浅议事业单位人事档案管理存在的问题及对策

张新立

在事业单位的各项管理工作中，人事档案管理是非常重要的组成部分。人事档案是单位人才信息的主要载体，它是对事业单位职工的个人履历、工作经历、业务培训、职务晋升、工资变动、工作表现、奖惩情况及所经历的重大事件等的真实记录，同时也是干部选拔任用、职工选贤举能的主要参考依据。为了更好地提高事业单位人事档案管理工作的效率，本文对档案管理中常见的问题进行总结研究，并提出切实可行、行之有效的解决对策，以便使人事档案管理能够朝着制度化、规范化、现代化的方向发展，做到与时俱进，适应国家各项事业飞速发展形势的需要。

一、事业单位人事档案管理概述

（一）事业单位人事档案管理的内容

人事档案管理主要是把涉及职工的人事档案信息材料进行科学、合理的收集、鉴定、整理、分类、装订、统计、保管和利用。事业单位人事档案管理不仅具有重要的社会价值和记录价值，也是确保事业单位高效、有序开展工作的前提和基础，对提高事业单位管理的效率和质量起着必不可少的决定性作用。

（二）事业单位人事档案管理的重要性

1.人事档案管理工作的好坏直接决定着事业单位办事效率的高低。高效、规范的事业单位人事档案管理不仅可以全面了解和掌握单位职工的人员基本情况，还可以更好地掌握单位职工的年龄层次、性别比例、学历状况、职务等级、职称评聘、工资水平等基本情况。

2.人事档案管理工作可以为单位的人员调动和人才补给提供参考依据。事业单位管理者可以根据单位的实际运作状况来做好人员的调整工作。人事档案管理也可以及时地反映事业单位人力资源的空缺情况，可以将事业单位对人才的需求情况准确地反映给单位领导，以便单位根据实际及长远需要，有目的地从社会上招聘适合单位发展的人才。

二、事业单位人事档案管理存在的问题

（一）对档案管理不够重视

目前，我国大部分事业单位缺乏对档案管理重要性的认识，致使档案管理出现滞后性和形式化的现象。如今国家对经济体制不断进行改革和完善，但是人事档案管理却未能跟上人事制度改革的步伐，从而导致一些档案管理人员身兼数职，并且没有得到及时、系统的专业培训，致使这些档案管理人员对档案管理工作缺乏系统性的认识，最终导致无法更好的开展人事档案管理工作。

（二）人事档案管理信息化建设严重滞后

目前，虽然一部分事业单位已经配备了人事档案管理系统，但是由于对其缺乏系统性的了解和认识，从而导致大部分系统只是简单地对职工信息进行记录、统计，而未对职工的生活、工作等相关信息进行记录，使档案信息化大打折扣。同时，还有很大一部分事业单位由于经费不足、领导不够重视等，对人事档案管理信息化工作推动不力，还在沿用传统的手工操作。这样不仅增加了档案的保存和管理难度，而且也会对人事档案管理工作效率产生影响。

（三）档案材料缺乏规范化、制度化管理

在进行人事档案材料收集归档过程中存在执行不严格、制度不健全的现象，从而导致档案材料缺乏规范化、制度化管理，致使档案资料缺乏一定的准确性和真实性。实际上，人事档案需要真实反映职工的基本信息，但是在实际工作中却存在一定的信息不准确和虚假现象。近两年来，国家已要求人事档案纸质材料选择A4规格的办公用纸制作，档案装订也已按照组织部门的统一标准更换了新型A4档案盒，这是全国人事档案管理工作的重大改变。

（四）档案管理人员综合素质不高

实际上，人事档案管理是一项系统性、复杂性的工作，要求档案管理人员要全面地了解和掌握每一份档案材料，并根据实际需要及时增添相关材料，严格按照人事档案管理的相关规范和标准来开展工作，但是大部分事业单位的档案管理人员未参加过档案知识的专业培训，对档案的管档要求、重要性，档案材料的收集、归档、整理、装订等业务不熟悉，加之事业单位改革后，缩减了管理人员的数量，从而导致档案管理人员综合素质不高，在一定程度上影响了档案管理的整体水平。

三、解决事业单位人事档案管理问题的对策

（一）提高对人事档案管理的认识

提高对人事档案管理的认识是确保人事档案管理工作得以顺利进行的关键。首先，事业单位领导要高度重视人事档案管理工作，把其作为事业单位日常管理的主要内容之一;其次，提高人事档案管理人员对档案工作的重视，引导档案管理人员全面了解和掌握档案管理的各个环节，以确保档案管理工作有条不紊地进行。

（二）促进人事档案管理信息化建设

随着信息化时代的到来，信息化技术在各个领域得到了广泛的应用，人事档案管理工作也不例外。促进人事档案管理信息化建设不仅可以更好地服务于事业单位人事档案管理工作，而且还可以更好地满足时代发展要求。事业单位应依托现有的管理系统，借助计算机等先进设备和技术，把职工的所有档案资料录入到管理系统之中，把文字、声音、图片等资料转化为数据资料，对人事信息给予及时、准确的传输。这样不仅可以更好地提高人事信息发布的时效性，而且还可以确保事业单位领导者和上级部门借助档案管理信息化系统查询员工的相关资料，更好地提高人事档案管理效率。另外还需要借助网络技术来加大对人事档案管理工作的创新。不属于保密范围的档案信息可以尝试进行网络共享，以更好地向社会提供优质、高效、及时的人事档案管理信息，这样不仅可以对单位员工进行有效的管理，而且还可以更好地提高人事档案管理工作的质量。

（三）完善人事档案管理的规范和制度

要根据对事业单位人事档案管理工作的社会现实需要和实际情况，对现有的人事档案管理规范和制度进行补充和完善，并对各项规范和制度的实施情况进行严格的监督。人事档案材料的收集是档案管理最为基础的工作，直接决定了档案管理工作的效率和质量。如今，随着社会经济体制的不断改革和完善，对人事档案材料的规范和制度提出了全新的要求。这样一来就需要档案管理人员严格按照现有的规范和标准对各种档案资料进行及时收集、细致鉴别、认真整理、详细归纳、安全保管，从而更好地提高档案材料的准确性、完整性和真实性。同时，还需要明确人事档案案卷整理细则，使其达到全面性、科学性、完整性的要求，为相关工作的开展奠定良好的基础。

（四）加强档案管理人员队伍建设

随着事业单位改革的不断进行，有效地推动了相关工作的开展，提高了单位的工作效率和质量。但是要想更好地确保事业单位人事档案管理工作的进行，就需要构建一支具有较高专业水平和较高管理水平的档案管理队伍，培养一批具有较强创新意识和较强实际操作能力的档案管理人员。因此需要对人事档案管理人员进行定期的培训和教育，使他们了解和掌握相关知识和技能，意识到档案管理工作的重要性。同時，还需要对人事档案管理人员进行最新管理技术和管理手段的培训工作，使档案管理工作跟上时代发展的步伐，提高档案管理工作的质量。

四、结语

事业单位人事档案管理属于事业单位管理体系中比较重要的组成部分，而管理的信息化、现代化、科学化是人事档案管理工作未来发展的趋势。这就要求事业单位人事档案管理工作的开展要紧随时代的发展步伐，并对现有的管理技术、管理模式、管理制度进行创新和完善，同时还需要抓住历史机遇，确保人事档案管理工作的顺利进行，从而提高管理工作的整体效率和质量。

（作者单位：平顶山市昭平台水库管理局）