《企业档案工作规范》解读

第七章  企业档案工作业务建设

五、企业档案整理工作要求

7.5.3 类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。

类别号即档案类目号，是表示档案类别的一组代号。类别号的编制：编制类别号就是依据企业档案分类划定的类目层次，对各级类目给定一个特定的字母或数字，并用一定的间隔符号标明其各级类目层次关系的过程。类别号主要有四个作用：一是可以标明企业档案的分类层次;二是可以反映企业档案分类各级类目内容;三是可以固定类目在分类层次中的位置与排列顺序;四是在组织企业档案分类目录时，固定各级类目在目录中的位置与排列顺序。企业档案类别号的编制方法没有作统一要求，但是提出了两种可以参考的标识方法：

1.类别号采用汉语拼音或英文字母和阿拉伯数字相结合的混合编号方法。就是基本大类或二级类目采用汉语拼音或英文字母标识，用汉语拼音或英文字母顺序反映类目顺序;二级或三级以下的类目采用阿拉伯数字标识，用数字的位数反映类目层次。

2.类别号采用阿拉伯数字统一编号方法。就是统一采用阿拉伯数字来标识企业档案分类中各级类目的级位和排列顺序。

实际工作中，混合编号的方法在企业中应用较为普遍。如，一级类目的党群工作类设定用A作标识，则其二级类目中的组织工作类即用A02作标识，其三级类目中的组织管理類则用A02.01或A02-01作标识。等等，依此类推。

2003年，国家档案局下发了《关于企业执行〈科技档案案卷构成的一般要求〉和〈归档文件整理规则》的意见》，对企业档案立卷改革工作提出了一些具体要求，提出年归档量较少的企业可将党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类合并为一大类，暂称为“管理类”。自此，为便于企业档案与机关档案档号的统一标识，尤其是为便于企业档案进地方综合档案馆后的统一管理，企业档案类别号发生了一些变化。目前，企业档案一级类目号多采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写，即管理—GL、产品类—CP、科学技术研究类—KY、基本建设类—JS、设备仪器类—SB、会计档案类—KJ、干部职工档案类—ZG;二级及二级以下类别号采用阿拉伯数字编写，其中产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案其项目有代号的，优先采用代号（型号）进行编写，无代号的，采用阿拉伯数字编写。

7.5.4 全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。

排列：指全宗档案在分类基础上进行的排列。企业档案的排列要尽量减少不必要的案卷排列空架或频繁倒架的现象，同时也要满足用户按问题查询利用档案的客观需要。企业档案实体上架应按大类分别排列，不能交叉混排。

1.管理类档案的排列

经营管理、生产管理、行政管理、党群管理等管理类档案，可以按大类分年度、保管期限排列，也可以按年度分大类排列。如，按大类——年度——保管期限——属类——问题——案卷排列，或按年度——保管期限——大类（机构）——属类——时间排列（按件整理时）。其中会议文件、案件文件、统计报表、简报、刊物等成套性较强的档案应集中排列。会计类档案可以按大类分属类分年度排列;大中型企业的干部职工档案可以按大类分属类以姓氏笔划或部门或工号顺序排列，小型企业的干部职工档案可以按大类以姓氏笔划顺序排列。（应在每一职工档案内，首先按其归档范围的十大类顺序排列，在各大类内再按文件形成时间顺序排列。）

2.科技类档案的排列

（1）产品类档案可以按大类分系列、型号排列，系列或型号内可按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序或产品结构排列。

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