高校资产管理信息系统需求分析

彭晶 吴妍

摘  要：教育部于2017年12月颁布《教育部关于规范和加强直属高校国有资产管理的若干意见》（教财〔2017〕9号），文件第七条明确提出要“推进资产管理信息系统建设”、“加强资产管理信息系统的管理与维护，确保资产信息安全”。近年来，各高校资产在数量及价值上呈快增长趋势，一定程度上也倒逼高校资产管理信息系统的建设与优化。本文基于笔者工作经验，详细分析了高校资产管理信息系统的各项功能需求，为高校资产管理信息系统的建设提供参考。

关键词：资产管理;需求分析;信息系统

一、高校资产管理信息系统现状

（1）系统功能不够完善。目前大部分高校所使用的资产管理信息系统的入库、变动、处置及部分统计功能都相对成熟。但资产清查、标签直接自助打印、教育部等各类报表的生成上报、数据分析及挖掘等功能还有待完善。此外，部分业务办理依然需填报纸质单据，人员往返于相关部门，信息化程度不够彻底。

（2）部分模块未能实现与其他系统的数据集成与对接。系统中的人员、存放地点、使用单位等仍需手工维护。人事、房产、资产系统中的基础信息不一致，无法对应提取;资产所属实验室未细化，无法对应实验室管理系统;部分高校财务人员仍需登录资产管理信息系统，手工录入报账信息，而无法通过财务系统报账后自动联动资产数据库。

（3）各高校使用的资产管理信息系统各不相同。据调研，目前各高校使用的系统开发方包括：北京普诺迪信息系统技术研发有限责任公司、北京久其软件股份有限公司、山东国子软件股份有限公司、成都思必得信息技术有限公司、天津市晟科思科技发展有限公司、武汉洛比科技有限公司等。这就造成各高校对资产信息化处理的分类、方法及程度存在差异。

（4）资产部门与财务部门对账困难。各高校的资产账、财务账的对账形式各不相同，普遍反映的对账难的原因：一是部分高校无须办理资产入库即可报账，导致在一定时期内有账无物;二是对账周期从一月至一年不等，导致对账存在时间差，有些学校仪器设备类的对账时间差长达3―4个月。

（5）资产数据上报工作困难。资产数据上报难主要体现在两方面：一是数据归口不同部门，各高校的资产管理部门并未实现大资产管理，仅管理部分固定资产，所以在上报时需多个归口部门汇总;二是数据导入上报系统难，部分高校每年上报数据时是将导出数据报资产管理软件开发方，然后由开发方调整格式后再导入至上报系统中。

二、高校资产管理信息系统用户

（1）系统管理员：负责整个系统的维护，保证系统的正常运行，根据职责分工在系统内设置操作权限，对系统的数据信息进行管理和保护。

（2）使用管理群体：通过系统录入资产基本管理信息，对本部门资产使用情况进行实时监控与管理。

（3）归口管理群体：根据归口管理职责分工，通过系统审核资产增减和变动业务，保证使用部门管理员录入的信息与实际一致，符合相关业务制度，对其归口范围内的使用部门情况进行业务监督，充分利用系统统计及分析功能，科学配置资产。各高校的归口管理部门有：后勤部門、设备管理部门、博物馆、图书馆、档案馆等。

（4）财务管理群体：根据财务审核职责分工，通过系统审核资产增减、变动业务，实行会计监督，保证符合财经政策、采购预算和结算制度，保证与会计核算系统有机衔接。

（5）决策管理群体：通过系统了解资产管理综合情况，运用系统数据，科学分析，对职权范围内的资产管理工作进行指导、决策、检查和监督。

（6）国资监督管理群体：组织完成资产清查、资产核资、资产评估、产权登记、产权界定、统计上报、报批报备等各项工作。

三、高校资产管理信息系统功能需求

（1）实现对教育部公布的固定资产十六大类（房屋和构筑物、仪器仪表、机电设备、电子设备、印刷机械、卫生医疗器械、文体设备、标本模型、工具量具和器具、家具、行政办公设备、文物及陈列品、图书、被服装具、土地及植物、牲畜）的全口径管理。支持财政部六大类与教育部十六大类的对照和转换。

（2）实现资产的全生命周期管理功能。从采购计划、采购执行、合同管理、验收入账、使用变动、自查清查、资产处置到数据上报的全过程管理。

资产采购：由使用人在系统录入采购预算申报信息，依次通过经费负责人、单位负责人确认后，提交归口管理部门审核，并确定采购方式。根据批准的采购方式执行，结束后方可进行下一阶段。

资产入库：各类资产附件如发票、合同、采购预算申报表、资产实物照片等均可直接上传至系统，经资产管理员实物勘验通过后提交单位负责人，再由归口管理部门审核，最终到财务部门报账。

资产变动：资产主要属性变更包括使用人、使用单位、使用方向、存放地点、价值变动等，使用人选择待变动资产并填写变动报告单，经变动涉及的人员（仅针对使用人变更）、单位资产管理员、单位分管领导、归口管理部门、财务部门（仅针对影响资产价值的变动）审核，完成变动。

资产使用：若出现使用故障，可由资产使用人在系统内填写故障原因、所需维修经费预算等信息，报分管领导确认提交，由资产归口部门审核并备案，最终联系相关维修单位，派出技术人员检查故障资产。无法维修的设备，可继续在网上申请处置。

资产处置：使用人提出处置申请―资产管理员分类汇总本单位处置申请并审核提交―归口管理部门汇总审核―国资监管部门备案审核―财务审核。处置严格按照归口部门进行汇总，同时待处置资产的实物照片也需上传至系统。

（3）实现资产盘点和清查功能。国资监管部门可于每年年底在系统内启动本年度资产清查功能，全校教职工登录系统即可看到个人名下资产清查提示，在清查结果选项中提供：正常、异常（如正在报废中）、盘盈、盘亏、基本信息不符（如使用单位、使用人、金额、数量有误）等选择，学校还可视具体情况，增加不同字段。使用人对名下资产负有清查的职责，二级单位资产管理员负责统筹管理本单位内资产清查结果，对资产基本信息不符的情况进行预处理，并在系统内生成汇总表提交国资监管部门，国资监管部门通过对全校清查结果中显示非正常项开展进一步核实，并开展实地核查，最终进行数据总结及清查报告的撰写。

（4）实现资产数据统计分析及上报功能。统计分析：根据设定条件，生成各种常见的统计表（如基本情况总表、固定资产增（减）情况明细表、精密贵重及大型仪器设备使用情况等），同时可生成用户自定义报表，支持对系统已有表格的修改。支持样式丰富的分析图形和账表，直观实用，用于资产管理以及统筹决策等。数据上报：实现各类报表的生成、导出、上报。如国管局、财政部报表;教育部处置备案表;教育厅本科教学状态数据采集;财务年终决算资产数据;教学科研仪器各类统计表;经济责任审计所需资料;年鉴所需数据等。

（5）实现房屋资产的使用管理。实现公用房的用房、分配、调整、退房和报修;实现周转房的用房申请、排队管理、选房、租金管理、退房管理、货币化补贴、周转房维修、预警管理等;实现科研用房的租金、续租管理等;实现人才房的用房、租金、退房管理等;实现经营用房的租房、租赁协议、租金、续租、退房、预警等功能。

（6）实现灵活方便的标签、卡片打印功能。办理入库审核时，由经办人到资产归口部门，凭入库单上的二维码，直接扫码打印并领取资产标签及卡片，确保标签实时下发、及时粘贴。同时也支持对前期遗失或未打印资产标签的补打。

（7）实现灵活的基础信息维护功能。系统可对角色进行增删改，并个性化赋予角色权限;方便进行资产分类十六大类和六大类的类别对照设置;便捷设置采购方式、经费来源、使用方向等信息维护。

（8）实现与学校的数据中心数据共享。通过数据库视图或数据接口，能够依照教育部颁布的管理信息系统的数据标准向学校数据中心集成资产相关信息;能够通过数据接口，从数据中心读取组织机构、人事、财务等基础信息。

（9）建设手机客户端。能够支持iOS和Android类型操作系统的手机类型;实现资产录入、变动和查询的基础功能;能够利用手机摄像头，开展资产照片采集、二维码扫描和手机定位等服务;能够支持各阶段的审核、处置等信息推送。

（10）通过微信号进行信息推送和基本查询。能够与部门的微信公众号进行关联，推送资产、房产管理方面的通知信息;能够与学校的微信企业号进行关联，通过微信查询和办理资产相关业务。

（11）实现与短信系统数据对接。充分利用手机短信的信息提醒功能，及时了解资产管理的实时进展;对于资产入库、变动和处置阶段各个步骤，能够向用户关联的手机号码发送固定模板的手机短信提醒。

（12）系统程序及数据库方面需求：系统架构采用三层架构，采用B/S模式，支持多浏览器，使用HTML5框架;设计语言采用目前流行的Java或Python设计;系统后台数据库应采用Oracle数据库，版本为11G或12C，并且采用RAC集群部署;采用灵活的备份策略，条件允许情况下应实现异地容灾备份。将资产管理信息系统部署在云服务器中，提高运维效率，也适用多校区运行管理。

（13）通过信息系统等级保护登记备案。系统应能通过由公安部、国家保密局、国家密码管理局、国务院信息化工作办公室等国家四部委发布的《信息安全等级保护管理办法》（公通字〔2007〕43号）中的信息系统安全等级保护备案（共分为五级，应通过第二级）。第二级的要求为：信息系统受到破坏后，会对公民、法人和其他组织的合法权益产生严重损害，或者对社会秩序和公共利益造成损害，但不损害国家安全。

（14）实现与财务系统数据交互。资产申报阶段，能够实时查询采购申报人的项目经费卡余额;资产入库、变动和处置审核完成后能实时向财务系统写入资产入库信息;资产对账阶段，能双向实时了解各个时间段的资产增减情况。

（15）利用RFID技术实现电子标签管理。RFID无线射频识别是一种非接触式的自动识别技术，它通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据，识別工作无须人工干预，可工作于各种工作环境。RFID技术可识别高速运动物体并可同时识别多个电子标签，操作快捷方便。RFID技术用于资产管理，可以方便资产的识别和清查等工作。

（16）实现大数据挖掘分析及预测。针对资产管理过程中生成的结构化数据和非结构化数据，进行数据分析，实现资产购置费用、计提折旧和处置更新等预测评估。

参考文献

1.吴妍，徐四平，杜琳.深化高校固定资产管理信息化―“十三五”规划期的新思路，行政事业资产与财务，2016（10）.

（责任编辑：兰卡）