事业单位加强办公室档案管理的创新思路构架研究

刘艳

摘 要：档案是一个单位内部重要信息的汇总，对于单位的有序运转起着重要的作用。尤其是事业单位，档案记录着事业单位的发展历程，存储着内部员工的个人隐私信息，所以要加强对于档案的管理，保护单位的利益和员工的个人权益。本文描述了事业单位档案管理的现状，并对档案管理的不足之处提出了创新策略。

关键词：事业单位；创新策略；档案管理

追求利益最大化是事业单位运转的最终目的，而事业单位往往只重视资金的收入与支出而忽略了内部的管理。尤其是事业单位创始以来，遗留下来的档案信息数据，都被事业单位搁置一边，不理不睬，也更谈不上对于档案管理的创新，这严重阻碍了事业单位内部的有序运转。因为档案信息泄漏造成事业单位蒙受巨大损失的案例屡见不鲜，很多公司从档案信息中窃取事业单位的核心技术，使利益面临着重大隐患，所以对事业单位档案管理的创新是保障事业单位自身利益的必然要求，也是其加强内部管理的重要内容。

一、办公室档案管理的现状

新时期我国进入了信息化时代，社会的各个领域都发生了重大的变革，迈出了发展重要的一步。但是就事业单位的档案管理而言，很多单位仍然采用传统的管理办法，思想观念落后，使得管理档案的现状不容乐观。主要体现在以下几点。第一，档案管理的设备比较落后。事业单位在运行过程中过分强调资金运转的重要性，往往忽略了对于档案信息的管理，使得很多的档案没有专业的存储设施，管理工作主要由人工来完成，存放的方式比较随意，这不仅给档案的查找增加了难度，还使得档案的数据信息容易出现差错，甚至有的事业单位根本没有设置档案，单位运转的信息没有及时的存储留档，给事业單位留下了重大的安全隐患。第二，管理的制度不够灵活。众所周知，事业单位的管理要求办法是按国家规定的管理条例进行的，然而事业单位制定管理条例要符合本事业单位发展的现状，教条式的管理办法不仅不能达到很好的管理效果，还会严重损害事业单位的利益。所以事业单位要根据自身的条件适当的改变管理办法，依据不同的情况灵活进行处理。第三，事业单位的高素质人才十分匮乏，档案管理工作是一份涉及多方面内容的复杂内容，对于工作人员的专业能力也有着一定的要求，就当前事业单位的档案管理现状来看，工作人员的业务素质普遍不高，这成为了制约事业单位管理工作顺利进行的重要因素。由于事业单位本身的特殊性，人员岗位时常进行调动，使得一些不熟悉管理工作的人员调到了管理岗位进行管理，这些工作人员没有管理经验，又缺乏科学的指导和专业的培训，这样就难以胜任档案管理这份工作，从而不能保证事业单位平稳健康的发展。

二、事业单位档案管理不足之处的创新策略

（一）完善事业单位的档案管理制度

提高事业单位的档案管理水平，首先要完善档案管理的规章制度。只有确定明确的制度，才能保证管理工作有条不紊的进行，这就要求事业单位在日常运行中，不断建立健全办公室的规章制度，严格按照规章制度的条例进行工作，保证办公室档案管理的规范性。除此之外，事业单位还要结合自身的发展现状，从自己事业单位得自身情况出发，制定合理的管理政策，从而更好的体现档案管理工作的有效性。还要提高管理人员对于档案管理工作的重视和认识，建立有效的奖惩制度，约束员工去重视每一个管理的细节，提高个人的工作效率。

（二）提高管理人员的业务能力

办公室档案管理工作的情况，直接关系到事业单位未来的发展趋势，而管理人员是事业单位档案管理工作的直接操作者，因此要想提高办公室档案管理的水平，就要从管理人员的能力入手。事业单位的档案管理工作是一个专业性较强且比较琐碎的工作，对管理人员的管理能力也就提出了很高的要求，办公室管理人员要明确自己的责任，严格按照单位的规章制度来开展管理工作，事业单位也要不断的派遣员工参加档案专业的培训，不断提高员工的个人能力，有效的发挥员工更大的作用，以此来保障办公室档案管理工作的有序进行。

（三）管理工作要与现代化技术相结合

当前社会的发展趋势是朝着现代化、科技化的方向发展，信息化时代是社会发展的必由之路。因此要想事业单位的档案管理工作有着创新之处，就要同当前时代的发展相结合，充分结合当前社会的现代化技术，从计算机网络等多个角度开展管理工作，更好的实现管理工作的现代化进程。这就要求事业单位支持档案管理工作，在档案管理工作的投资上加大力度，也要不断加大宣传力度，更好的促进事业单位档案管理工作的健康有序发展。

（四）对管理的流程进行创新

传统的办公室档案管理模式流程复杂，管理繁琐，这已经不能满足事业单位的现代化发展的要求，当今的档案管理工作要建设成为一个面向全体用户的操作平台，不断规范档案管理的监督机制、保障机制和信息机制等，管理人员要有着良好的创新理念，在管理工作中对管理的流程删繁就简，抓住管理工作的核心，让管理工作更加高效的进行。

（五）档案收集方式的创新

传统的档案收集是存档部门根据制度在规定的时间内向管理部门提交档案收集结果，然后由管理部门进行管理，这种方式给档案管理留下了很大的隐患，容易导致管理过程的断流。可以采用电子档案自动收集的方法，这样极大程度的将收集过程中的工作人员解放出来，提高了档案收集的效率。

三、结束语

当前的事业单位档案管理工作的不足之处逐渐的显现出来，管理机构设置的不合理、管理人员素质低等原因已经严重阻碍了事业单位的发展。事业单位要立足当下，转变传统的管理模式的观念，重视内部的管理工作，不断完善管理机制，结合现代化先进技术，提高管理人员的业务素质，真正做到以管理促发展，来保证事业单位平稳健康的发展。

参考文献：

[1]郭秋平.事业单位加强办公室档案管理的创新思路构架[J].办公室业务，2019（04）：116.

[2]高倩玉.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].办公室业务，2019（03）：111.

[3]孙艳萍.提高办公室档案管理工作效率的策略分析[J].智库时代，2018（47）：107-108.

[4]何启瑞.略论事业单位办公室档案管理[J].信息化建设，2015（11）：254.

[5]黄艳.事业单位办公室档案的日常管理分析及应用探讨[J].办公室业务，2015（10）：29.