案管理意识不强，档案管理制度的缺失，档案管理存在漏洞。

第二，档案员专业素养不够。目前，绝大多数的高职院校中，档案工作一般由管理人员负责，少数配备档案员，还有一些院校档案室的人员是学院职工的家属任职。像高职院校这种档案管理人员的配置方式，只能满足高职院校档案工作的基本要求，在这些档案工作人员中，专业知识匮乏、基本素养不够，档案专业人才缺乏的现象层出不断。近年来高职院校不断发展，在校生人数不断增加，专兼任教师、管理人员等各类工作人员明显不足。应教育部评估指标体系中师生比等相关重要指标的要求，全国高职院校加大了人才引进的力度，但对于档案人才的引进没有实效。高职院校档案管理人员专业化队伍的缺乏，导致档案管理人员流动性大。还有一些现象是高职院校档案系列职称相较于其他职称好评选，很多不是档案专业的工作人员都评选档案系列的职称，也造成档案目前发展状况。因此，高职院校普遍存在的专业素养不够、业务能力不足、档案管理人员不定等一系列问题，导致高职院校档案工作难以开展的现状。

第三，制度与机制的缺失。高职院校档案管理部门对于档案工作制度的忽视是档案工作开展的阻碍之一。虽然有部分高职院校制定了档案管理制度，但是随着时代的变化，档案管理工作不断改进，档案管理制度也应该不断地修订。我国档案管理规章制度不断地调整，高职院校的工作岗位职责也要随社会科学发展不断转变。很多高职院校都没有及时地跟进改变，导致档案制度与机制的缺失。据笔者调查，河南省医学类专科学院的档案室建设相比于普通本科院校落后很多，专科类院校的馆室、制度建设投入小，必然会对档案发展不利，长远来看也不利于学院发展。大部分的医学类专科院校的档案室隶属于办公室，没有独立存在，没有独立运行经费，没有自主权，也会导致档案室发展受限，继而造成檔案制度与机制的缺失。

制度缺失容易引发的问题之一就是档案资料收集不完整。一些高职院校档案室收集的范围抑或完全参考高校档案的归档范围，抑或没有明确的归档范围。档案收集工作的开展主要是依靠各部门工作人员的经验，归档材料的上交也是依据各岗位负责人的判断，导致档案收集不完整，使得档案既不能从整体上全面反映学校发展的状况，而且也严重影响了档案综合服务的质量和档案材料的编研利用^[3]。

第四，档案管理设备陈旧。高职院校对档案管理投入较少，档案相关的管理设备常年不更新，甚至整理档案的用品都年久失修。不论是资源还是人力都与其他部门有很大的差距，影响档案后续工作的开展、影响档案工作效率、影响档案工作人员的积极性，成为档案管理的短板、档案整理的障碍。

二、高职院校档案管理创新途径

1.加强档案管理重视度

高职院校要从根本上认识到档案对学院发展的促进作用，自然而然就会加强档案管理重视度。基于国家近几年对职业学院发展的重视，高职院校正处于比较高速的发展阶段，加强档案管理势在必行。高职院校的档案信息内容是学校宝贵的历史资源，对于学院日后发展与建设具有指导意义，院校发展不仅需要教育教学做支撑，而且需要档案保存的原始材料做辅助，以史鉴今。高职院校不仅仅要重视档案的管理，而且应该重视档案的利用，努力做到管用结合、发挥档案价值。运用档案学知识，利用好学院自身的优势，编撰学院特色档案史料。例如笔者所在院校，每年都安排学生在医院实习，可以根据学院学生实习的情况编撰学校与医院合作的特色档案，全方位地展现学院特色发展之路。档案工作人员还可以结合每年招生处移交的关于专业人数、男女比例、学生人数变化、专业名称变化等方面资料编研本校从建立之初至今各方面的发展历程。

2.加强档案队伍专业化

很多学院创建之初，像档案室、图书馆这种部门一般都是安排教职工家属在这些岗位上，他们的文化水平和专业素养参差不齐，没有经过系统的学习，对档案收集、整理、鉴定、保管等过程不熟悉且没有档案意识。因此学院的档案工作都不能及时地收集、整理、上架，而且在整理的过程中会出现很多问题，例如在管理的过程中由于监管不到位，造成档案丢失的现象比比皆是。档案专业人才的引进是加强档案队伍专业化的途径，高职院校应该加强档案队伍的建设。档案队伍建设不仅仅要加强工作人员的业务培训，更重要的是工作人员的心理建设。档案工作实际上是一种比较单调乏味的工作，长时间在这个工作岗位上做档案工作需要能静得下的心、能耐得住寂寞的忍耐力，更需要的是档案工作者静下来专研的学术能力。加强档案队伍专业化是档案工作的基础，只有档案工作人员的专业能力提高，高职院校档案管理的水平才能不断进步！

3.加强档案制度与机制的建立

“无规矩不成方圆”，这句老话适用于任何一个行业，加强其制度与机制首先应该从国家层面硬性要求高职院校建立本校档案管理制度，学校档案制度与机制是档案管理人员工作遵循的准则，是规范高职院校档案的准则。笔者所在学院档案室成立之初就和部门负责人沟通协商，学校所有的档案都来源于各部門，因此各兼职档案员的责任意识会影响归档的质量，所以兼职档案员的选择很重要。在档案室恢复之时，就对所有的兼职工作者集中培训，并且邀请当地档案局业务指导的工作人员以档案法治为主题举办了讲座，强调了档案的重要性以及档案法规对工作的基本要求。档案局业务指导科的工作人员深入到各部门对其工作进行了指导，帮助学院巩固了档案收集的制度，也帮助学院合理制定档案管理制度，对档案室开展进一步的工作提供了依据。其次，院校自身的档案意识促使其加强档案制度，是最快的方式。

4.加强档案信息化管理

档案信息化管理是在领导认识到档案管理工作重要性的前提下，才得以顺利开展的，从而为高职院校档案信息化管理打下坚实的基础。除了纸质档案的电子化扫描以及档案系统的录入需要信息化管理，还有档案编研作为档案信息化的具体体现，往往容易被忽视。高职院校档案工作人员可以根据学校本年度重要工作、重要文件和会议活动开展，学校通过设立奖惩制度来鼓励档案工作人员的积极性，加强档案信息化工作，为学院各部门提供信息服务。信息化是档案发展的必经之路，是学院加快发展建设不可或缺的基石，只有各个部门都全面进步发展，高职院校的发展才更加稳固。

三、结语

高职院校档案工作是我国高等教育档案管理工作不可或缺的一部分，高职院校若想长久发展必须重视档案管理，档案管理目前是大部分高职院校的短板，侧面反映高职院校档案工作的光明前景，只要档案工作人员坚持，档案管理工作的价值与潜力会不断被挖掘，高职院校的档案管理也会被越来越多的人认同。

参考文献

[1]https：//www.baidu.com/s？word=%E4%B8%89%E5%9B%9B%E7%BA%BF%E5%9F%8E%E5%B8%82&tn=site888_3_pg&lm=-1&ssl_s=1&ssl_c=ssl1_1682b5c5093

[2]闻学颖.改进高职院校档案管理工作的策略[J].林区教学，2015（5）：120-121.

[3]方黑虎，汤楠楠，马小艳.高校文书材料之“部门立卷”问题研究，2018（12）：30-32.