浅谈高职学生档案管理工作的开展与创新

王建刚

[摘           要]  习近平总书记深刻指出：“当今世界的综合国力竞争，说到底是人才竞争，人才越来越成为推动经济社会发展的战略性资源，教育的基础性、先导性、全局性地位和作用更加凸显。”具体在高职教育工作者，作为培养人才的重要方面，学生档案管理工作甚为重要。站在浅谈高职学生档案管理工作的开展与创新的基础上，试图为广大职业教育工作者揭示出一条高职学生档案管理工作的有效创新路径，并希望藉此进一步促进高职教育事业的统筹发展。

[关    键   词]  高职;档案管理;学生;人力资源

[中图分类号]  G717                       [文献标志码]  A                       [文章编号]  2096-0603（2019）08-0178-02

“党的十九大报告吹响全面建设社会主义现代化国家的新号角，在从2020年到本世纪中叶的两个阶段的时间表中，还要继续优先部署教育现代化重大方略，为全面建设富强、民主、文明、和谐、美丽的社会主义现代化强国，增强全民族素质、夯实人力资源基础。”具体在夯实人力资源基础的过程中，我校充分利用高职学生档案管理的开展与创新，探索出了一条夯实人力资源基础的有效路径，以下根据具体的档案管理方面，进行详细介绍。

一、加强传统纸质档案的管理与更新工作

职业院校学生的纸质档案，是他们在人生中的第一份档案，也将伴随他们在今后一生的生活与发展过程中的重要人力资源资料。为了在新时代构架“人才强国”的背景下提升高职院校档案管理工作效率，高职院校的档案管理工作者要对学生纸质档案的管理与更新工作提起高度重视。

在当今的信息化社会背景下，虽然很多用人单位已经利用数字化档案为单位人员建档，但是传统纸质档案的作用仍然不容忽视。我们在高职院校的传统纸质档案管理工作中，本着“求严”“求实”“求真”的原则，对高职学生的学习成绩记录、奖惩记录、入党申请书、实习手册、毕业论文等资源进行了有效建档，并不断完善学生纸质档案的管理与更新工作。

具体来说，我们在对高职学生档案管理工作中的“成绩记录”纸质档案录入方面，从全校学生入学开始到每一名学生的毕业，有效统计每一名学生的期中、期末考试成绩，并在不同时间内分批次录入纸质档案，从而使学生的纸质档案能够有效显示全体学生的不同学习状况，保证了档案资料数据的真实性。

我们在对高职学生的“奖惩记录”的纸质档案录入工作过程中本着“求实”的精神，在认真统计全体学生的“奖惩记录”基础上，对“奖惩记录”进行辨别，对学生的奖励记录录入工作进行全面的录入;而为了防止学生由于受到“轻微处罚”的处罚记录被录入纸质档案中，从而影响学生一生的发展，我们对学生的处罚记录录入工作，本着求实的态度加以辨别，从而能够使高职学生纸质档案真实地反应学生在校表现情况。

我们在对于高职学生的“入党申请书”的纸质档案档案录入工作过程中，本着“求严”的角度，认真审核學生所递交的入党申请书，对在全校学生的入党申请书，都进行有效地扫描影印，将学生的入党申请书原件由所在党支部保管，将学生的入党申请书影印件，封入学生纸质档案，从而使学生纸质档案，能够真实记录学生在校期间的重要政治活动。

我们在对高职学生毕业论文的纸质档案档案录入工作过程中，本着严谨的工作态度，利用数字化扫描的方式，将全校每一名学生的毕业论文进行影印扫描，由各系负责保管学生的毕业论文影印件，将学生的毕业论文原件封入学生纸质档案之中。这样做能够有效确保学生在今后接触各种企事业用人单位的过程中，让用人单位真实了解学生在职业学习过程中的最后学习水平，从而让学生能够在今后的工作发展中，获得更为符合自身职业能力特点的发展机遇。

二、认真搜集学生的重要资料，对入档案部分进行慎重筛选

我们在对学生进行纸质档案的建档管理过程中，对学生的资料搜集，本着认真、负责、全面的态度，密切联系各班级辅导员，时刻获取学生在校期间的学习、生活、思想动态，从而搜集到真实可用的学生信息。我们在搜集到反映学生学习、生活、思想动态的档案信息之后，对全部信息加以慎重筛选，从而让学生的纸质档案能够反映出高职学生最真实的思想心理与职业技能、职业道德的动态。这样的档案资料搜集、筛选工作，使纸质档案在具备学生全面信息的同时，避免将一些不利于学生发展的不必要信息收入档案之中，从而使学生纸质档案质量更高。

具体来说，对全面搜集学生重要资料的过程，需要高职档案管理工作者密切联系各班级辅导员，从档案基本信息表格的填写、搜集、入档着手，尽量做到把学生的纸质档案做成切实反映学生具体情况的高质量档案。对学生在高职学习过程中的成绩搜集，需要档案管理工作者与各班级辅导员做好认真的统计、核对工作，使学生的学习成绩信息能够反映学生在高职院校中的真实学习情况。而对因旷课过多而禁止考试的学生的考试成绩的录入，需要特别标注，并将学生的补考成绩录入其中。之后，如上文所说的对于学生在高职学校学习期间的所获得的奖惩记录，档案管理工作者也应该进行慎重筛选，对奖励方面可以全部录入学生纸质档案，但是对学生的处罚记录，档案管理工作者在建档录入环节，要慎之又慎。这样做的初衷在于，避免学生因小的错误而影响终身发展。但是对如聚众斗殴、扰乱课堂教学秩序、考试作弊、酒后闹事等重要处罚信息，档案管理工作者要在核实的基础上，进行有选择地录入档案，对个体学生为主要责任人的处罚记录，一定要真实地录入该学生的纸质档案之中，从而有效确保档案管理工作的真实性。

三、利用档案数字化转换建设数字化档案数据库

在当今信息化社会的背景下，传统的纸质档案管理需要紧密依托计算机、互联网技术，实现纸质档案的数字化加工。在纸质档案的数字化加工过程中，一项要点就是纸质档案的数字化加工过程，而另一项要点就是数字化档案数据库的构建。

首先，在纸质档案数字化加工的过程中，档案管理人员要对重要信息进行计算机打字录入，从而使数字化档案的查阅更为方便。而对不重要的信息，则可利用扫描仪进行影印，将影印图片存储于专门的“影印图片文件”专区保存，也能够提升档案查阅的效率。

其次，在纸质档案的数字化加工过程中，档案管理工作者应该将一些重要的数据，建成Excel表格的形式进行保存。通过将高职学生的数据信息建立成为Excel表格，能够提升档案查询的快捷性，从而使查询学生档案的人员，能够更加方便地开展工作。

最后，对于高职院校学生数字化档案数据库的建设，需要学校重点建设数据库计算机机房，并指派专门的数据库管理和维护人员对此负责。高职学生数字化档案数据库的建设，也需要学校购置高质量的数据库专用机，并确保数据库电力、网络365天24小时不中断。这就要求我们在高职档案数据库的建设过程中，拥有更先进的计算机维护工作能力。而对档案管理工作者来说，将通过数字化加工而获取的数据化学生档案资料录入于学校数据库当中，也需要进一步提升计算机知识，特别是数据库维护知识，才能不断提升高职院校数字化档案数据库的管理与维护水平。

因此，在高职学生档案数据库管理工作中，需要档案管理工作者不断提升自身业务能力与计算机数据库运用技巧，将数字化档案数据库，建设成为“精品工程”。

四、利用互联网技术实现高职学生档案的在线查阅

为具备有功能完善、运行稳定、资料齐全的高职数字化学生档案数据库的基础做准备，我们高职院校档案管理工作者，需要积极学习掌握相关专业知识技能;有效利用互联网技术，将高职数字化学生档案数据库与互联网进行对接，从而能够使高职学生的档案查阅人员，利用在线查阅的方式查询学生档案记录。

在此过程中，需要涉及的技术主要是动态网站架设技术，而利用动态网站接入数据库获取真实档案信息，是这种网站的主要架设目的。这就要求我们高职档案管理工作者，积极学习动态网站的管理能力，虽然动态网站的开发架设可以由学校的专业工作人员建设完成，但是我们高职档案管理工作者要学好动态网站的维护技术，从而使我们的高职数字化档案网站能够持续、平稳、高效地运行。

此外，我们的高职数字化档案查询网站，對注册的用户信息应当进行严格审核，对国家正规企事业单位、政府部门、公安系统、民政部门，应该由我们为他们提供数字化档案查阅账号，从而使他们能够更加快捷地查询高职学生数字化档案。而对一些不具备档案接收资质的小型私营企业、社会团体、以及个人，我们要在高职数字档案动态网站中将他们严格屏蔽，从而使高职学生数字化档案确保了机密性。

最后，为了更好地开展、维护、运行高职学生数字化档案网站，后期需要专门开设400免费服务电话，利用组织专人答疑解惑的办法，使高职学生数字化档案网站的服务功能更加完善，让档案查询人员在遇到问题的过程中能够获得及时帮助。这样的服务型档案管理模式会大大提升高职档案管理工作的开放性、服务性以及功能性，从而使高职数字化档案网站，能够更好地发挥工作效能。

总而言之，在新时代的高职院校学生档案管理工作中，我们要秉承“知行合一”的工作理念，将我们院校的学生纸质档案，利用求严、求实、求真的工作原则进行有效的建档、管理与维护。在此同时，我们应由计算机及互联网技术，通过数字化加工的方法，有效建设学生档案电子数据库。在有效建设学生档案电子数据库的基础上，将动态网站连通数据库，从而构建高职院校学生档案资源查询网站，最终使用人单位能够更加便捷地查阅高职学生档案。

参考文献：

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[2]陈青云.高职学生档案管理系统的设计与实现[J].教育，2016，8（7）：59-60.

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