从一起案例看合同履行证据保留的重要性

任书娟

摘 要：“谁主张谁举证”是一般的举证原则，但在被告缺席审判中，原告需承担更重的举证责任，因此合同履行过程中证据的收集和保管，就成为能否胜诉的关键，从证據意识的提高、内部文件管控的加强、合同证据保留的范围、方式方法几个方面，对企业加强合同履行证据的管理提出建议。

关键词：合同履行;证据保留;证据保留措施

现代市场经济中，企业之间的经济往来均需要依靠合同来确立双方的权利和义务，合同在市场经济中起着保障社会经济秩序和健康运行的重要作用。企业对于合同的签订工作普遍制定了较为详细的操作流程，但是对于合同签订完成后的履行过程的重视程度还不够，特别是对于合同履行中证据的收集、保留等缺乏足够的重视和有效的制度规范，发生纠纷时往往因为无法提供有效的证据而在诉讼中处于不利地位。

本文结合一起真实案例，阐述了法律上对证据的认定及缺席审判下的证据举证规则，剖析了案例反映的企业在合同履行证据管理中存在的缺陷和经验教训，然后从证据意识的提高、内部文件的管控、合同履行证据保存的重点范围和类型、合同履行证据保存的方式方法四个方面，对合同履行中证据的保留提出了一些建议。

一、案件回顾

L公司与F公司存在长期供货关系，2009年6月双方签订了《产品购销合同》，合同约定的付款方式为“预付款30%，余额带款提货”，交付时间为2009年12月。

2009年9月，L公司以银行汇款的方式一次性向F公司支付了100万元，100万元货款包括以前年度的欠款，也包括2009年6月签订的合同的预付款。L公司付款后，立刻联系F公司，要求其安排生产，此时F公司告知L公司，公司银行帐户已被冻结、公司将积极筹集资金。此后虽然L公司业务人员多次电话催促F公司尽快安排生产，但F公司均以资金紧张为由拖延。2009年12月，L公司采购员到F公司催货，F公司出具了书面的《致歉函》，《致歉函》中承诺“会尽快解决贵单位问题，月末将100-170万发票开出，来年补清所有发票。”但之后F公司并未履行该承诺。

2015年5月，L公司向F公司所在地法院提起诉讼，要求F公司向L公司退还30万元预付款，并开具200多万元的增值税发票。L公司提交的证据包括双方签订的《工矿购销合同》、L公司向F公司付款的银行汇票、对账单（未经F公司签字）、F公司于2009年12月向L公司出具的《致歉函》、L公司于2011年、2012年和2014年3次向F公司邮寄的《货款催收函》等。

被告F公司经法院公告送达后未到庭应诉，法院进行了缺席审理。一审法院认为L公司提供的证据，仅是L公司单方对F公司拖欠货款、拖欠发票事实及数额的证明，不能证明诉讼时F公司是否拖欠L公司货款及发票，更不能证明拖欠货款及发票的数额。因此，L公司要求F公司退还已支付的预付款并赔付相应利息，开具货物增值税发票的诉讼请求，证据不足，判决驳回L公司诉讼请求。L公司不服提起上诉，二审法院维持一审判决，驳回L公司上诉。

二、法律上对证据的认定及认定规则

前述案件最终以L公司败诉终结。为什么L公司事实上付了款，F公司事实上未交货，L公司也提交了关于合同履行的相关证据，但法院却认为这些证据不能作为F公司拖欠L公司货款和发票的证据呢？

要理解法院对此案的判决理由，需要厘清法律上关于证据的概念，以及缺席判决情况下法院对证据的认定规则。

（一）法律上的证据

《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第二条确立了“谁主张谁举证”的举证规则，大部分类型的案件都遵从这一原则。该规定同时规定，法律上认可的证据需具有“真实性、合法性、关联性、证明力”四个要素，这四个要素缺一不可。如果一方提交的证据虽然具有真实性、合法性，但与待证事实之间没有关联或者证明力不够，将不会被法院采纳。

（二）缺席判决下的证据认定规则

“谁主张谁举证”是一般的举证规则，但在被告缺席的情况下，庭审中的辩论程序和质证程序都变成单方面的，在被告没有提供任何证据的情况下，法官并不会简单地作出被告对原告提供的证据“自认”的判定，特别是在被告下落不明情况下的缺席判决，法院对证据的认定会更加慎重。法官为了防范自身的审判风险，只有在原告能提供原始的、直接的证据支持其所主张的诉讼请求的情况下，才会仅依据原告提交的证据支持原告的主张，这实际上对原告方的举证责任提出了更高的要求。

本案所涉及的案例就是一个典型的缺席审理的案件，法官采取了一种较为严格的证据认定方式。

三、对本文案例的思考

前述案例L公司败诉的关键是法院认为“L公司没有证据证明在诉讼时，F公司仍然拖欠着L公司的货款及发票，更不能证明拖欠货款和发票的具体数额。”L公司在诉讼中提交的关于证明F公司拖欠货款及发票的主要证据是F公司出具的《致歉函》，从《致歉函》的内容看，虽然描述了F公司拖欠L公司发票的事实和2019年12月将要补开的发票数额，但是没有描述F公司拖欠L公司货物的情况，也没有描述拖欠的货物和发票的具体金额。同时这份《致歉函》开立的时间为2009年12月，至2015年L公司起诉时，已经长达5年多。时隔5年，F公司是否交付了货物，是否仍然没有开具发票，在被告没有出庭的情况下，法院确实很难仅凭L公司提供的《致歉函》和L公司付款的凭证就认定F公司仍然存在拖欠行为。

在此案中，如果业务员在拿到《致歉函》时认真审查，对《致歉函》中未明确的“拖欠货物、发票的数额及交货、补开发票的时间”加以补正，并在F公司未能按照《致歉函》约定的时间交付货物及补开发票后，立即以书面形式催告，并取得F公司签字盖章的对账单或者类似对债务和发票进行确认的书面证据，就能够构成完整的证明F公司拖欠L公司货物和发票的证据链，同时尽快起诉，完全可以胜诉。但因业务部门和经办人员证据意识欠缺，未能取得相关的书面证据，导致在缺席审理的情况下无法提供有效的证据而败诉。

四、加强合同履行中证据保留的建议

结合本文案例和笔者多年的工作经验，提出以下建议：

（一）提高证据意识

业务部门在合同履行中，一方面应当坚决摒弃“有事好商量”的老观念，树立证据意识，妥善保管合同履行中的往来文件，发生争议时要及时固定证据;另一方面在沟通中要注意不要擅自作出承诺或发表对己方不利的言论，以防被对方录音从而形成不利证据。

（二）加强内部文件的管控

在企业内部文件中，可能存在对企业自身不利的描述。如汇报材料中关于相关事项的利弊分析，这类文件一旦被对方掌握就容易形成对己方不利的证据。在笔者处理的案件中，就存在业务人员将企业内部流程性审批文件交给对方单位，差点形成企业自认债务的证据。因此一方面要加强对内部文件的管控，另一方面要加强对业务人员的普法教育。

（三）明确合同履行证据保存的重点范围和类型

在合同履行中，证据保存的重点主要包括两个方面：

一是合同正常履行产生的证据。如交付货物的交接单;银行汇款单、发票、收据等相关的付款凭证;验收过程中雙方签字的验收单。特别需要注意的是验收证据，根据《合同法》的规定，在加工承揽、建设工程合同中，验收既是接收方（定作方/发包方）的一项权利，也是一项义务。如果接收方在合同约定的期限内或者合理期限内没有进行验收，视为其怠于行使自己的权利。因此，对此类合同，一旦在验收中发现存在质量等问题的，应立即在验收记录上写明存在的问题，并要求对方签字确认，如果对方不签字的，应当立即以书面形式函告。

二是合同变更、解除或发生履行争议的相关证据。主要包括变更或解除协议、关于争议、纠纷处理的往来函件、会议纪要、沟通备忘录、向对方发送的通知/告知/信函、对对方通知/告知/信函等的回复及其他履行合同的相关资料（包括文书、传真、电子邮件、短信、微信等）。

合同履行证据保存的类型主要包括书证、物证、视听资料几种类型。

（四）合同履行证据保留的方式方法

1.妥善保留原始证据

根据法律规定，“无法与原件、原物核对的复印件、复制品”是不能单独作为认定案件事实的依据的。因此，对于合同履行中形成的证据资料，特别是原始资料，应当与合同原件一并加以妥善保管，并指定专人妥善保管。

2.妥善保留送达证据

对于通知对方才生效的证据，如债权转让通知、债务催收通知等，需要取得已经履行了通知义务的事实或行为的证据。一般情况下，能够取得对方单位签收证据的，应当取得签收证据，对方单位不签收的，应采用EMS邮寄方式并在投递完成后将邮局提供的回单或将网上查询结果作为送达的依据，需要注意的是以邮寄方式投递时，应在信封上注明文件内容及份数，如“《关于催收××合同款（共计人民币××元）的通知函》一份”。

3.电子证据的保留

根据目前的司法实践，电子邮件，短信、微信等形式的证据可以作为认定事实的依据的，但需要注意的是，在作为证据使用时，在发送人的身份信息和证据的内容方面容易发生争议。为了保证电子证据的有效性，应从以下几个方面做好证据的固定工作：

一是在合同中事先固定双方的联系信息，如在合同中明确合同双方的联系人、联系方式（固定电话、手机号、微信号、传真号、电子邮件地址等）。

二是在通过微信、短信、电子邮件等方式沟通时，采用规范的语言，写明具体的沟通内容，完整填写涉及的合同名称、设备名称等;邮件主题中要明确沟通的主要内容，回复对方邮件时在原邮件上回复且完整保留对方发送的原邮件内容。

三是及时备份沟通过程中的微信、短信、电子邮件等，防止因网络、设备问题造成相关证据被删除、无法使用等问题。

四是采取公证方式固定证据，发生争议的，对作为证据的电子邮件、微信、微博等及时进行公证。

4.视听证据的保留

视听证据，如录音、录像等是法律认可的证据类型。但需要注意的是，视听证据的取得方式一定要合法，不能采取装窃听器等违法形式取证，一般要选择在公开场合进行，在录音、录像中，明确表明谈话的时间、地点、参加人员等。如果要使用监控设备中的证据的，应及时提取，防止因监控设备定期删除存储信息导致证据灭失。

五、结语

在合同履行中发生争议，需要解决时，如果没有相关的证据，就容易发生纠纷，而进入诉讼程序后，也会因为没有法律证据而败诉。因此提高证据意识，掌握合同履行证据保留的知识、完善证据管理制度、加强合同履行资料管理，对于保障合同的顺利履行、避免纠纷的发生和维护企业合法权益具有非常重要的意义。

参考文献：

[1]《中华人民共和国民事诉讼法释义》.全国人民代表大会常务委员会法治工作委员会编.法律出版社.

[2]张晓秦，任雅丽.履行合同过程中如何保留证据[J].山西法制报，2014年5月19日.

[3]《缺席审理中证据的审核认定》.厦门市中级人民法院课题组.人民法院报，2003年7月1日。