浅谈干部人事档案信息化管理

李静

随着信息技术高速发展，21世纪已步入了信息化时代，信息化建设是时代的要求，也是人事管理发展的方向之一。这并非是对新科技的盲目跟从，而是通过管理信息化来提高单位档案管理的技术水平，进而全面提高一个单位整体的人事工作水平，达到通过信息化建设来转变管理和工作模式、提高单位工作质量的目的。

一、干部人事档案管理信息化的必要性

1.档案查询便捷化。将信息化融入干部人事档案管理中，也就是将传统的纸质管理形式进行替换，将档案内容数字化处理后，录入到计算机的相关软件中，形成一套完整的信息管理系统。通过采取信息化的管理方式，可以有效便捷地查询相关人员的档案信息，并进行一定的阅览和存档。信息化后的干部人事档案，尤其对于一些存档人员众多的单位，可以大大节省阅览人员的查找时间，提升管理人员的工作效率。

2.档案管理规范化。干部人事档案中的材料均由干部本人所填写，材料中字体、格式、内容都因填写人的不同而不同。容易造成管理的混乱，不利于查询检索。采用信息化管理后的干部档案，对档案中的字体、大小、格式、内容等都作了统一的规定，在查阅时只要搜索相关人员的名字或代码即可。实施信息化管理后的干部档案，还可以对相关人员的档案进行数据迁移或共享，大大提升了档案信息的利用率。

3.档案保存安全化。由于纸张及笔墨的性质，纸质保存的档案存放时间久了，容易造成字迹模糊、阅览不方便等结果。同时，随着时间的推移，纸张会变得薄而脆，经过阅档人员的翻看，很容易造成不必要的损毁，甚至致使档案中重要信息丢失。经过信息化保存的档案，不会受时间的影响，也不会出现档案的发黄与硬化等问题。在实施信息化存档过程中，信息化档案能将档案信息进行数字化处理，并进行相关的加密保护等工作，在一定程度上确保了档案保存的持久性和安全性，安全系数大大增加。

二、干部人事档案信息化中存在的问题

干部人事档案信息化工作涉及许多领域，它不是信息技术与档案管理工作的简单组合，而是旨在通过信息化来促进档案管理工作的全面更新，包括档案管理的理念、管理方式方法等诸多因素。因此，干部人事档案信息化变革既存在复杂性，同时也存在一定难度。目前，中央大力推行档案管理信息化建设工作。但在一些机构复杂、人员众多的单位，推行起来还是存在难度，分析其原因主要有以下几个方面：

1.对干部人事档案信息化建设的认识不够，重视程度不高。人事档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此，一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作，对干部人事档案信息化建设的认识和重视程度更是少之又少。这样就会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。

2. 干部档案管理队伍不健全。要做好干部档案信息化工作，干部档案管理队伍是至关重要的因素之一。既要求档案管理人员熟悉人事档案管理政策，又要求掌握相应的信息系统应用技术。目前，很多单位档案管理人员与实际需求存在着不匹配的情况。单位中从事档案管理的人员往往不是专业出身，或者没有经过系统的专业化培训，他们从事档案管理工作，主要凭借自身的理解和其他工作经验开展档案收集、分类、保存、调取等工作，可能存在不懂得基本的电脑操作，无法满足信息化时代对干部人事档案管理工作的实际需求的情况。

3. 信息化系统建设不完备。随着信息技术的发展，干部人事档案信息化已经成为时代发展的必然趋势，但是，还存在着系统建设不完备等诸多问题：首先，没有良好的硬件设施。信息化管理需要计算机等硬件设施，很多单位人事档案管理中设备配备不全，或者存在设备老旧的情况，严重影响干部人事档案信息化建设。其次，技术水平不高。除了硬件设施外，工作人员的计算机水平也是影响干部人事档案管理信息化建设的重要因素。当前，从事人事档案管理的工作人员中，具备比较高信息技术素养的人员数量不多，尤其是一些工龄比较长的老员工，信息技术水平普遍偏低，严重影响干部人事管理信息化的开展实施。第三，投入的经费有限。虽然信息化管理模式在很多单位中普遍被运用，优势也十分明显，但依然有很多人对其了解和重视程度不够。导致相关单位在信息化管理方面的投入比较少，影响干部人事档案信息化工作的实施。

4. 档案管理制度不健全。干部人事档案工作是一项政治性、机密性很强的工作。建立健全各项规章制度，实现科学化、规范化管理对于使用干部档案材料，促进干部人事制度改革具有重要意义。但是目前，很多单位没有相对完整齐备的档案管理制度，档案材料的收集范围、归档及转递流程没有明确的标准，干部人事档案工作没有章程可以遵循，严重阻碍了干部人事档案工作水平的发展和提高。

三、干部人事档案管理信息化的优化策略

1. 树立人事档案信息化管理理念。一方面，要强化管理意识。 要充分意识到人事档案对个人发展的重要意义，充分认识到人事档案需要强化管理。同时，人事档案管理是一项专业化程度高、内容复杂、意义重大的服务性工作，真正实现在思想上高度重视。另一方面，要树立信息化意识。身处信息化时代，要用信息化的思维看待工作，用信息化的手段开展工作。用信息化手段推动传统模式的人事档案管理工作创新发展，既要保证人事档案管理真实有效性、内容全面性、随人流动性、隐私机密性和功能服务性等特点的充分发挥，实现人事档案自身的实用价值最大化，也要确保人事档案管理适应信息化时代快速、便捷、高效、安全的实际需求。

2. 注重档案管理人员队伍的培养。“一支专业能力过硬的团队是档案管理工作能否取得成绩的关键。”一方面，要重视人事档案信息化管理工作人员专业化问题。在人员招聘和人员安排时加大对档案管理、计算机、信息技术等相关专业人员的倾斜力度，确保建立一支懂档案管理、懂信息化技术的专业人才队伍从事人事档案管理工作。同时，从事人事档案管理的工作人员也要不断加强自身学习，主动适应信息化时代的挑战，不断提升自身业务水平和专业能力。

3. 构建科学合理的干部档案信息化系统。人们的预期是通过信息化的推行来降低管理成本，并提高工作效率，干部档案数字化、信息化工作，涉及档案的收录分类和筛选标准、扫描质量等多个环节，单位作为信息化建设的主导者，应考虑到不同环节的因素，构建适合的信息系统化方案，并对信息化建设各环节进行整体规划，进行科学的设计，使不同环节之间实现紧密关联。

4. 建立严格完整的档案管理制度和管理程序。为了更好地实现档案管理信息化建设，构建完整的档案管理制度和程序至关重要。结合单位工作实际，制定行之有效的《干部檔案工作条例》，对档案材料的收集、分类、归档的范围，查阅、共享的权限，档案接收以及转递的具体流程作出明确规定。对于档案信息化中需要设定信息化技术更新的时限、档案管理工作人员的行为进行明确规定。这些都有利于档案资料的利用，促进档案管理信息化的发展。

干部人事档案事业是一项崇高的事业，借助档案能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案管理的信息化对提升单位档案管理水平，促进单位人事工作的发展具有重要的意义。要实现干部人事档案信息化管理，应该树立现代化的管理理念，构建完整的信息化系统，并以完善的档案管理制度来规范档案信息化管理的程序资源平衡分配的问题，以提高信息化建设对档案管理的作用。